Ein Klick auf „Akzeptieren“ oder eine einfache elektronische Signatur reicht oft dort, wo das Gesetz keine besondere Form verlangt: bei der Annahme eines Angebots, einer Auftragsbestätigung, Kooperationsvereinbarungen zwischen Unternehmen oder internen Freigaben. In der EU stellt Art. 25 Abs. 1 eIDAS klar, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist. Nicht ausreichend ist sie dort, wo das Gesetz Schriftform, eine qualifizierte Signatur oder einen Notar verlangt, und im Streit hängt ihr Gewicht an den Nachweisen, die Sie aufbewahrt haben.
Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen Klick und Signatur, die drei Stufen nach eIDAS, die deutschen Formvorschriften Schriftform, elektronische Form und Textform und wie Sie erkennen, was ein Dokument braucht.
Was Art. 25 eIDAS tatsächlich sagt
Die eIDAS-Verordnung der EU (Nr. 910/2014) enthält in Artikel 25 drei Regeln:
- Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt.
- Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
- Eine qualifizierte Signatur auf Grundlage eines qualifizierten Zertifikats aus einem Mitgliedstaat wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifiziert anerkannt.
Daraus folgen zwei Dinge. Erstens ist eine einfache Signatur nicht wertlos: Ein Gericht darf sie nicht schon deshalb verwerfen, weil sie elektronisch ist. Zweitens garantiert eIDAS die Gleichstellung mit der Unterschrift nur der qualifizierten Stufe. Was eine einfache oder fortgeschrittene Signatur darüber hinaus leistet, regeln das nationale Recht und die Umstände des Einzelfalls.
Einfache, fortgeschrittene, qualifizierte Signatur: EES, FES, QES
| Stufe | Definition nach eIDAS, verkürzt | Typische Form | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Einfach (EES) | Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10) | Getippter Name, gezeichnete Unterschrift, bestätigter Klick in einem Signaturablauf | Angebote, Auftragsbestätigungen, interne Freigaben |
| Fortgeschritten (FES) | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und seine Identifizierung ermöglichend, mit Signaturdaten unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt, macht spätere Änderungen erkennbar (Art. 26) | Signatur mit Identitätsprüfung und kryptografischer Versiegelung | Verträge, bei denen Sie besser belegen wollen, wer unterschrieben hat |
| Qualifiziert (QES) | Fortgeschrittene Signatur, mit einer qualifizierten Erstellungseinheit erstellt und auf einem qualifizierten Zertifikat beruhend (Art. 3 Nr. 12) | Über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter | Wo das Gesetz eine der Unterschrift gleichwertige Form verlangt |
Ein Klick ist nicht automatisch eine Signatur
„Clickwrap“, „Klick auf Akzeptieren“ und „E-Signatur“ werden oft durcheinander verwendet. Sie überschneiden sich, beantworten aber verschiedene Fragen.
- Ein Klick hält eine Entscheidung fest. Klickt ein Kunde unter einem Angebot auf „Ich nehme an“, kann das die Annahme eines Vertrags ausdrücken. Das EU-Recht verpflichtet die Mitgliedstaaten, Vertragsschlüsse auf elektronischem Weg zu ermöglichen (Art. 9 der E-Commerce-Richtlinie), mit Ausnahmen etwa für bestimmte Immobilien-, Familien- und Erbschaftsangelegenheiten.
- Eine Signatur verbindet eine Person mit einem bestimmten Dokument. Ein Signaturablauf zeigt in der Regel das genaue Dokument, lässt eine Unterschrift zeichnen oder einen Namen tippen und hält Nachweise fest: welche Fassung, wann und über welchen Zugang unterschrieben wurde.
Ein gut gebauter Klick-Ablauf kann auch eine einfache elektronische Signatur sein, weil der Klick als Daten logisch mit dem Dokument verbunden ist und zur Zustimmung dient. Ob ein bestimmter Klick in Ihrem Rechtssystem als Signatur gilt und was er beweist, hängt aber von der Gestaltung und vom anwendbaren Recht ab.
Schriftform, elektronische Form, Textform: was das BGB verlangt
Im deutschen Recht entscheidet die verlangte Form darüber, welche Signatur reicht. Die wichtigsten Vorschriften:
| Form | Vorschrift | Was sie verlangt | Reicht eine einfache Signatur? |
|---|---|---|---|
| Gesetzliche Schriftform | § 126 Abs. 1 BGB | Eigenhändige Unterschrift unter der Urkunde | Nein |
| Elektronische Form als Ersatz | § 126 Abs. 3, § 126a BGB | Name des Ausstellers und qualifizierte elektronische Signatur; nur wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt | Nein, nur die QES |
| Textform | § 126b BGB | Lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt | Ja, eine Unterschrift ist gar nicht nötig |
| Vereinbarte Schriftform | § 127 Abs. 2 BGB | Im Zweifel genügt die telekommunikative Übermittlung | Kann genügen, wenn nichts Strengeres vereinbart ist |
| Keine Form vorgeschrieben | – | Die Parteien bestimmen grundsätzlich selbst, wie der Vertrag zustande kommt | In der Regel ja |
Zwei Beispiele, in denen selbst die qualifizierte Signatur nicht hilft: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Auflösungsvertrag brauchen nach § 623 BGB die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Ebenso schließt § 766 BGB die elektronische Form für die Bürgschaftserklärung aus. Hier bleibt es beim Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
Wann Klick oder einfache Signatur in der Praxis meist genügen
Wo das Gesetz keine besondere Form verlangt, können die Parteien grundsätzlich selbst bestimmen, wie ein Vertrag zustande kommt. In der Praxis werden Klick oder einfache Signatur häufig genutzt für:
- die Annahme eines Angebots,
- Auftragsbestätigungen und Bestellungen,
- Kooperationsvereinbarungen zwischen Unternehmen,
- interne Freigaben und Kenntnisnahmen,
- viele Dienstleistungsverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen, für die keine Form vorgeschrieben ist.
Wann es nicht genügt
Manche Dokumente brauchen mehr:
- Gesetzliche Schriftform in Deutschland. Die elektronische Form braucht eine qualifizierte Signatur (§ 126a BGB), und für manche Erklärungen ist sie ganz ausgeschlossen, wie bei § 623 und § 766 BGB.
- Notarielle Beurkundung. Wo das Gesetz sie verlangt, genügen weder ein Klick noch eine einfache Signatur.
- Behörden. Viele Verfahren verlangen eine qualifizierte Signatur oder einen elektronischen Identitätsnachweis.
- Andere Länder. Formvorschriften unterscheiden sich; eine deutsche Regel lässt sich nicht auf Österreich, die Schweiz oder Spanien übertragen und umgekehrt.
Kommt es auf die Form an, prüfen Sie die Regel für genau dieses Dokument im betreffenden Land, bevor Sie den Signaturweg wählen.
Was eine einfache Signatur belastbar macht
Wird eine einfache Signatur bestritten, lautet die Frage: Können Sie zeigen, wer unterschrieben hat, was genau und wann? Bewahren Sie auf:
- Die genaue Dokumentfassung, am besten mit einem kryptografischen Fingerabdruck (Hash), der beim Unterzeichnen festgehalten wurde.
- Den Zugangsweg, zum Beispiel einen Einmalcode an die E-Mail-Adresse. Das zeigt den Zugriff auf ein Postfach, nicht die Identität oder die Vertretungsmacht für ein Unternehmen.
- Zeit und technische Umstände, etwa Uhrzeit, IP-Adresse und Browser.
- Einen manipulationssicheren Nachweis, an dem spätere Änderungen erkennbar wären.
Je mehr davon vorliegt, desto leichter lässt sich erklären, was passiert ist. Aus einer einfachen Signatur macht nichts davon eine fortgeschrittene oder qualifizierte.
Unterschreiben und Annehmen mit HawkOpen
HawkOpen, die App zum Nachverfolgen von E-Mails, Dokumenten und Angeboten von TriStiX S.L., bietet zwei verschiedene Werkzeuge. Beide sind derzeit eine Vorschau: HawkOpen nimmt Dokumente erst an, wenn ein externer Virenscan-Dienst eingeschaltet ist, und das ist noch nicht der Fall.
- Signaturanfrage. Eine unterzeichnende Person erhält ein PDF, bestätigt einen Einmalcode aus ihrer E-Mail, setzt den Haken zur Zustimmung und unterschreibt im Browser mit gezeichneter Unterschrift oder getipptem Namen. HawkOpen hält den SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments fest und signiert den Nachweis mit einem Ed25519-Schlüssel. Der Nachweisbericht nennt unter anderem den Fingerabdruck, die Zeitpunkte der wichtigen Schritte und die Signatur und verlinkt eine öffentliche Prüfseite.
- Annahme eines Angebots. Über einen Angebotslink kann der Kunde annehmen, nachdem er seine Adresse mit einem Einmalcode bestätigt hat. HawkOpen hält die Entscheidung als von HawkOpen signierte Bestätigung fest, ohne gezeichnete oder getippte Unterschrift.
Beides ist höchstens eine einfache elektronische Signatur. Die Signatur von HawkOpen ist weder fortgeschritten noch qualifiziert, HawkOpen stellt keine qualifizierten Zertifikate aus, und die Zeiten im Nachweisbericht stammen von der Serveruhr, nicht von einem qualifizierten Zeitstempel. Für Dokumente, die eine qualifizierte Signatur brauchen, wenden Sie sich an einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.
HawkOpen befindet sich im kontrollierten Start. Die FAQ Welche Signaturstufe brauche ich für meinen Vertrag? geht weiter ins Detail. Steht die Unterschrift am Ende eines Angebots, lesen Sie auch, wie Sie ein Angebot nachverfolgen und die Verweildauer pro Seite deuten.
Hinweis: Diese Informationen sind allgemeiner Natur und beziehen sich auf die Funktionen von HawkOpen. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung und enthalten keine Prüfung, ob eine bestimmte Kampagne oder ein bestimmtes Dokument rechtskonform ist. Welche Maßnahmen Sie ergreifen, entscheiden Sie selbst; holen Sie bei Bedarf den Rat einer qualifizierten Fachperson ein. Rechte aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleiben unberührt.