Wie sehe ich, ob jemand mein PDF geöffnet hat?

Verwandte Fragen

• Kann ich sehen, auf welcher Seite meines PDFs jemand am längsten war?PDF-, Dokument- und Video-Tracking
• Kann ich sehen, ob jemand meinen E-Mail-Anhang geöffnet hat?PDF-, Dokument- und Video-Tracking
• Warum kann ich noch kein PDF, Video oder Dokument zur Unterschrift hochladen?PDF-, Dokument- und Video-Tracking

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• Zeigt HawkOpen, wer ein auf Google Drive geteiltes Dokument angesehen hat?

  Nein. HawkOpen sieht nicht, wer eine Google-Drive-Datei geöffnet hat; Google Drive hat eigene Aktivitätsinformationen, abhängig von Ihrem Kontotyp. HawkOpen verfolgt PDFs, die Sie als HawkOpen-Links teilen, pro Empfänger, und vorerst ist das eine Vorschau, bis die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist.

• Was ist Dokumenten-Tracking, und wie macht HawkOpen das?

  Dokumenten-Tracking heißt, eine Datei als Link statt als Anhang zu teilen, damit Sie sehen, wann und wie lange sie angesehen wird. In HawkOpen laden Sie ein PDF hoch, geben jedem Empfänger Zugang und sehen Ansichtssitzungen und die aktive Zeit auf jeder Seite, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt.

• Soll ich ein PDF als Anhang oder als Link senden?

  Ein Anhang ist eine Kopie, die nach dem Senden aus Ihrer Hand ist: Sie sehen nicht, ob er geöffnet wurde, und können ihn nicht zurückholen. Ein HawkOpen-Link lässt die Datei bei HawkOpen: Sie können den Zugang eines Empfängers beenden und, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, Ansichtssitzungen und Zeit pro Seite sehen.

• Lässt sich ein heruntergeladenes PDF verfolgen, oder kann ein Tracking-Pixel einen Anhang überwachen?

  Nicht zuverlässig. Ein Tracking-Pixel wirkt im Text einer E-Mail, nicht in einer angehängten Datei, und ein PDF, das beim Öffnen einen Server kontaktieren will, wird von PDF-Readern meist blockiert oder als verdächtig markiert. HawkOpen fügt Ihren Dateien keinen Tracking-Code hinzu.

• Wie groß darf ein PDF sein, und gibt es ein Seitenlimit?

  Ein PDF-Link nimmt eine PDF-Datei bis 10 MB. Angesehen werden können beliebig viele Seiten, die Zeit pro Seite wird aber nur für die ersten 500 Seiten erfasst.

• Sehe ich wiederholte Besuche, wenn jemand mein PDF erneut öffnet?

  Ja, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite der Messung zugestimmt hat; die Einwilligung gilt für die Dokumente Ihres Unternehmens, bis der Empfänger sie widerruft. Jedes Mal, wenn das PDF danach in einer neuen Browsersitzung geöffnet wird, erfasst HawkOpen eine eigene Ansichtssitzung: Beginn, letzte Aktivität, Dauer, IP-Adresse und Browser.

• Kann ein PDF-Link ablaufen oder ein Ansichtslimit haben, und was sieht der Betrachter dann?

  Ja, im Business-Tarif: Sie können für einen PDF-Link ein Ablaufdatum und eine Höchstzahl an Ansichten festlegen und später ändern. Danach sieht der Betrachter eine Seite, die meldet, dass der Link abgelaufen oder das Ansichtslimit erreicht ist.

• Kann ich einen PDF-Link mit einem Passwort schützen oder vor dem Ansehen eine E-Mail-Adresse verlangen?

  HawkOpen nutzt statt eines Passworts einen Einmalcode. Sie geben einer bestimmten E-Mail-Adresse Zugang; öffnet diese Person den Link, schickt HawkOpen ihr einen 8-stelligen Code, und das Dokument öffnet sich erst nach dessen Eingabe.

• Braucht der Empfänger ein Konto, um mein PDF anzusehen?

  Nein. Der Empfänger öffnet den Link in einem normalen Browser, gibt den Einmalcode ein, den HawkOpen ihm per E-Mail schickt, und liest das Dokument. Er installiert nichts und legt kein Konto an.

• Sehe ich, welche Person mein PDF geöffnet hat, und warum steht dort ein anonymer Betrachter?

  Nicht mit Namen. Für Besuche, deren Messung der Empfänger zugestimmt hat, zeigt die Sitzungsliste, wann jede Ansichtssitzung stattfand, wie lange sie dauerte, die IP-Adresse und den Browser. Da Zugang pro E-Mail-Adresse vergeben und mit einem dorthin gesendeten Code bestätigt wird, muss der Betrachter Zugriff auf eines der von Ihnen gewählten Postfächer gehabt haben.

• Sehe ich, ob mein PDF-Link an jemand anderen weitergeleitet wurde?

  Bei PDF-Links markiert HawkOpen keine Weiterleitung. Ein weitergeleiteter PDF-Link nützt ohnehin wenig: Der Einmalcode geht an die Adresse mit Zugang, nicht an die Person, die die Weiterleitung erhalten hat. Angebotslinks markieren eine Ansicht dagegen als weitergeleitet.

• Kann ich den Download eines geteilten PDFs sperren, und wie teile ich es sicher?

  Ein PDF-Link hat keinen Download-Schalter: Der Viewer zeigt das Dokument im Browser, und was ein Browser anzeigt, kann er meist auch speichern. Bei Angebotslinks ist der Download aus, solange Sie ihn nicht erlauben, und dann ist standardmäßig ein Wasserzeichen an.

• Erfasst HawkOpen, wenn jemand versucht, mein Dokument zu drucken?

  Bei Angebotslinks ja: Ein Druckversuch im Viewer wird im Bericht des Angebots erfasst, zusammen mit der Angabe, ob der Download erlaubt war. Normale PDF-Links erfassen kein Drucken.

• Kann ich einem geteilten PDF ein Wasserzeichen hinzufügen?

  Ja, im Business-Tarif. Der Viewer zeigt dann über den Seiten einen blassen diagonalen Text mit der Kennung der Ansichtssitzung, Datum und Uhrzeit und dem Wort HawkOpen. Die PDF-Datei selbst wird nicht verändert.

• Kann ich einen PDF-Link nach dem Senden widerrufen oder die Datei dahinter austauschen?

  Sie können den Zugang eines Empfängers widerrufen oder das ganze Dokument löschen, dann funktioniert der Link nicht mehr. Die Datei hinter einem bestehenden Link lässt sich nicht austauschen: Laden Sie die neue Version hoch und senden Sie einen neuen Link.

• Werde ich benachrichtigt, wenn jemand mein PDF ansieht?

  Im Business-Tarif ja: Schalten Sie in den Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen für PDFs ein, dann schreibt Ihnen HawkOpen bei jeder neuen Ansichtssitzung, deren Messung der Empfänger auf der PDF-Seite zugestimmt hat. Die Einstellung ist standardmäßig aus. In anderen Tarifen sehen Sie diese Sitzungen im Dashboard.

• Kann ich im PDF-Viewer mein eigenes Logo oder meine Marke zeigen?

  Derzeit nicht. Der PDF-Viewer ist eine HawkOpen-Seite mit dem Namen HawkOpen in der Kopfzeile, und Sie können ihn nicht durch Ihr Logo oder Ihre Farben ersetzen.

• Welche Dateiformate kann ich teilen: Word, PowerPoint, OpenDocument?

  PDF-Links und Signaturanfragen nehmen nur PDF-Dateien. Angebotslinks nehmen auch Word-, PowerPoint- und OpenDocument-Dateien sowie Bilder, die HawkOpen in PDF umwandelt.

• Warum wirken meine Dokumentaufrufe und Linkklicks zu hoch?

  Sicherheitsscanner und Linkvorschauen öffnen Links vor den Menschen, und viele Tools zählen das als Aufrufe oder Klicks. HawkOpen markiert wahrscheinliche Scanner-Klicks in E-Mails, statt sie als Menschen zu zählen, und seine PDF-, Video- und Signaturseiten verlangen einen Einmalcode, den Scanner nicht eingeben können.

• Ist ein DocSend-Link Phishing, und warum blockieren Firmen-Firewalls Dokumentlinks?

  HawkOpen kann die Links eines anderen Unternehmens nicht beurteilen. Links zum Teilen von Dokumenten werden oft von Firmenfiltern blockiert, weil Angreifer sie nachahmen; prüfen Sie Absender und tatsächliche Linkadresse, bevor Sie etwas eingeben.

• Was ist die Dokumentanalyse in HawkOpen, und liest sie gescannte Dokumente?

  Im Business-Tarif kann HawkOpen den Text in einem PDF lesen, das Dokument anhand von Stichwörtern als Rechnung, Vertrag oder Angebot einordnen und mögliche E-Mail-Adressen, Daten, Beträge und Referenznummern auflisten. Scans oder Handschrift liest es nicht: Es gibt keine OCR.

• Kann ich PDF-Aufrufe oder -Downloads in Google Analytics verfolgen?

  Nicht mit HawkOpen. Sein PDF-Viewer sendet keine Daten an Google Analytics; Aufrufe und Zeit pro Seite, die nur mit Einwilligung des Empfängers gemessen werden, erscheinen nur in Ihrem HawkOpen-Dashboard.

• Kann ich PDF-Links in Ordnern oder mit Tags ordnen?

  Nein. Ihre PDFs stehen in einer Liste mit Titel, Erstellungsdatum, Ablauf, Ansichtslimit und Wasserzeichen-Einstellung; Ordner oder Tags gibt es nicht.

• Kann ich Aufrufe verschiedener Versionen eines Dokuments vergleichen?

  Nein. Ein PDF-Link zeigt immer die hochgeladene Datei, eine neue Version lässt sich nicht hinzufügen. Laden Sie die neue Version als eigenes Dokument hoch; jedes hat eigene Sitzungen und Seitenstatistiken, die Sie selbst vergleichen können.

• Funktioniert der PDF-Viewer auf dem Smartphone?

  Ja. Der Viewer ist eine Webseite, die sich an schmale Bildschirme anpasst; der Empfänger liest das Dokument im Browser seines Smartphones ohne App. Die Zeit pro Seite wird genauso gemessen wie am Computer, also ebenfalls erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt.

• Warum sehen Empfänger keine Dateien, die ich später in einen geteilten Ordner gelegt habe?

  HawkOpen teilt keine Ordner, das Problem tritt dort also nicht auf; bei Ordnerdiensten hängt es meist davon ab, wie der Ordner geteilt wurde – sehen Sie in deren Hilfe nach. In HawkOpen hat jedes PDF einen eigenen Link, und ein später hinzugefügtes Dokument braucht eigenen Zugang.

• Was sind Videonachrichten in HawkOpen, und welche Tarife enthalten sie?

  Eine Videonachricht ist ein kurzes Video, das Sie hochladen und als HawkOpen-Link senden; wenn der Empfänger auf der Videoseite zustimmt, sehen Sie danach, ob und wie viel davon angeschaut wurde. Videonachrichten gehören zu den Tarifen Pro und Business.

• Was misst HawkOpen, wenn jemand mein Video ansieht?

  Sobald der Empfänger auf der Videoseite zustimmt, erfasst HawkOpen für jede Ansichtssitzung die Wiedergabezeit, den tatsächlich abgespielten Anteil des Videos und ob es bis zum Ende angesehen wurde (mindestens 95 %). Vorspulen zählt nicht als Ansehen.

• Was unterscheidet PDF-Links und Videolinks in HawkOpen?

  Beide teilen eine Datei als Link mit Zugang pro Empfänger und Einmalcode, und beide messen erst, wenn der Empfänger auf der Seite zustimmt. Ein PDF-Link erfasst die Zeit pro Seite (alle Tarife; Business ergänzt Ablauf, Ansichtslimit und Wasserzeichen); ein Videolink erfasst Wiedergabezeit, angesehenen Anteil und vollständige Ansichten (Pro und Business).

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