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Wie füge ich einem PDF oder Word-Dokument eine elektronische Signatur hinzu?

HawkOpen bearbeitet keine PDF- oder Word-Dateien. Es sendet ein PDF an die Person, die unterschreiben soll: Sie öffnet einen Link, bestätigt den Zugang mit einem Code aus der E-Mail und zeichnet eine Unterschrift oder tippt ihren Namen. Vorerst ist das eine Vorschau, bis die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist.

Geprüft:

Schritte: Speichern Sie eine Word-Datei zuerst als PDF, denn HawkOpen nimmt nur PDF an. Erstellen Sie eine Signaturanfrage mit der E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person. Sie erhält eine E-Mail mit dem Link (derzeit auf Englisch), unterschreibt oder lehnt ab, und HawkOpen benachrichtigt Sie, wenn das Dokument unterschrieben ist.

Nach der Unterschrift können Sie den Nachweisbericht mit dem SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments und der Ed25519-Signatur von HawkOpen herunterladen. Sie können der Person auch eine Erinnerung senden.

Verwandte Fragen

Mehr zu diesem Thema

  • Was ist eine elektronische Signatur?

    Eine elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, mit denen jemand unterzeichnet, etwa eine gezeichnete Unterschrift oder ein getippter Name; die EU-Verordnung eIDAS definiert sie in Artikel 3 Nummer 10. HawkOpen bietet diese grundlegende, einfache Art.

  • Ist die Signatur von HawkOpen fortgeschritten oder qualifiziert?

    Weder noch. HawkOpen bietet nur eine einfache elektronische Signatur; sie ist weder fortgeschritten noch qualifiziert, und HawkOpen stellt keine qualifizierten Zertifikate aus. Für eine qualifizierte Signatur brauchen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

  • Was kostet eine E-Signatur bei HawkOpen?

    Signaturanfragen sind Teil der HawkOpen-Tarife: Free enthält 1 pro Monat, Pro 5 pro Monat, und Business hat kein Monatslimit. Vorerst ist die E-Signatur eine Vorschau, weil sie Dokumente erst annimmt, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist.

  • Kann ich in HawkOpen mit dem elektronischen Personalausweis oder einer Behörden-Signatur unterschreiben?

    Nein. HawkOpen ist nicht mit nationalen eID-Verfahren, Behörden-Signaturdiensten oder qualifizierten Signaturkarten verbunden. Seine Signatur ist einfach: Die Person zeichnet sie oder tippt einen Namen, nachdem sie einen Code aus der E-Mail bestätigt hat.

  • Welche E-Signatur-App ist die beste?

    HawkOpen erstellt keine Rangliste von E-Signatur-Apps. Wählen Sie zuerst nach der nötigen Signaturstufe: Für eine qualifizierte Signatur brauchen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter; für eine einfache Signatur mit Nachweisbericht ist HawkOpen eine Option, noch als Vorschau.

  • Was ist der Unterschied zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur?

    Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen. Eine einfache elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Eine fortgeschrittene Signatur ist zusätzlich eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Signaturdaten erstellt, die er mit hohem Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und macht spätere Änderungen erkennbar. Eine qualifizierte Signatur ist eine fortgeschrittene, die mit einer qualifizierten Erstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.

  • Was ist der Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur?

    „Elektronische Signatur“ ist der weite Rechtsbegriff: Daten in elektronischer Form, die dem Unterzeichneten beigefügt oder logisch mit ihm verbunden sind und zum Unterzeichnen dienen. „Digitale Signatur“ meint meist das kryptografische Verfahren hinter fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen; in Italien ist „firma digitale“ der Name einer Art qualifizierter Signatur.

  • Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?

    In der EU darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Artikel 25 Absatz 1 eIDAS). Die eIDAS-Verordnung garantiert einer qualifizierten Signatur die gleiche Wirkung wie einer handschriftlichen Unterschrift; die Wirkung anderer Signaturen hängt vom anwendbaren Recht und den Umständen ab.

  • Welche Signaturstufe brauche ich für meinen Vertrag?

    Das hängt vom Land, von der Art des Dokuments und von der gesetzlich verlangten Form ab. Ist keine besondere Form vorgeschrieben, genügt oft eine einfache Signatur; verlangt das Gesetz Schriftform oder eine qualifizierte Signatur, prüfen Sie, ob und wie eine elektronische Form diese Anforderung erfüllen kann.

  • Hält eine elektronische Signatur vor Gericht als Beweis stand?

    Ein Gericht kann eine elektronische Signatur als Beweis zulassen; welches Gewicht sie bekommt, hängt vom anwendbaren Recht und den Umständen des Falls ab. Der Nachweisbericht von HawkOpen hilft, weil er festhält, was beim Unterzeichnen geschah.

  • Reicht ein getippter Name oder eine E-Mail als Unterschrift?

    Ein getippter Name oder ein Name am Ende einer E-Mail kann in vielen Rechtsordnungen eine einfache elektronische Signatur sein; ob er Sie bindet, hängt aber vom Land, vom Dokument und von der gesetzlich verlangten Form ab. In HawkOpen kann die Person ihren Namen tippen statt zu zeichnen, nachdem sie einen Code aus der E-Mail bestätigt hat.

  • Wie läuft das Unterschreiben für den Unterzeichner ab, und braucht er ein Konto?

    Ein Konto ist nicht nötig. Der Unterzeichner öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail, bestätigt den Zugang mit einem 8-stelligen Code an dieselbe Adresse, liest das PDF, setzt das Häkchen zur Zustimmung und zeichnet eine Unterschrift oder tippt seinen Namen – oder lehnt ab.

  • Der Code zum Unterschreiben ist nicht angekommen. Was tun?

    HawkOpen sendet den Code per E-Mail, nicht per SMS, an die Adresse, für die die Anfrage erstellt wurde. Prüfen Sie Spam und andere Ordner, warten Sie eine Minute und fordern Sie auf der Seite einen neuen Code an; jeder Code gilt 10 Minuten.

  • Wie lange ist ein Signaturlink gültig, und kann er ablaufen?

    Ein Signaturlink funktioniert höchstens 7 Tage, und beim Erstellen der Anfrage können Sie ein früheres Enddatum setzen. Danach öffnet sich der Link nicht mehr, und eine abgelaufene Anfrage lässt sich nicht verlängern: Senden Sie eine neue.

  • Was passiert, wenn der Unterzeichner die Unterschrift ablehnt?

    Der Unterzeichner kann „Unterschrift ablehnen“ wählen und bestätigen. Die Anfrage ist dann endgültig geschlossen, die Ablehnung wird mit Zeitpunkt erfasst, und HawkOpen schreibt Ihnen eine E-Mail.

  • Kann ich eine Signaturanfrage nach dem Senden erneut senden, stornieren oder bearbeiten?

    Solange die Anfrage wartet, können Sie eine Erinnerung senden, die die Einladung wiederholt, und Sie können sie jederzeit löschen. Bearbeiten lässt sie sich nicht: Um Dokument, Unterzeichner oder Enddatum zu ändern, löschen Sie sie und erstellen eine neue.

  • Kann HawkOpen den Unterzeichner an die Unterschrift erinnern?

    Ja, von Hand: Solange die Anfrage auf eine Unterschrift wartet, senden Sie im Dashboard eine Erinnerung, und HawkOpen schreibt dem Unterzeichner erneut. Automatische, geplante Erinnerungen für Signaturanfragen gibt es nicht.

  • Kann ich ein Dokument an mehrere Unterzeichner senden oder eine Reihenfolge festlegen?

    Nicht in einer Anfrage. Eine Signaturanfrage in HawkOpen hat genau einen Unterzeichner, also gibt es auch keine Reihenfolge. Für mehrere Personen erstellen Sie je eine eigene Anfrage; jede erhält einen eigenen Nachweisbericht.

  • Kann ich Felder wie Initialen, Datum oder Text zum Ausfüllen hinzufügen?

    Nein. Der Unterzeichner liest das PDF und setzt eine Unterschrift, gezeichnet oder getippt, für das ganze Dokument; Formularfelder, Initialen pro Seite oder Datumsfelder gibt es nicht. Füllen Sie das PDF vor dem Senden aus.

  • Kann der Unterzeichner seine Unterschrift zeichnen oder tippen?

    Beides. Der Unterzeichner zeichnet die Unterschrift mit Maus, Finger oder Stift in ein Feld auf der Seite oder tippt seinen Namen. HawkOpen verlangt eine Zeichnung mit genügend Punkten oder einen getippten Namen mit mindestens zwei Zeichen.

  • In welchen Sprachen gibt es die Signaturseite?

    Die Signaturseite und die E-Mails an den Unterzeichner (Einladung, Erinnerung und Einmalcode) gibt es auf Englisch, Polnisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Italienisch. Die Sprache ist die beim Erstellen der Anfrage für den Empfänger gewählte, sonst die Sprache des Dashboards des Absenders; ist keine davon festgelegt, folgen Seite und Code-E-Mail der Sprache des Browsers des Unterzeichners, und Einladung und Erinnerung sind auf Englisch. Der Zustimmungssatz auf der Seite steht in derselben Sprache.

  • Kann man auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben?

    Ja. Die Signaturseite funktioniert im Browser von Smartphone oder Tablet, und das Unterschriftsfeld nimmt Finger oder Stift an. Eine App ist nicht nötig.

  • Was enthält der Nachweisbericht (Audit-Trail) der elektronischen Signatur?

    Der Bericht enthält Titel und SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments, Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners, IP-Adresse und Browser, die erfasste Zustimmung, die Zeitpunkte von Erstellung, Annahme der Einladung durch den Mailanbieter, Ansicht und Unterschrift sowie die gezeichnete oder getippte Unterschrift.

  • Kann ich das unterschriebene PDF und den Nachweisbericht herunterladen, und steht die Unterschrift im PDF?

    Nach der Unterschrift laden Sie den Nachweisbericht als PDF im Dashboard herunter. HawkOpen setzt die Unterschrift nicht in Ihr Dokument: Das Original-PDF bleibt unverändert, die Unterschrift steht im separaten Bericht.

  • Erhält der Unterzeichner eine Kopie des unterschriebenen Dokuments?

    Nicht automatisch. Nach der Unterschrift sieht der Unterzeichner eine Bestätigungsseite, und HawkOpen schreibt nur Ihnen. Braucht er eine Kopie, senden Sie ihm PDF und Nachweisbericht selbst.

  • Wie kann jemand den Nachweisbericht ohne HawkOpen-Konto prüfen?

    Der Bericht enthält einen Prüflink, den jeder ohne Konto öffnen kann. Die Seite prüft die Ed25519-Signatur von HawkOpen über den Datensatz und zeigt nur den SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments, die Schlüssel-ID und den Zeitpunkt der Unterschrift; Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse des Unterzeichners zeigt sie nicht.

  • Woran erkenne ich, dass ein unterschriebenes PDF nachträglich nicht verändert wurde?

    Vergleichen Sie Fingerabdrücke. Der Nachweisbericht enthält den SHA-256-Fingerabdruck des Original-PDFs; berechnen Sie den Ihrer Kopie mit einem SHA-256-Werkzeug (etwa certutil unter Windows oder shasum auf dem Mac) und vergleichen Sie. Hat sich auch nur ein Byte geändert, unterscheiden sie sich.

  • Nutzt der Nachweisbericht einen qualifizierten Zeitstempel?

    Nein. Die Zeiten im Bericht stammen von der Serveruhr von HawkOpen im Moment des jeweiligen Ereignisses. Sie sind kein qualifizierter elektronischer Zeitstempel eines Vertrauensdiensteanbieters.

  • Prüft HawkOpen die Identität des Unterzeichners per Ausweis, SMS oder Video?

    Nein. HawkOpen prüft nur, dass der Unterzeichner E-Mails an der Adresse der Anfrage lesen kann, indem es dorthin einen Einmalcode sendet. Das zeigt Zugriff auf das Postfach, nicht wer der Unterzeichner ist oder ob er für eine Firma unterschreiben darf; Ausweise, Telefonnummern oder Gesichter prüft HawkOpen nicht.

  • Welche personenbezogenen Daten des Unterzeichners speichert HawkOpen?

    E-Mail-Adresse und Name des Unterzeichners (falls Sie ihn angegeben haben), IP-Adresse und Browser beim Unterschreiben oder Ablehnen, seine Zustimmung, die gezeichnete Unterschrift oder den getippten Namen und den Zeitpunkt jedes Schritts. Der signierte Datensatz enthält nur einen Hash der E-Mail-Adresse, und die öffentliche Prüfseite zeigt gar keine Adresse.

  • Wie lange werden unterschriebene Dokumente und Berichte aufbewahrt, und läuft eine Signatur ab?

    HawkOpen hat nicht veröffentlicht, wie lange es unterschriebene Dokumente und Nachweisberichte aufbewahrt. Laden Sie den Bericht nach der Unterschrift herunter und bewahren Sie ihn mit dem Original-PDF auf, damit Ihre Nachweise nicht von HawkOpen abhängen.

  • Was unterscheidet eine Signaturanfrage von der Annahme eines Angebots?

    Eine Signaturanfrage bittet eine Person, ein PDF mit gezeichneter oder getippter Unterschrift zu unterschreiben, und erzeugt einen Nachweisbericht. Die Angebotsannahme ist ein Knopf auf einem Angebotslink, der die Entscheidung des Kunden als von HawkOpen signierte Bestätigung festhält, ohne gezeichnete oder getippte Unterschrift.

  • Wie unterschreibe ich ein Dokument sicher elektronisch?

    Prüfen Sie zuerst, welche Unterschrift Ihr Dokument braucht; das hängt von Land, Dokumentart und geforderter Form ab. Eine qualifizierte Signatur erhalten Sie bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Beim Unterschreiben nutzen Sie nur einen erwarteten Link, prüfen Absender und Dokument und bewahren den Nachweisbericht auf.

  • Kann eine elektronische Signatur notariell beglaubigt, getippt oder gefälscht werden?

    Getippt: ja, ein getippter Name ist einer der zwei Wege, in HawkOpen zu unterschreiben. Notariell beglaubigt oder mit Apostille: nicht über HawkOpen; das erledigt ein Notar oder eine Behörde nach eigenen Regeln. Gefälscht: Jede einfache Signatur lässt sich nachahmen, darum hält HawkOpen fest, wie sie entstand.

  • Ist die Signaturseite für Screenreader-Nutzer barrierefrei?

    HawkOpen hat keine Barrierefreiheitserklärung für die Signaturseite veröffentlicht. Wer nicht zeichnen kann, tippt stattdessen seinen Namen.

  • Kann ich als Firma mit einem elektronischen Siegel oder Stempel unterschreiben?

    Nein. HawkOpen holt eine einfache elektronische Signatur einer Person ein; elektronische Siegel oder Stempel für Firmen bietet es nicht. Ein elektronisches Siegel nach eIDAS, fortgeschritten oder qualifiziert, kommt von einem Vertrauensdiensteanbieter.

  • Kann ich Signaturvorlagen nutzen oder Dokumente massenhaft zur Unterschrift senden?

    Nein. Jede Signaturanfrage wird einzeln erstellt, für ein PDF und einen Unterzeichner; Vorlagen oder Massenversand für Signaturen gibt es nicht.

  • Reicht eine einfache elektronische Signatur für einen Arbeits- oder Mietvertrag?

    Das hängt vom Land, von der Vertragsart und der gesetzlich geforderten Form ab. Manche Länder verlangen für bestimmte Arbeits- oder Mietdokumente die Schriftform oder eine qualifizierte elektronische Signatur; dann reicht eine einfache Signatur wie die von HawkOpen möglicherweise nicht.

  • Kann man eine elektronische Signatur ablehnen, anfechten oder aufheben?

    In HawkOpen kann der Unterzeichner immer ablehnen, statt zu unterschreiben. Ob eine Gegenseite eine elektronische Signatur annehmen muss und wie sie angefochten werden kann, hängt vom Vertrag und vom anwendbaren Recht ab. In der EU darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder Zulässigkeit als Beweis nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist; welches Gewicht sie hat, hängt von Recht und Umständen ab.

  • Was ist der US-amerikanische ESIGN Act, und gilt die HawkOpen-Signatur in der EU und den USA?

    Der ESIGN Act von 2000 ist ein US-Bundesgesetz, nach dem einer Unterschrift oder einem Vertrag die Rechtswirkung nicht allein deshalb versagt werden darf, weil sie elektronisch sind; die meisten Bundesstaaten haben ähnliche Regeln auf Basis des UETA. Das macht nicht jeden Vertrag wirksam. HawkOpen beschreibt seine Signatur nach der EU-Verordnung eIDAS als einfache elektronische Signatur und hat sie nicht nach US-Recht geprüft.

  • Kann ich einen Vertrag oder eine Versicherung per E-Mail oder mit elektronischer Signatur kündigen?

    Das hängt vom Land, von der Art des Dokuments und von der geforderten Form ab, außerdem vom Vertrag selbst. Verlangen Vertrag oder Gesetz nur Textform, kann eine E-Mail genügen; verlangen sie Schriftform, prüfen Sie, ob und wie die elektronische Form sie ersetzen kann. Lesen Sie zuerst die Kündigungsklausel.

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