Beim E-Mail-Tracking mit Einwilligung werden Tracking-Pixel und nachverfolgte Links nur für Empfänger eingefügt, die vorher zugestimmt haben; alle anderen erhalten eine normale E-Mail ohne Tracking. Der Empfänger kann jederzeit widerrufen, danach wird nichts mehr gemessen. Ob Sie eine Einwilligung brauchen, hängt von Land und Zweck ab; in Deutschland verlangt § 25 TDDDG für das Speichern und Auslesen von Informationen auf dem Endgerät grundsätzlich eine, und mehrere europäische Aufsichtsbehörden sehen Tracking-Pixel in E-Mails ebenso.
Dieser Beitrag zeigt, wie ein solches Vorgehen praktisch aussieht, was als Einwilligung zählt und was nicht, und was Gesetzgeber und Behörden gesagt haben. Er richtet sich vor allem an Unternehmen, die einzelne Kunden und Interessenten anschreiben, nicht nur an Newsletter-Versender. Es handelt sich um allgemeine Informationen, nicht um Rechtsberatung für Ihren Fall.
Zwei Fragen, zwei Regelwerke
Bevor Sie etwas messen, trennen Sie zwei Fragen:
- Darf ich diese E-Mail überhaupt senden? Das regeln Vorschriften über elektronische Werbung. In Deutschland gilt E-Mail-Werbung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung; § 7 Abs. 3 UWG enthält eine eng gefasste Ausnahme für Bestandskunden mit vier Voraussetzungen.
- Darf ich Öffnungen und Klicks messen? Ein Tracking-Pixel speichert oder liest Informationen über das Endgerät des Empfängers. Das betrifft die europäische Regel zum Gerätezugriff (Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie, in Deutschland umgesetzt in § 25 TDDDG), und weil personenbezogene Daten verarbeitet werden, zusätzlich die DSGVO.
Ein Ja auf die erste Frage beantwortet die zweite nicht. Die Erlaubnis, einen Newsletter zu senden, ist nicht automatisch die Erlaubnis, zu messen, wer ihn geöffnet hat.
Was § 25 TDDDG verlangt
§ 25 Abs. 1 TDDDG, früher TTDSG, erlaubt die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung oder den Zugriff auf dort gespeicherte Informationen nur, wenn der Endnutzer auf Grundlage klarer und umfassender Informationen eingewilligt hat. Information und Einwilligung richten sich nach der DSGVO.
Absatz 2 kennt zwei Ausnahmen: Der alleinige Zweck ist die Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz, oder der Zugriff ist unbedingt erforderlich, damit ein Anbieter einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitstellen kann. Ob ein Zweck wie das Timing einer Nachfrage unter eine dieser Ausnahmen fällt, ist für den konkreten Fall zu prüfen; Gesetz und Ausnahmen sind eng formuliert, und HawkOpen nimmt Ihnen diese Prüfung nicht ab.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) von Bund und Ländern erläutert die Anforderungen in ihrer Orientierungshilfe Digitale Dienste (Version 1.2, November 2024). Sie behandelt vor allem Websites und Apps, nicht ausdrücklich E-Mail-Pixel, ihre Grundsätze zur Einwilligung sind aber allgemein formuliert:
- Die Einwilligung muss erteilt sein, bevor der einwilligungsbedürftige Zugriff erfolgt (Rn. 36).
- Sie braucht ein aktives Handeln; Stillschweigen, vorangekreuzte Kästchen oder Untätigkeit sind keine Einwilligung, Opt-out-Verfahren deshalb ungeeignet (Rn. 43 und 44).
- § 25 TDDDG greift unabhängig vom Personenbezug der Informationen (Rn. 26).
Was europäische Behörden zu Pixeln in E-Mails sagen
Die folgenden Positionen sind Zusammenfassungen amtlicher Dokumente. Die Liste ist nicht vollständig, und eine Ausnahme, die ein Land anerkennt, lässt sich nicht einfach auf ein anderes übertragen. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln, die hier nicht behandelt werden.
| Rechtsraum | Grundlage | Kurz gesagt |
|---|---|---|
| EU (alle Mitgliedstaaten) | EDSA-Leitlinien 2/2023 | Beschreiben einen Absender, der ein Pixel einfügt, um zu erkennen, wann die E-Mail gelesen wird; das Ausliefern des Pixels gilt als Speicherung auf dem Gerät, das Erheben der zurückgesendeten Kennung als Zugriff. |
| Deutschland | § 25 TDDDG, DSK-Orientierungshilfe | Speicherung und Zugriff nur mit vorheriger, informierter Einwilligung, außer eine von zwei engen Ausnahmen greift. |
| Frankreich | CNIL-Empfehlung, veröffentlicht am 14. April 2026 | E-Mail-Pixel sind Tracker, die grundsätzlich eine Einwilligung brauchen; enge Ausnahmen wie die Sicherheit der Authentifizierung; die bloße Messung des Interesses an einem Angebot gehört nicht dazu. |
| Spanien | AEPD-Bericht 0011/2014 | Bei Pixeln in Werbe-E-Mails genügen ein Link zur Datenschutzerklärung und fehlender Widerspruch nicht; nötig ist eine aktive Einwilligung vor der ersten solchen E-Mail. |
| Italien | Leitlinien der Garante, 17. April 2026 | Vorherige Einwilligung als Grundregel, mit Ausnahmen für bestimmte Situationen; diese Ausnahmen gehören zum italienischen Rahmen. |
Der gemeinsame Nenner in Europa: Wo eine Einwilligung nötig ist, muss sie vor der ersten getrackten E-Mail vorliegen, und sie muss eine aktive, informierte Entscheidung sein.
Was keine Einwilligung ist
- Schweigen oder fehlender Widerspruch. Das hat die AEPD schon 2014 für Pixel in Werbe-E-Mails festgehalten, und die DSK nennt Stillschweigen ausdrücklich.
- Ein Hinweis in der E-Mail. Er informiert und kann eine Abschaltmöglichkeit bieten, wirkt aber erst nachträglich.
- Vorangekreuzte Kästchen oder versteckte Klauseln in AGB. Die DSGVO verlangt eine eindeutige bestätigende Handlung, freiwillig und für den bestimmten Fall.
- Ein Klick auf einen beliebigen Link. Sicherheitsscanner klicken automatisch, und wer einen Link öffnet, um eine Seite zu lesen, hat dem Tracking nicht zugestimmt.
- Eine spätere Abmeldung. Wer sich von einer Liste abmeldet, sagt damit nichts über eine frühere Einwilligung in die Messung.
E-Mail-Tracking mit Einwilligung: Schritt für Schritt
1. Zweck und Rollen festlegen
Halten Sie fest, warum Sie Öffnungen und Klicks messen wollen (zum Beispiel, um bei Kunden zum richtigen Zeitpunkt nachzufassen) und wer das entscheidet. Das Unternehmen, das über Zweck und Empfänger entscheidet, ist in der Regel Verantwortlicher. Ein Anbieter, der das Tracking nur in dessen Auftrag betreibt, kann Auftragsverarbeiter sein; nutzt er die Daten für eigene Zwecke, ist er insoweit selbst Verantwortlicher.
2. Einwilligung dort einholen, wo sie natürlich passt
Gute Gelegenheiten sind ein Anmeldeformular, ein Kundenportal oder ein Schritt beim Onboarding, mit einer kurzen Erklärung, was gemessen wird, durch wen und wie man widerruft. Vorsicht bei Einwilligungsanfragen per E-Mail: Die Anfrage selbst darf nicht getrackt sein und kann je nach Inhalt als Werbung im Sinne des UWG gelten.
3. Sauber dokumentieren
Halten Sie für jede Einwilligung Quelle, Datum, Zweck und die Fassung der gezeigten Information fest. Erfassen Sie die Einwilligung für Öffnungen und für Links getrennt, wenn Sie getrennt danach fragen.
4. Für jeden Empfänger und jedes Mal neu entscheiden
Bevor eine E-Mail gebaut wird, prüfen Sie jeden Empfänger. Erfasste Einwilligung bedeutet eine getrackte Kopie. Keine Einwilligung, ein unklarer Status oder eine Ablehnung bedeuten eine normale E-Mail ohne Pixel und ohne nachverfolgte Links.
5. Empfänger informieren und den Widerruf leicht machen
Jede getrackte E-Mail sollte sagen, dass sie Tracking enthält, und eine einfache Möglichkeit bieten, es abzuschalten. Der Link sollte auf eine Seite führen, auf der eine ausdrückliche Handlung die Entscheidung erfasst, nicht schon das bloße Öffnen der Seite.
6. Den Widerruf wirksam machen
Nach einem Widerruf blockieren Sie künftige Messungen beim Absender, auch aus früher gesendeten E-Mails, und dokumentieren die Ablehnung, damit das Tracking nicht versehentlich wieder anläuft.
7. Technische Protokolle von Auswertungen trennen
Manche Protokolle sind für Betrieb und Sicherheit eines Dienstes nötig. Beschreiben Sie Umfang und Speicherdauer getrennt von der Verhaltensmessung.
Wie HawkOpen dieses Modell umsetzt
HawkOpen, die App zum Nachverfolgen von E-Mails, Dokumenten und Angeboten von TriStiX S.L., ist um die Einwilligung pro Empfänger herum gebaut:
- Tracking ist ausgeschaltet, bis der Inhaber oder ein Administrator des Unternehmens es einschaltet. Dann werden nur Empfänger mit erfasster Einwilligung getrackt, Öffnungen und Links getrennt entschieden, und alle anderen erhalten eine normale E-Mail.
- Die Einwilligung wird auf der eigenen Einwilligungsseite von HawkOpen erfasst, nur wenn der Empfänger sie dort bestätigt, zusammen mit Quelle, Datum, Zweck und Fassung der gezeigten Information.
- Jede getrackte E-Mail endet mit einem Hinweis: „Diese Nachricht enthält Tracking-Elemente von HawkOpen.“, gefolgt vom Link „Meine Aktivität nicht verfolgen“. Keine Einstellung und kein Tarif entfernt ihn. Jede E-Mail, getrackt oder nicht, endet außerdem mit der Zeile „Senden Sie mir keine Nachrichten“.
- Die Ablehnung wirkt sofort und dauerhaft. Das Öffnen der Seite hinter dem Link ändert nichts; die Schaltfläche dort lehnt die Nachverfolgung durch dieses Unternehmen endgültig ab, löscht die zuvor über die Adresse gemessenen Daten und informiert den Absender. Die Messung endet auch in früher gesendeten E-Mails.
- Dokumente folgen demselben Gedanken. Die Zeit auf Dokumentseiten wird erst gemessen, wenn der Leser auf der Seite zustimmt.
HawkOpen stellt diese Werkzeuge bereit; das nutzende Unternehmen entscheidet über Zweck und Empfänger und bleibt dafür verantwortlich, dass es, wo nötig, eine gültige Grundlage hat. HawkOpen verspricht nicht, dass eine bestimmte Nutzung des Trackings rechtmäßig ist. Wo Vorschriften eine Einwilligung verlangen, darf das Tracking erst beginnen, wenn sie vorliegt, und über den Link in der Nachricht kann der Empfänger sie später widerrufen.
HawkOpen befindet sich im kontrollierten Start. Zu Deutschland im Einzelnen siehe die FAQ Einwilligung nach § 25 TDDDG für Öffnungs-Tracking und Tracking-Pixel und DSGVO. Was Tracking-Daten zeigen können, wenn die Einwilligung vorliegt, erklärt der Beitrag E-Mail gelesen oder nur geöffnet?.
Hinweis: Diese Informationen sind allgemeiner Natur und beziehen sich auf die Funktionen von HawkOpen. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung und enthalten keine Prüfung, ob eine bestimmte Kampagne oder ein bestimmtes Dokument rechtskonform ist. Welche Maßnahmen Sie ergreifen, entscheiden Sie selbst; holen Sie bei Bedarf den Rat einer qualifizierten Fachperson ein. Rechte aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleiben unberührt.