Prosty podpis elektroniczny albo kliknięcie „Akceptuję” często wystarczą tam, gdzie prawo nie wymaga szczególnej formy: przy akceptacji wyceny, potwierdzeniu zamówienia, przyjęciu warunków współpracy czy wewnętrznym zatwierdzeniu. W UE art. 25 ust. 1 eIDAS stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Nie wystarczą jednak tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej, podpisu kwalifikowanego albo aktu notarialnego, a w sporze ich waga zależy od zachowanych dowodów.
Poniżej wyjaśniamy różnicę między kliknięciem a podpisem, trzy poziomy podpisu według eIDAS, polskie formy czynności prawnych i sposób, by ustalić, czego wymaga konkretny dokument.
Co naprawdę mówi art. 25 eIDAS
Unijne rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014) zawiera w art. 25 trzy zasady:
- Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną albo że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
- Kwalifikowany podpis oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany we wszystkich pozostałych.
Wynikają z tego dwie rzeczy. Po pierwsze, prosty podpis nie jest bezwartościowy: sąd nie może go odrzucić tylko dlatego, że jest elektroniczny. Po drugie, eIDAS gwarantuje skutek równy podpisowi własnoręcznemu wyłącznie poziomowi kwalifikowanemu. To, co ponad to daje podpis prosty lub zaawansowany, zależy od prawa krajowego i okoliczności.
Trzy poziomy podpisu elektronicznego
| Poziom | Definicja w eIDAS w skrócie | Typowa postać | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|---|
| Prosty | Dane w postaci elektronicznej dołączone do innych danych lub logicznie z nimi powiązane, których podpisujący używa do podpisania (art. 3 pkt 10) | Wpisane imię i nazwisko, narysowany podpis, potwierdzone kliknięcie w procesie podpisu | Wyceny, potwierdzenia zamówień, wewnętrzne akceptacje |
| Zaawansowany | Jednoznacznie przypisany do podpisującego i umożliwiający jego identyfikację, składany danymi pod jego wyłączną kontrolą, ujawniający późniejsze zmiany (art. 26) | Podpis z weryfikacją tożsamości i zabezpieczeniem kryptograficznym | Umowy, przy których zależy Ci na mocniejszym dowodzie, kto podpisał |
| Kwalifikowany | Podpis zaawansowany złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu i oparty na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12) | Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania | Gdy prawo wymaga formy równoważnej podpisowi własnoręcznemu |
Kliknięcie to nie zawsze podpis
Pojęcia „kliknij, aby zaakceptować”, „akceptacja online” i „podpis elektroniczny” często używa się zamiennie. Częściowo się pokrywają, ale odpowiadają na różne pytania.
- Kliknięcie zapisuje decyzję. Gdy klient naciska „Akceptuję” pod ofertą, może w ten sposób wyrazić zgodę na zawarcie umowy. Art. 60 Kodeksu cywilnego mówi, że wola może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny, w tym w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Prawo UE nakazuje też państwom członkowskim dopuszczać zawieranie umów drogą elektroniczną (art. 9 dyrektywy o handlu elektronicznym), z wyjątkami dotyczącymi m.in. niektórych spraw z zakresu nieruchomości, prawa rodzinnego i spadkowego.
- Podpis wiąże osobę z konkretnym dokumentem. Proces podpisu zwykle pokazuje dokładny dokument, prosi o narysowanie lub wpisanie podpisu i zapisuje dowody: którą wersję podpisano, kiedy i przez jaki dostęp.
Dobrze zbudowany proces akceptacji może też być prostym podpisem elektronicznym, bo kliknięcie to dane logicznie powiązane z dokumentem i użyte do wyrażenia zgody. Czy konkretne kliknięcie zostanie uznane za podpis i co udowodni, zależy jednak od tego, jak je zorganizowano, i od prawa właściwego.
Prosty podpis elektroniczny a formy z Kodeksu cywilnego
Polskie prawo cywilne zna kilka form czynności prawnych, a dla kliknięcia i prostego podpisu kluczowe są trzy z nich:
| Forma | Co wymaga Kodeks cywilny | Czy wystarczy kliknięcie lub prosty podpis? |
|---|---|---|
| Dokumentowa (art. 77²) | Oświadczenie woli w postaci dokumentu, złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie | Przepis nie mówi o podpisie; kluczowe jest, czy da się ustalić, kto złożył oświadczenie |
| Pisemna (art. 78 § 1) | Własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli | Nie |
| Elektroniczna (art. 78¹) | Oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym; jest równoważne formie pisemnej | Nie, potrzebny jest podpis kwalifikowany |
Ważny jest też art. 73 § 1 k.c.: jeśli ustawa zastrzega formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez niej jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. W pozostałych przypadkach skutki są łagodniejsze, na przykład ograniczenia dowodowe w sporze (art. 74 k.c.).
Kiedy kliknięcie lub prosty podpis zwykle wystarczą
Gdy prawo nie narzuca szczególnej formy, strony mogą co do zasady same ustalić, jak zawrą umowę. W praktyce kliknięcie albo prosty podpis stosuje się często przy:
- akceptacji wyceny albo oferty handlowej,
- potwierdzeniach zamówień i zamówieniach zakupu,
- warunkach współpracy między firmami,
- wewnętrznych zatwierdzeniach i potwierdzeniach zapoznania się z dokumentem,
- wielu umowach o świadczenie usług i umowach o zachowaniu poufności, dla których nie przewidziano formy.
Kiedy to za mało
Niektóre dokumenty wymagają więcej. Przykłady z polskiego Kodeksu cywilnego:
- Poręczenie. Oświadczenie poręczyciela powinno być pod rygorem nieważności złożone na piśmie (art. 876 § 2 k.c.), czyli z podpisem własnoręcznym albo w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym.
- Nieruchomości. Umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego (art. 158 k.c.).
- Sprawy urzędowe. Wiele procedur wymaga podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego z e-dowodu.
- Podpis zaufany w sprawach prywatnych. Serwis gov.pl wyjaśnia, że podpis zaufany jest tak samo ważny jak własnoręczny w sprawach urzędowych, ale nie w sprawach prywatnych, na przykład przy umowach czy aneksach z firmą prywatną.
Jeśli forma ma znaczenie, przed wyborem sposobu podpisu sprawdź przepis, który dotyczy tego konkretnego dokumentu.
Co wzmacnia dowodowo prosty podpis
Gdy prosty podpis zostanie zakwestionowany, pytanie brzmi: czy potrafisz pokazać, kto podpisał, co dokładnie i kiedy? Zachowaj:
- dokładną wersję dokumentu, najlepiej z kryptograficznym odciskiem (skrótem) zapisanym w chwili podpisu,
- sposób dostępu podpisującego, na przykład jednorazowy kod wysłany na jego adres e-mail; pamiętaj, że to dowód dostępu do skrzynki, a nie tożsamości ani umocowania do podpisu w imieniu firmy,
- czas i kontekst techniczny, taki jak godzina, adres IP i przeglądarka,
- zapis odporny na zmiany, w którym późniejsza modyfikacja byłaby widoczna.
Im więcej z tych elementów masz, tym łatwiej wyjaśnić, co się stało. Żaden z nich nie zmienia jednak prostego podpisu w zaawansowany ani kwalifikowany.
Podpis i akceptacja w HawkOpen
HawkOpen, aplikacja do śledzenia maili, dokumentów i ofert tworzona przez TriStiX S.L., ma dwa różne narzędzia. Oba są na razie wersją poglądową: HawkOpen przyjmuje dokumenty dopiero po włączeniu zewnętrznego skanowania antywirusowego, a nie jest ono jeszcze włączone.
- Prośba o podpis. Jedna osoba otrzymuje PDF, potwierdza jednorazowy kod wysłany na jej adres e-mail, zaznacza pole zgody i podpisuje w przeglądarce, rysując podpis albo wpisując imię i nazwisko. HawkOpen zapisuje odcisk SHA-256 dokumentu i podpisuje zapis kluczem Ed25519. Raport dowodowy zawiera między innymi odcisk dokumentu, godziny kluczowych kroków i podpisu oraz link do publicznej strony weryfikacji.
- Akceptacja oferty. Link do oferty pozwala klientowi ją zaakceptować po potwierdzeniu adresu jednorazowym kodem. HawkOpen zapisuje decyzję jako podpisane przez siebie potwierdzenie, bez rysowanego ani wpisanego podpisu.
Oba narzędzia to co najwyżej prosty podpis elektroniczny. Podpis HawkOpen nie jest ani zaawansowany, ani kwalifikowany, HawkOpen nie wydaje certyfikatów kwalifikowanych i nie łączy się z Profilem Zaufanym, e-dowodem ani mObywatelem, a godziny w raporcie dowodowym pochodzą z zegara serwera HawkOpen, a nie z kwalifikowanego znacznika czasu. Dokumenty wymagające podpisu kwalifikowanego podpisz u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
HawkOpen jest w fazie kontrolowanego uruchomienia. Więcej szczegółów znajdziesz w FAQ o tym, jakiego podpisu elektronicznego potrzebuje umowa, i na stronie o podpisie elektronicznym. Jeśli podpis zamyka proces ofertowy, przeczytaj też, jak czytać czas spędzony na stronach oferty.
Uwaga: Informacje mają charakter ogólny i dotyczą funkcji HawkOpen. Nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani oceny zgodności konkretnej kampanii lub dokumentu z przepisami. Decyzje dotyczące własnych działań podejmujesz samodzielnie i w razie potrzeby korzystasz z porady wykwalifikowanego specjalisty. Nie ogranicza to praw przysługujących Ci na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.