Wie sehe ich, ob jemand mein PDF geöffnet hat?
Senden Sie das PDF als HawkOpen-Link statt als Anhang. Sobald der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, erfasst HawkOpen jede Ansichtssitzung und die aktive Zeit auf jeder Seite; ohne diese Einwilligung sehen Sie keine Sitzung. Vorerst ist das eine Vorschau: Es funktioniert erst, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist.
Kann ich sehen, ob jemand meinen E-Mail-Anhang geöffnet hat?
Nein. Sobald ein Anhang heruntergeladen ist, liegt die Datei auf dem Gerät des Empfängers, und kein Werkzeug sieht zuverlässig, ob sie geöffnet wird. HawkOpen teilt das PDF stattdessen als nachverfolgten Link; vorerst ist das eine Vorschau, bis die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist.
Kann ich sehen, auf welcher Seite meines PDFs jemand am längsten war?
Ja, bei einem PDF, das als HawkOpen-Link geteilt wird, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite der Messung zustimmt. Für jede Sitzung summiert HawkOpen die aktive Zeit pro Seite. Gezählt wird nur, solange der Tab sichtbar und im Fokus ist, die Seite mindestens zur Hälfte sichtbar ist und der Leser in den letzten 30 Sekunden aktiv war.
Warum kann ich noch kein PDF, Video oder Dokument zur Unterschrift hochladen?
Weil HawkOpen Dateien erst annimmt, nachdem ein externer Dienst sie auf Schadsoftware geprüft und bereinigt hat, und dieser Dienst noch nicht eingeschaltet ist. Bis dahin sind PDF-Tracking, Angebote, Videonachrichten und E-Signatur eine Vorschau, und Uploads werden abgelehnt.
Was ist Dokumenten-Tracking, und wie macht HawkOpen das?
Dokumenten-Tracking heißt, eine Datei als Link statt als Anhang zu teilen, damit Sie sehen, wann und wie lange sie angesehen wird. In HawkOpen laden Sie ein PDF hoch, geben jedem Empfänger Zugang und sehen Ansichtssitzungen und die aktive Zeit auf jeder Seite, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt.
Der Empfänger öffnet das Dokument im Browser, nachdem er einen Einmalcode eingegeben hat, der an seine E-Mail-Adresse geht. Der Zugang jedes Empfängers endet spätestens nach 7 Tagen; im Business-Tarif können Sie zusätzlich ein Ablaufdatum und ein Ansichtslimit für den Link festlegen.
Sitzungen und Zeit pro Seite zählen erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, dass Ihr Unternehmen sehen darf, wie lange er dessen Dokumente liest. Bis zu seiner Antwort und nach einer Ablehnung misst HawkOpen nichts, zeigt Ihnen keine Sitzung und speichert keine IP-Adresse.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Soll ich ein PDF als Anhang oder als Link senden?
Ein Anhang ist eine Kopie, die nach dem Senden aus Ihrer Hand ist: Sie sehen nicht, ob er geöffnet wurde, und können ihn nicht zurückholen. Ein HawkOpen-Link lässt die Datei bei HawkOpen: Sie können den Zugang eines Empfängers beenden und, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, Ansichtssitzungen und Zeit pro Seite sehen.
Ein Link hält außerdem die E-Mail klein, was bei großen Dateien hilft. Ein HawkOpen-PDF-Link nimmt Dateien bis 10 MB; speichern Sie Word- und andere Dateien vorher als PDF. Ein Anhang bleibt die bessere Wahl, wenn der Empfänger die Datei offline braucht oder keine externen Links öffnen kann.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Lässt sich ein heruntergeladenes PDF verfolgen, oder kann ein Tracking-Pixel einen Anhang überwachen?
Nicht zuverlässig. Ein Tracking-Pixel wirkt im Text einer E-Mail, nicht in einer angehängten Datei, und ein PDF, das beim Öffnen einen Server kontaktieren will, wird von PDF-Readern meist blockiert oder als verdächtig markiert. HawkOpen fügt Ihren Dateien keinen Tracking-Code hinzu.
Was HawkOpen stattdessen tut: Das PDF bleibt bei HawkOpen, der Empfänger öffnet es über einen Link im Browser, und eine Ansichtssitzung kann erfasst werden, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt. Speichert jemand eine Kopie, liegt alles Weitere mit dieser Kopie außerhalb von HawkOpen.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Wie groß darf ein PDF sein, und gibt es ein Seitenlimit?
Ein PDF-Link nimmt eine PDF-Datei bis 10 MB. Angesehen werden können beliebig viele Seiten, die Zeit pro Seite wird aber nur für die ersten 500 Seiten erfasst.
Jeder Nutzer kann bis zu 100 PDF-Dateien und insgesamt 200 MB speichern. Angebotslinks, eine eigene Funktion, nehmen Dateien bis 25 MB und 300 Seiten.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Sehe ich wiederholte Besuche, wenn jemand mein PDF erneut öffnet?
Ja, sobald der Empfänger auf der PDF-Seite der Messung zugestimmt hat; die Einwilligung gilt für die Dokumente Ihres Unternehmens, bis der Empfänger sie widerruft. Jedes Mal, wenn das PDF danach in einer neuen Browsersitzung geöffnet wird, erfasst HawkOpen eine eigene Ansichtssitzung: Beginn, letzte Aktivität, Dauer, IP-Adresse und Browser.
Für jede Seite sehen Sie außerdem, in wie vielen Sitzungen Zeit darauf verbracht wurde, und die gesamte aktive Zeit. Eine Sitzung ist ein Browserbesuch, keine Person: Eine Person auf zwei Geräten ergibt zwei Sitzungen, und die Liste zeigt keine Namen.
Sitzungen und Zeit pro Seite zählen erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, dass Ihr Unternehmen sehen darf, wie lange er dessen Dokumente liest. Bis zu seiner Antwort und nach einer Ablehnung misst HawkOpen nichts, zeigt Ihnen keine Sitzung und speichert keine IP-Adresse.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ein PDF-Link ablaufen oder ein Ansichtslimit haben, und was sieht der Betrachter dann?
Ja, im Business-Tarif: Sie können für einen PDF-Link ein Ablaufdatum und eine Höchstzahl an Ansichten festlegen und später ändern. Danach sieht der Betrachter eine Seite, die meldet, dass der Link abgelaufen oder das Ansichtslimit erreicht ist.
In jedem Tarif endet der Zugang jedes Empfängers spätestens nach 7 Tagen, und Sie können ihn früher widerrufen.
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Kann ich einen PDF-Link mit einem Passwort schützen oder vor dem Ansehen eine E-Mail-Adresse verlangen?
HawkOpen nutzt statt eines Passworts einen Einmalcode. Sie geben einer bestimmten E-Mail-Adresse Zugang; öffnet diese Person den Link, schickt HawkOpen ihr einen 8-stelligen Code, und das Dokument öffnet sich erst nach dessen Eingabe.
Der Code gilt 10 Minuten und erlaubt 5 Versuche. Der Betrachter tippt keine Adresse ein: Der Code geht immer an die Adresse, die Sie angegeben haben, sodass jemand mit einem weitergeleiteten Link ihn ohne Zugriff auf dieses Postfach nicht öffnen kann. Die PDF-Datei selbst erhält kein Passwort.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Braucht der Empfänger ein Konto, um mein PDF anzusehen?
Nein. Der Empfänger öffnet den Link in einem normalen Browser, gibt den Einmalcode ein, den HawkOpen ihm per E-Mail schickt, und liest das Dokument. Er installiert nichts und legt kein Konto an.
Der Viewer läuft im Browser auf Smartphones ebenso wie auf Computern.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Sehe ich, welche Person mein PDF geöffnet hat, und warum steht dort ein anonymer Betrachter?
Nicht mit Namen. Für Besuche, deren Messung der Empfänger zugestimmt hat, zeigt die Sitzungsliste, wann jede Ansichtssitzung stattfand, wie lange sie dauerte, die IP-Adresse und den Browser. Da Zugang pro E-Mail-Adresse vergeben und mit einem dorthin gesendeten Code bestätigt wird, muss der Betrachter Zugriff auf eines der von Ihnen gewählten Postfächer gehabt haben.
Um Empfänger zu unterscheiden, teilen Sie das Dokument jeweils mit nur einem Empfänger. Auch dann zeigt eine Sitzung nur, dass jemand mit Zugriff auf dieses Postfach das Dokument geöffnet hat, nicht wer vor dem Bildschirm saß.
Sitzungen und Zeit pro Seite zählen erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt, dass Ihr Unternehmen sehen darf, wie lange er dessen Dokumente liest. Bis zu seiner Antwort und nach einer Ablehnung misst HawkOpen nichts, zeigt Ihnen keine Sitzung und speichert keine IP-Adresse.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Sehe ich, ob mein PDF-Link an jemand anderen weitergeleitet wurde?
Bei PDF-Links markiert HawkOpen keine Weiterleitung. Ein weitergeleiteter PDF-Link nützt ohnehin wenig: Der Einmalcode geht an die Adresse mit Zugang, nicht an die Person, die die Weiterleitung erhalten hat. Angebotslinks markieren eine Ansicht dagegen als weitergeleitet.
Bei einem Angebotslink gilt eine Ansicht als weitergeleitet, wenn jemand eine andere E-Mail-Adresse bestätigt, und als wahrscheinlich weitergeleitet, wenn sie ohne Bestätigung von einem neuen Gerät und Netzwerk kommt.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich den Download eines geteilten PDFs sperren, und wie teile ich es sicher?
Ein PDF-Link hat keinen Download-Schalter: Der Viewer zeigt das Dokument im Browser, und was ein Browser anzeigt, kann er meist auch speichern. Bei Angebotslinks ist der Download aus, solange Sie ihn nicht erlauben, und dann ist standardmäßig ein Wasserzeichen an.
So teilen Sie ein PDF so sicher, wie HawkOpen es erlaubt: Geben Sie nur den Adressen Zugang, die ihn brauchen (jede bestätigt einen Einmalcode), setzen Sie im Business-Tarif Ablaufdatum, Ansichtslimit und Wasserzeichen, und widerrufen Sie den Zugang oder löschen Sie das Dokument, wenn es nicht mehr gebraucht wird. Bildschirmfotos kann niemand verhindern.
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Erfasst HawkOpen, wenn jemand versucht, mein Dokument zu drucken?
Bei Angebotslinks ja: Ein Druckversuch im Viewer wird im Bericht des Angebots erfasst, zusammen mit der Angabe, ob der Download erlaubt war. Normale PDF-Links erfassen kein Drucken.
Ein erfasster Versuch zeigt, dass im Viewer der Druckbefehl benutzt wurde, nicht dass Papier aus einem Drucker kam.
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Kann ich einem geteilten PDF ein Wasserzeichen hinzufügen?
Ja, im Business-Tarif. Der Viewer zeigt dann über den Seiten einen blassen diagonalen Text mit der Kennung der Ansichtssitzung, Datum und Uhrzeit und dem Wort HawkOpen. Die PDF-Datei selbst wird nicht verändert.
Das Wasserzeichen hilft, ein Bildschirmfoto einer Ansichtssitzung zuzuordnen; es verhindert keine Bildschirmfotos. Einen eigenen Wasserzeichentext können Sie nicht festlegen.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich einen PDF-Link nach dem Senden widerrufen oder die Datei dahinter austauschen?
Sie können den Zugang eines Empfängers widerrufen oder das ganze Dokument löschen, dann funktioniert der Link nicht mehr. Die Datei hinter einem bestehenden Link lässt sich nicht austauschen: Laden Sie die neue Version hoch und senden Sie einen neuen Link.
Beim Löschen eines Dokuments werden auch seine Ansichtssitzungen und Statistiken gelöscht; notieren Sie vorher, was Sie brauchen. Im Business-Tarif können Sie den Link stattdessen zu einem gewählten Datum ablaufen lassen.
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Werde ich benachrichtigt, wenn jemand mein PDF ansieht?
Im Business-Tarif ja: Schalten Sie in den Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen für PDFs ein, dann schreibt Ihnen HawkOpen bei jeder neuen Ansichtssitzung, deren Messung der Empfänger auf der PDF-Seite zugestimmt hat. Die Einstellung ist standardmäßig aus. In anderen Tarifen sehen Sie diese Sitzungen im Dashboard.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich im PDF-Viewer mein eigenes Logo oder meine Marke zeigen?
Derzeit nicht. Der PDF-Viewer ist eine HawkOpen-Seite mit dem Namen HawkOpen in der Kopfzeile, und Sie können ihn nicht durch Ihr Logo oder Ihre Farben ersetzen.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Welche Dateiformate kann ich teilen: Word, PowerPoint, OpenDocument?
PDF-Links und Signaturanfragen nehmen nur PDF-Dateien. Angebotslinks nehmen auch Word-, PowerPoint- und OpenDocument-Dateien sowie Bilder, die HawkOpen in PDF umwandelt.
Grenzen: 10 MB für einen PDF-Link; 25 MB und 300 Seiten für ein Angebot. Um eine Word- oder PowerPoint-Datei als PDF-Link zu teilen, speichern Sie sie zuerst als PDF.
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Warum wirken meine Dokumentaufrufe und Linkklicks zu hoch?
Sicherheitsscanner und Linkvorschauen öffnen Links vor den Menschen, und viele Tools zählen das als Aufrufe oder Klicks. HawkOpen markiert wahrscheinliche Scanner-Klicks in E-Mails, statt sie als Menschen zu zählen, und seine PDF-, Video- und Signaturseiten verlangen einen Einmalcode, den Scanner nicht eingeben können.
Bei einem PDF zählt die Zeit auf einer Seite erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite der Messung zugestimmt hat, und dann nur, solange der Tab sichtbar und im Fokus ist, die Seite mindestens zur Hälfte zu sehen ist und in den letzten 30 Sekunden jemand aktiv war; ein im Hintergrund offener Tab bringt also keine Zeit.
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Ist ein DocSend-Link Phishing, und warum blockieren Firmen-Firewalls Dokumentlinks?
HawkOpen kann die Links eines anderen Unternehmens nicht beurteilen. Links zum Teilen von Dokumenten werden oft von Firmenfiltern blockiert, weil Angreifer sie nachahmen; prüfen Sie Absender und tatsächliche Linkadresse, bevor Sie etwas eingeben.
HawkOpen-Dokumentlinks fragen nur nach einem Einmalcode, der an die E-Mail des Empfängers geht; nach einem Passwort fragen sie nie. Blockiert ein Firmenfilter sie, kann die IT des Empfängers den Link prüfen, oder Sie senden die Datei als Anhang.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Was ist die Dokumentanalyse in HawkOpen, und liest sie gescannte Dokumente?
Im Business-Tarif kann HawkOpen den Text in einem PDF lesen, das Dokument anhand von Stichwörtern als Rechnung, Vertrag oder Angebot einordnen und mögliche E-Mail-Adressen, Daten, Beträge und Referenznummern auflisten. Scans oder Handschrift liest es nicht: Es gibt keine OCR.
Das Ergebnis ist ein Vorschlag nach festen Regeln, keine Auswertung durch künstliche Intelligenz und keine rechtliche Bewertung; jedes Ergebnis nennt seine Grenzen. Ein gescanntes PDF ohne Textebene ergibt fast nichts.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich PDF-Aufrufe oder -Downloads in Google Analytics verfolgen?
Nicht mit HawkOpen. Sein PDF-Viewer sendet keine Daten an Google Analytics; Aufrufe und Zeit pro Seite, die nur mit Einwilligung des Empfängers gemessen werden, erscheinen nur in Ihrem HawkOpen-Dashboard.
Google Analytics kann Downloads eines PDFs auf Ihrer eigenen Website zählen, das ist ein anderer Aufbau. Nachverfolgte Links in HawkOpen-E-Mails behalten ihre UTM-Parameter, sodass Besuche Ihrer Website dort weiter messbar sind. Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich PDF-Links in Ordnern oder mit Tags ordnen?
Nein. Ihre PDFs stehen in einer Liste mit Titel, Erstellungsdatum, Ablauf, Ansichtslimit und Wasserzeichen-Einstellung; Ordner oder Tags gibt es nicht.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Kann ich Aufrufe verschiedener Versionen eines Dokuments vergleichen?
Nein. Ein PDF-Link zeigt immer die hochgeladene Datei, eine neue Version lässt sich nicht hinzufügen. Laden Sie die neue Version als eigenes Dokument hoch; jedes hat eigene Sitzungen und Seitenstatistiken, die Sie selbst vergleichen können.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Funktioniert der PDF-Viewer auf dem Smartphone?
Ja. Der Viewer ist eine Webseite, die sich an schmale Bildschirme anpasst; der Empfänger liest das Dokument im Browser seines Smartphones ohne App. Die Zeit pro Seite wird genauso gemessen wie am Computer, also ebenfalls erst, wenn der Empfänger auf der PDF-Seite zustimmt.
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Was sind Videonachrichten in HawkOpen, und welche Tarife enthalten sie?
Eine Videonachricht ist ein kurzes Video, das Sie hochladen und als HawkOpen-Link senden; wenn der Empfänger auf der Videoseite zustimmt, sehen Sie danach, ob und wie viel davon angeschaut wurde. Videonachrichten gehören zu den Tarifen Pro und Business.
Sie laden eine MP4- oder WebM-Datei bis 50 MB hoch; jeder Nutzer kann bis zu 20 Videos haben. Jeder Empfänger erhält Zugang für seine eigene E-Mail-Adresse und bestätigt ihn mit einem Einmalcode.
Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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Was misst HawkOpen, wenn jemand mein Video ansieht?
Sobald der Empfänger auf der Videoseite zustimmt, erfasst HawkOpen für jede Ansichtssitzung die Wiedergabezeit, den tatsächlich abgespielten Anteil des Videos und ob es bis zum Ende angesehen wurde (mindestens 95 %). Vorspulen zählt nicht als Ansehen.
Für jedes Video sehen Sie die Sitzungen, den durchschnittlich angesehenen Anteil und die Zahl vollständiger Ansichten. Eine Sitzung zeigt, dass das Video in einem Browser lief, nicht dass jemand aufmerksam zusah.
Das Ansehen zählt erst, wenn der Empfänger auf der Videoseite zustimmt, dass Ihr Unternehmen sehen darf, wie lange er dessen Dokumente ansieht. Bis zu seiner Antwort und nach einer Ablehnung misst HawkOpen nichts, zeigt Ihnen keine Sitzung und speichert keine IP-Adresse.
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Was unterscheidet PDF-Links und Videolinks in HawkOpen?
Beide teilen eine Datei als Link mit Zugang pro Empfänger und Einmalcode, und beide messen erst, wenn der Empfänger auf der Seite zustimmt. Ein PDF-Link erfasst die Zeit pro Seite (alle Tarife; Business ergänzt Ablauf, Ansichtslimit und Wasserzeichen); ein Videolink erfasst Wiedergabezeit, angesehenen Anteil und vollständige Ansichten (Pro und Business).
Größengrenzen: PDF bis 10 MB; Video als MP4 oder WebM bis 50 MB. Vorerst ist das eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dateien erst an, wenn die externe Dateiprüfung eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
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