Comment savoir si quelqu’un a ouvert mon PDF ?

Questions liées

• Puis-je voir sur quelle page de mon PDF quelqu’un a passé le plus de temps ?Suivi des PDF, des documents et des vidéos
• Puis-je savoir si quelqu’un a ouvert la pièce jointe de mon e-mail ?Suivi des PDF, des documents et des vidéos
• Pourquoi ne puis-je pas encore envoyer de PDF, de vidéo ou de document à signer ?Suivi des PDF, des documents et des vidéos

Plus sur ce thème

• HawkOpen peut-il montrer qui a consulté un document partagé sur Google Drive ?

  Non. HawkOpen ne voit pas qui a ouvert un fichier Google Drive ; Google Drive a ses propres informations d’activité, selon le type de compte. HawkOpen suit les PDF que vous partagez sous forme de liens HawkOpen, par destinataire, et c’est pour l’instant un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.

• Qu’est-ce que le suivi de documents, et comment HawkOpen le fait-il ?

  Le suivi de documents consiste à partager un fichier sous forme de lien plutôt qu’en pièce jointe, pour voir quand et combien de temps il est consulté. Dans HawkOpen, vous importez un PDF, donnez accès à chaque destinataire et voyez les sessions de consultation et le temps actif sur chaque page une fois que le destinataire l’accepte sur la page du PDF.

• Faut-il envoyer un PDF en pièce jointe ou sous forme de lien ?

  Une pièce jointe est une copie qui vous échappe une fois envoyée : vous ne voyez pas si elle a été ouverte et ne pouvez pas la reprendre. Un lien HawkOpen laisse le fichier chez HawkOpen : vous pouvez couper l’accès d’un destinataire et, s’il l’accepte sur la page du PDF, voir les sessions et le temps par page.

• Peut-on suivre un PDF téléchargé, ou surveiller une pièce jointe avec un pixel de suivi ?

  Pas de manière fiable. Un pixel de suivi fonctionne dans le corps de l’e-mail, pas dans un fichier joint, et un PDF qui tente de contacter un serveur à l’ouverture est en général bloqué par les lecteurs PDF ou signalé comme suspect. HawkOpen n’ajoute aucun code de suivi à vos fichiers.

• Quelle est la taille maximale d’un PDF, et y a-t-il une limite de pages ?

  Un lien PDF accepte un fichier PDF jusqu’à 10 Mo. Toutes les pages peuvent être consultées, mais le temps par page n’est enregistré que pour les 500 premières.

• Puis-je voir les visites répétées quand quelqu’un rouvre mon PDF ?

  Oui, une fois que le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF ; le consentement couvre les documents de votre entreprise jusqu’à ce que le destinataire le retire. Chaque fois que le PDF est ensuite ouvert dans une nouvelle session de navigateur, HawkOpen enregistre une session de consultation distincte : début, dernière activité, durée, adresse IP et navigateur.

• Un lien PDF peut-il expirer ou avoir une limite de consultations, et que voit alors le lecteur ?

  Oui, avec l’offre Business : vous pouvez fixer une date d’expiration et un nombre maximal de consultations pour un lien PDF, et les modifier ensuite. Passé la date ou la limite, le lecteur voit une page indiquant que le lien a expiré ou que la limite de consultations est atteinte.

• Puis-je protéger un lien PDF par mot de passe ou exiger un e-mail avant la consultation ?

  HawkOpen utilise un code à usage unique plutôt qu’un mot de passe. Vous donnez accès à une adresse e-mail précise ; quand cette personne ouvre le lien, HawkOpen lui envoie un code à 8 chiffres, et le document ne s’ouvre qu’après sa saisie.

• Le destinataire a-t-il besoin d’un compte pour voir mon PDF ?

  Non. Le destinataire ouvre le lien dans un navigateur ordinaire, saisit le code à usage unique que HawkOpen lui envoie par e-mail et lit le document. Il n’installe rien et ne crée pas de compte.

• Puis-je voir quelle personne a ouvert mon PDF, ou pourquoi un lecteur anonyme s’affiche ?

  Pas par son nom. Pour les visites dont le destinataire a accepté la mesure, la liste des sessions indique quand chaque session de consultation a eu lieu, sa durée, l’adresse IP et le navigateur. Comme l’accès est donné par adresse e-mail et confirmé par un code envoyé à cette adresse, le lecteur avait forcément accès à l’une des boîtes que vous avez choisies.

• Puis-je voir si le lien de mon PDF a été transféré à quelqu’un d’autre ?

  Pour les liens PDF, HawkOpen ne signale pas le transfert. Un lien PDF transféré sert d’ailleurs peu : le code à usage unique part vers l’adresse qui a l’accès, pas vers la personne qui a reçu le transfert. Les liens de proposition, eux, signalent une consultation comme transférée.

• Puis-je bloquer le téléchargement d’un PDF partagé, et comment le partager en sécurité ?

  Un lien PDF n’a pas d’option de téléchargement : la visionneuse affiche le document dans le navigateur, et ce qu’un navigateur affiche, il peut en général l’enregistrer. Sur les liens de proposition, le téléchargement est désactivé tant que vous ne l’autorisez pas, et un filigrane est alors activé par défaut.

• HawkOpen enregistre-t-il les tentatives d’impression de mon document ?

  Sur les liens de proposition, oui : une tentative d’impression dans la visionneuse est enregistrée dans le rapport de la proposition, avec l’indication que le téléchargement était autorisé ou non. Les liens PDF ordinaires n’enregistrent pas l’impression.

• Puis-je ajouter un filigrane à un PDF partagé ?

  Oui, avec l’offre Business. La visionneuse affiche alors sur les pages un texte diagonal discret avec l’identifiant de la session, la date et l’heure et le mot HawkOpen. Le fichier PDF lui-même n’est pas modifié.

• Puis-je révoquer un lien PDF après l’envoi, ou remplacer le fichier derrière ?

  Vous pouvez révoquer l’accès d’un destinataire ou supprimer tout le document, et le lien cesse de fonctionner. Vous ne pouvez pas remplacer le fichier derrière un lien existant : importez la nouvelle version et envoyez un nouveau lien.

• Serai-je averti quand quelqu’un consulte mon PDF ?

  Avec l’offre Business, oui : activez dans les réglages les alertes e-mail pour les PDF et HawkOpen vous écrit à chaque nouvelle session de consultation dont le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF. Le réglage est désactivé par défaut. Avec les autres offres, vous voyez ces sessions dans le tableau de bord.

• Puis-je afficher mon propre logo ou ma marque dans la visionneuse PDF ?

  Pas aujourd’hui. La visionneuse PDF est une page HawkOpen avec le nom HawkOpen dans l’en-tête, et vous ne pouvez pas la remplacer par votre logo ou vos couleurs.

• Quels formats puis-je partager : Word, PowerPoint, OpenDocument ?

  Les liens PDF et les demandes de signature n’acceptent que des fichiers PDF. Les liens de proposition acceptent aussi des fichiers Word, PowerPoint et OpenDocument et des images, que HawkOpen convertit en PDF.

• Pourquoi mes consultations de documents et mes clics semblent-ils gonflés ?

  Les scanners de sécurité et les aperçus de liens ouvrent les liens avant les personnes, et beaucoup d’outils les comptent comme consultations ou clics. HawkOpen signale les clics probables de scanners dans les e-mails au lieu de les compter comme des personnes, et ses pages de PDF, de vidéo et de signature demandent un code à usage unique qu’un scanner ne peut pas saisir.

• Un lien DocSend est-il du phishing, et pourquoi les pare-feu d’entreprise bloquent-ils les liens de documents ?

  HawkOpen ne peut pas juger les liens d’une autre entreprise. Les liens de partage de documents sont souvent bloqués par les filtres d’entreprise, car les attaquants les imitent ; vérifiez l’expéditeur et l’adresse réelle du lien avant de saisir quoi que ce soit.

• Qu’est-ce que l’analyse de documents de HawkOpen, et lit-elle les documents scannés ?

  Avec l’offre Business, HawkOpen peut lire le texte d’un PDF, classer le document comme facture, contrat ou proposition par mots-clés et lister les adresses e-mail, dates, montants et références possibles. Il ne lit ni les scans ni l’écriture manuscrite : il n’y a pas d’OCR.

• Puis-je suivre les consultations ou téléchargements d’un PDF dans Google Analytics ?

  Pas avec HawkOpen. Sa visionneuse PDF n’envoie aucune donnée à Google Analytics ; les consultations et le temps par page, mesurés uniquement avec le consentement du destinataire, n’apparaissent que dans votre tableau de bord HawkOpen.

• Puis-je ranger mes liens PDF dans des dossiers ou avec des étiquettes ?

  Non. Vos PDF figurent dans une seule liste avec titre, date de création, expiration, limite de consultations et filigrane ; il n’y a ni dossiers ni étiquettes.

• Puis-je comparer les consultations de plusieurs versions d’un document ?

  Non. Un lien PDF affiche toujours le fichier importé, et on ne peut pas lui ajouter de nouvelle version. Importez la nouvelle version comme document distinct ; chacun a ses sessions et statistiques par page, que vous pouvez comparer vous-même.

• La visionneuse PDF fonctionne-t-elle sur téléphone ?

  Oui. La visionneuse est une page web qui s’adapte aux écrans étroits : le destinataire lit le document dans le navigateur de son téléphone sans application. Le temps par page est mesuré comme sur un ordinateur, donc lui aussi seulement après l’accord du destinataire sur la page du PDF.

• Pourquoi les destinataires ne voient-ils pas les fichiers ajoutés plus tard à un dossier partagé ?

  HawkOpen ne partage pas de dossiers, ce problème ne s’y pose donc pas ; dans les services de dossiers, cela dépend en général de la façon dont le dossier a été partagé, consultez leur aide. Dans HawkOpen, chaque PDF a son propre lien, et un document ajouté plus tard a besoin de son propre accès.

• Que sont les messages vidéo de HawkOpen, et quelles offres les incluent ?

  Un message vidéo est une courte vidéo que vous importez et envoyez sous forme de lien HawkOpen ; si le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, vous voyez ensuite si et combien elle a été regardée. Les messages vidéo font partie des offres Pro et Business.

• Que mesure HawkOpen quand quelqu’un regarde ma vidéo ?

  Une fois que le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, HawkOpen enregistre pour chaque session la durée de visionnage, la part de la vidéo réellement lue et si elle a été vue jusqu’au bout (au moins 95 %). Avancer rapidement ne compte pas comme regarder.

• Quelle différence entre les liens PDF et les liens vidéo dans HawkOpen ?

  Les deux partagent un fichier sous forme de lien avec un accès par destinataire et un code à usage unique, et les deux ne mesurent qu’après l’accord du destinataire sur la page. Un lien PDF enregistre le temps par page (toutes les offres ; Business ajoute expiration, limite et filigrane) ; un lien vidéo enregistre la durée, la part regardée et les visionnages complets (Pro et Business).

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