Jak pogodzić śledzenie e-maili z RODO? W modelu opartym na zgodzie piksel śledzący i śledzone linki trafiają tylko do odbiorców, którzy wcześniej się na to zgodzili, pozostali dostają zwykły mail bez śledzenia, a każdy może w dowolnej chwili wycofać zgodę i od tej chwili nic nie jest mierzone. To, czy zgoda jest potrzebna, zależy od kraju i celu, ale kilka europejskich organów wskazuje, że piksele w mailach co do zasady jej wymagają, z wąskimi wyjątkami.
W tym tekście wyjaśniamy, jak taki model działa w praktyce, co jest, a co nie jest zgodą, i co mówią przepisy oraz organy nadzorcze. To informacje ogólne, a nie porada prawna dotycząca Twojej sytuacji.
Dwa pytania, dwa zestawy przepisów
Zanim zaczniesz cokolwiek śledzić, rozdziel dwie kwestie:
- Czy w ogóle mogę wysłać tego maila? Tu chodzi o przepisy o komunikacji elektronicznej i marketingu. W Polsce art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (PKE) zakazuje używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.
- Czy mogę mierzyć otwarcia i kliknięcia? Piksel śledzący zapisuje lub odczytuje informacje za pośrednictwem urządzenia odbiorcy, a to podlega europejskim przepisom o dostępie do urządzenia (art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej oraz ich krajowym odpowiednikom). Do tego piksel przetwarza dane osobowe, więc stosuje się RODO.
Odpowiedź „tak” na pierwsze pytanie nie rozstrzyga drugiego. Zgoda na newsletter nie jest automatycznie zgodą na śledzenie, kto go otworzył.
Śledzenie e-maili a RODO i art. 399 PKE
Polskim odpowiednikiem art. 5 ust. 3 dyrektywy jest art. 399 PKE; według przypisu do ustawy w Dzienniku Ustaw PKE wdraża dyrektywę 2002/58/WE. Przepis pozwala przechowywać informacje albo uzyskiwać dostęp do informacji już przechowywanej w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym abonenta lub użytkownika końcowego, jeśli spełnione są łącznie trzy warunki:
- użytkownik został wcześniej poinformowany w sposób jednoznaczny, łatwy i zrozumiały o celu przechowywania informacji i uzyskiwania do niej dostępu oraz o tym, że może określić warunki przechowywania lub dostępu za pomocą ustawień oprogramowania w swoim urządzeniu albo konfiguracji usługi,
- po otrzymaniu tych informacji wyraził na to zgodę (może ją wyrazić także za pomocą takich ustawień lub konfiguracji usługi),
- przechowywanie informacji ani dostęp do niej nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu końcowym ani w zainstalowanym w nim oprogramowaniu.
Tych warunków nie stosuje się, gdy przechowywanie lub dostęp są konieczne do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego za pośrednictwem publicznej sieci telekomunikacyjnej albo do dostarczania usługi telekomunikacyjnej lub usługi świadczonej drogą elektroniczną, której zażądał abonent lub użytkownik końcowy. Art. 400 PKE dodaje, że do uzyskania zgody stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych. Ustawa nie wymienia pikseli w mailach z nazwy, a to, czy konkretny pomiar mieści się w którymś wyjątku, trzeba ocenić w danej sprawie.
Co mówią europejskie organy
Poniżej streszczenia oficjalnych dokumentów. To nie jest pełna lista, a wyjątku uznanego w jednym kraju nie należy automatycznie przenosić do innego.
| Kraj lub obszar | Dokument | W skrócie |
|---|---|---|
| UE (wszystkie państwa członkowskie) | Wytyczne EROD 2/2023 | Opisują nadawcę, który umieszcza piksel, by wykryć przeczytanie maila; dostarczenie piksela to zapis na urządzeniu, a zebranie identyfikatora, który on odsyła, to uzyskanie dostępu. |
| Polska | Art. 398–400 PKE, RODO | Zgoda na informację handlową oraz uprzednia informacja i zgoda na dostęp do urządzenia końcowego, z wyjątkami z art. 399 ust. 3. |
| Francja | Rekomendacja CNIL, opublikowana 14 kwietnia 2026 r. | Piksele w mailach to narzędzia śledzące, które co do zasady wymagają zgody, z wąskimi wyjątkami, np. dla bezpieczeństwa uwierzytelniania; zwykły pomiar zainteresowania ofertą do nich nie należy. |
| Hiszpania | Opinia AEPD 0011/2014 | Przy pikselach w mailach reklamowych link do polityki prywatności i brak sprzeciwu nie wystarczą; potrzebna jest aktywna zgoda przed pierwszym takim mailem. |
| Włochy | Wytyczne Garante z 17 kwietnia 2026 r. | Uprzednia zgoda jako zasada ogólna, z wyjątkami opisanymi dla konkretnych sytuacji; te wyjątki należą do włoskiego porządku prawnego. |
| Niemcy | § 25 TDDDG | Zapis lub dostęp do informacji w urządzeniu wymaga zgody opartej na jasnej informacji, chyba że zachodzi jeden z dwóch wąskich wyjątków. |
Wspólny wniosek dla Europy: tam, gdzie zgoda jest wymagana, musi zostać udzielona przed pierwszym śledzonym mailem i musi być aktywnym, świadomym wyborem.
Co nie jest zgodą
- Milczenie albo brak sprzeciwu. AEPD już w 2014 roku uznała, że informacja i brak sprzeciwu nie są ważną zgodą na piksele w mailach reklamowych.
- Informacja w stopce maila. Informuje i może dawać możliwość rezygnacji, ale działa po fakcie.
- Zaznaczone z góry pola albo zgoda ukryta w regulaminie. RODO wymaga, by zgoda była wyraźnym działaniem potwierdzającym, dobrowolnym i konkretnym.
- Kliknięcie w nieznany link. Skanery bezpieczeństwa klikają w linki automatycznie, a człowiek, który kliknął, żeby przeczytać stronę, nie zgodził się na śledzenie.
- Późniejsze wypisanie się. Rezygnacja z listy nic nie mówi o wcześniejszej zgodzie na pomiar.
Jak działa śledzenie za zgodą odbiorcy, krok po kroku
1. Określ cel i role
Zapisz, po co chcesz mierzyć otwarcia i kliknięcia (na przykład żeby lepiej wyczuć moment na follow-up do klientów) i kto o tym decyduje. Firma, która decyduje, po co i kogo śledzi, jest zwykle administratorem danych. Dostawca, który obsługuje śledzenie wyłącznie na jej rzecz, może być podmiotem przetwarzającym; dostawcę, który wykorzystuje dane do własnych celów, ocenia się inaczej.
2. Zbieraj zgodę tam, gdzie pasuje naturalnie
Dobre miejsca to formularz zapisu, panel klienta albo etap wdrożenia, z krótkim wyjaśnieniem, co jest mierzone, przez kogo i jak wycofać zgodę. Uważaj na prośby o zgodę wysyłane mailem: sama prośba nie może być śledzona, a w niektórych krajach, na przykład w Kanadzie i Australii, mail z prośbą o zgodę może sam zostać uznany za wiadomość handlową. W Polsce warto ocenić taki mail w świetle art. 398 PKE.
3. Zapisz zgodę porządnie
Przy każdej zgodzie zachowaj jej źródło, datę, cel i wersję pokazanej informacji. Jeśli pytasz osobno o otwarcia i o linki, zapisuj je osobno.
4. Decyduj osobno dla każdego odbiorcy, za każdym razem
Zanim powstanie wiadomość, sprawdź każdego odbiorcę. Zapisana zgoda oznacza śledzoną kopię. Brak zgody, niejasny status albo odmowa oznaczają zwykły mail bez piksela i śledzonych linków.
5. Informuj odbiorców i ułatw wycofanie zgody
Każdy śledzony mail powinien mówić, że zawiera elementy śledzące, i dawać prosty sposób, by to zatrzymać. Link powinien prowadzić do strony, na której wybór zapisuje dopiero świadome działanie, a nie samo otwarcie strony.
6. Niech wycofanie zgody działa naprawdę
Po wycofaniu zgody zablokuj dalszy pomiar po stronie nadawcy, także w mailach wysłanych wcześniej, i zachowaj zapis o odmowie, żeby śledzenie nie włączyło się ponownie przez pomyłkę.
7. Oddziel logi techniczne od analityki
Część logów żądań jest potrzebna do działania i zabezpieczenia usługi. Opisz ich zakres i czas przechowywania osobno od pomiaru zachowań odbiorców.
Jak HawkOpen wdraża ten model
HawkOpen, aplikacja do śledzenia maili, dokumentów i ofert tworzona przez TriStiX S.L., jest zbudowana wokół zgody każdego odbiorcy z osobna:
- Śledzenie jest wyłączone, dopóki nie włączy go właściciel firmy albo administrator. Potem obejmuje tylko odbiorców z zapisaną zgodą, osobno dla otwarć i linków, a wszyscy pozostali dostają zwykły mail.
- Zgoda zapisuje się na stronie zgody HawkOpen tylko wtedy, gdy odbiorca potwierdzi ją właśnie tam, razem ze źródłem, datą, celem i wersją pokazanej informacji.
- Każdy śledzony mail kończy się informacją „Ta wiadomość zawiera elementy śledzące HawkOpen.” i linkiem „Nie śledź mojej aktywności”. Żadne ustawienie ani plan jej nie usuwa. Każdy mail, śledzony czy nie, kończy się też linijką „Nie wysyłaj mi wiadomości”.
- Odmowa działa od razu i na stałe. Samo otwarcie strony z linku niczego nie zmienia; przycisk na niej na stałe odmawia śledzenia przez tę firmę, usuwa wcześniej zmierzone dane o adresie i powiadamia nadawcę. Pomiar kończy się także w mailach wysłanych wcześniej.
- Dokumenty działają według tej samej zasady. Czas na stronach dokumentu jest mierzony dopiero wtedy, gdy czytelnik zgodzi się na to na stronie.
HawkOpen dostarcza narzędzia; firma, która z niego korzysta, decyduje o celu i odbiorcach i odpowiada za posiadanie ważnej podstawy prawnej tam, gdzie jest ona wymagana. HawkOpen nie obiecuje, że konkretne użycie śledzenia jest zgodne z prawem. Jeśli zastosowanie mają przepisy wymagające zgody, śledzenie wolno uruchomić dopiero po jej uzyskaniu, a link w wiadomości umożliwia późniejsze wycofanie zgody.
HawkOpen jest obecnie w fazie kontrolowanego uruchomienia. Pytania dotyczące poszczególnych przepisów omawiamy w FAQ o pikselach śledzących i RODO oraz o tym, czy informacja w mailu zastępuje zgodę. Jeśli chcesz wiedzieć, co dane ze śledzenia mogą, a czego nie mogą pokazać, gdy zgoda już jest, zacznij od tekstu o tym, jak sprawdzić, czy ktoś przeczytał e-mail.
Uwaga: Informacje mają charakter ogólny i dotyczą funkcji HawkOpen. Nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani oceny zgodności konkretnej kampanii lub dokumentu z przepisami. Decyzje dotyczące własnych działań podejmujesz samodzielnie i w razie potrzeby korzystasz z porady wykwalifikowanego specjalisty. Nie ogranicza to praw przysługujących Ci na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.