Un clic su “Accetto” o una firma elettronica semplice spesso bastano quando la legge non richiede una forma particolare: accettare un preventivo, confermare un ordine, approvare condizioni di collaborazione o un passaggio interno. Sulla validità, l’articolo 25, paragrafo 1, del Regolamento eIDAS stabilisce che una firma elettronica non può essere rifiutata come effetto giuridico o come prova solo perché è elettronica. Non bastano quando la legge richiede la forma scritta con una firma qualificata o digitale, un atto notarile o un’approvazione specifica per iscritto, e in una contestazione il loro peso dipende dalle evidenze che hai conservato.
Vediamo la differenza tra un clic e una firma, i livelli previsti da eIDAS, cosa aggiunge il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e come capire di cosa ha bisogno un documento.
Cosa dice davvero l’articolo 25 eIDAS
Il Regolamento eIDAS (UE n. 910/2014) fissa tre regole all’articolo 25:
- A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti della firma qualificata.
- Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
- Una firma qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta come qualificata in tutti gli altri.
Ne derivano due cose. Una firma semplice non è carta straccia: un giudice non può scartarla solo perché è elettronica. Ma eIDAS garantisce l’equivalenza con la firma autografa solo al livello qualificato. Cosa valgano in più la firma semplice e quella avanzata lo decidono il diritto nazionale e le circostanze.
Firma elettronica semplice, avanzata, qualificata e digitale
| Livello | Definizione eIDAS in breve | Forma tipica | Uso tipico |
|---|---|---|---|
| Semplice (FES) | Dati in forma elettronica acclusi oppure connessi logicamente ad altri dati e utilizzati dal firmatario per firmare (art. 3, punto 10) | Nome digitato, firma disegnata, clic confermato in un processo di firma | Preventivi, conferme d’ordine, approvazioni interne |
| Avanzata (FEA) | Connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo, creata con dati sotto il suo esclusivo controllo, rivela modifiche successive (art. 26) | Firma con verifica dell’identità e sigillo crittografico | Contratti in cui vuoi una prova più solida di chi ha firmato |
| Qualificata (FEQ) | Firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato (art. 3, punto 12) | Rilasciata tramite un prestatore di servizi fiduciari qualificato | Dove la legge richiede effetti pari alla firma autografa |
In Italia si parla molto di firma digitale: è un tipo di firma elettronica qualificata, quindi rientra nell’ultima riga della tabella.
Cosa aggiunge il CAD sulla validità della firma elettronica semplice
Il diritto italiano completa eIDAS con il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). Due norme sono quelle da conoscere.
- Articolo 20, comma 1-bis. Il documento informatico soddisfa la forma scritta e ha l’efficacia della scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile quando vi è apposta una firma digitale, un’altra firma qualificata o una firma avanzata, oppure quando è formato, previa identificazione informatica dell’autore, con un processo conforme ai requisiti fissati da AgID. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento a soddisfare la forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione a sicurezza, integrità e immodificabilità.
- Articolo 21, comma 2-bis. Le scritture private dell’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, vanno sottoscritte a pena di nullità con firma qualificata o digitale, salvo il caso di sottoscrizione autenticata. Gli atti del numero 13 richiedono almeno una firma avanzata, qualificata o digitale, oppure le altre modalità dell’articolo 20, comma 1-bis.
In pratica: una firma semplice o un clic non sono invalidi in quanto tali, ma il loro valore come prova lo valuta il giudice caso per caso, guardando a quanto il processo è sicuro e a quanto il documento è rimasto integro.
Un clic non è automaticamente una firma
Click-wrap (l’accettazione con un clic), “accetta con un clic” e “firma elettronica” vengono spesso usati come sinonimi. Si sovrappongono, ma rispondono a domande diverse.
- Un clic registra una decisione. Quando un cliente preme “Accetto” sotto un’offerta, può esprimere il consenso a un contratto. Il diritto UE impone agli Stati membri di consentire la conclusione dei contratti per via elettronica (articolo 9 della direttiva sul commercio elettronico), con eccezioni come alcuni contratti su beni immobili, in materia di famiglia e di successioni.
- Una firma collega una persona a un documento preciso. Un processo di firma di solito mostra il documento esatto, chiede di disegnare o digitare una firma e registra evidenze: quale versione è stata firmata, quando e con quale accesso.
Un clic ben progettato può essere anche una firma elettronica semplice, perché è un dato connesso logicamente al documento e usato per accettarlo. Ma se un determinato clic valga come firma nel tuo ordinamento, e cosa dimostri, dipende da come è stato costruito e dalla legge applicabile.
Quando un clic o una firma semplice di solito bastano
Dove la legge non impone una forma particolare, le parti sono in genere libere di scegliere come concludere un contratto. In pratica clic e firme semplici si usano spesso per:
- accettare un preventivo o una proposta commerciale,
- conferme d’ordine e ordini di acquisto,
- condizioni di collaborazione tra imprese,
- approvazioni interne e presa visione,
- molti contratti di servizio e accordi di riservatezza, quando nessuna forma è prescritta.
Quando non basta
Alcuni documenti chiedono di più. Esempi dal diritto italiano:
- Atti dell’articolo 1350 c.c. Tra le scritture che devono farsi per iscritto a pena di nullità ci sono i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili e le locazioni di immobili per più di nove anni. In forma elettronica, per l’articolo 21 del CAD, serve una firma qualificata o digitale.
- Clausole vessatorie (articoli 1341 e 1342 c.c.). Nelle condizioni generali di contratto e nei moduli, le clausole a favore di chi le ha predisposte, come limitazioni di responsabilità, facoltà di recesso, tacita proroga o deroghe alla competenza del giudice, non hanno effetto se non sono specificamente approvate per iscritto. Come ottenere questa approvazione specifica in un processo online, e con quale firma, è una questione su cui conviene sentire un legale prima di affidarsi a un unico clic su “Accetto”.
- Pubblica amministrazione. Molte pratiche richiedono una firma qualificata o digitale, oppure un’identità digitale.
- Altri paesi. Ogni ordinamento ha regole proprie sulla forma; un’eccezione valida in un paese non vale automaticamente in un altro.
Se la forma conta, verifica la regola per quel documento nel paese interessato prima di scegliere come firmare.
Cosa rende solida una firma semplice
Quando una firma semplice viene contestata, la domanda diventa: sai dimostrare chi ha firmato, cosa esattamente e quando? Conserva:
- La versione esatta del documento, possibilmente con un’impronta crittografica (hash) registrata al momento della firma.
- Come il firmatario vi ha avuto accesso, per esempio con un codice monouso inviato alla sua email. Nota che questo dimostra l’accesso a una casella di posta, non l’identità né il potere di firmare per un’azienda.
- Ora e contesto tecnico, come orario, indirizzo IP e browser.
- Una registrazione a prova di manomissione, così eventuali modifiche successive si vedrebbero.
Più elementi hai, più è facile spiegare cosa è successo. Nessuno di questi trasforma però una firma semplice in una firma avanzata o qualificata.
Fuori dall’UE
Altri paesi hanno regole proprie. Negli Stati Uniti la legge federale ESIGN stabilisce che a una firma, a un contratto o a un documento non possono essere negati effetti giuridici solo perché sono in forma elettronica, con alcune categorie di documenti escluse. Questo non rende valido qualsiasi contratto e non risolve i requisiti di forma dei singoli documenti.
Firmare e accettare con HawkOpen
HawkOpen, l’app di tracciamento di email, documenti e proposte sviluppata da TriStiX S.L., offre due strumenti diversi. Entrambi sono per ora in anteprima: HawkOpen accetta documenti solo quando è attivo un servizio esterno di analisi antimalware, che non è ancora attivo.
- Richiesta di firma. Un firmatario riceve un PDF, conferma un codice monouso inviato alla sua email, spunta la casella del consenso e firma nel browser con una firma disegnata o un nome digitato. HawkOpen registra l’impronta SHA-256 del documento e firma la registrazione con una chiave Ed25519. Il rapporto di evidenze riporta, tra l’altro, l’impronta del documento, gli orari dei passaggi principali e la firma, e rimanda a una pagina pubblica di verifica.
- Accettazione della proposta. Un link alla proposta permette al cliente di accettare dopo aver confermato il suo indirizzo con un codice monouso. HawkOpen registra la decisione come conferma firmata da HawkOpen, senza firma disegnata o digitata.
Entrambi sono al massimo firme elettroniche semplici. La firma di HawkOpen non è né avanzata né qualificata, HawkOpen non rilascia certificati qualificati, e gli orari del rapporto di evidenze vengono dall’orologio del server di HawkOpen, non da una marca temporale qualificata. Per i documenti che richiedono una firma qualificata o digitale rivolgiti a un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
HawkOpen è in fase di lancio controllato. La FAQ su quale livello di firma serve per un contratto e la panoramica sulla firma elettronica entrano più nel dettaglio. Se la firma arriva alla fine di un preventivo, vedi anche come tracciare un preventivo inviato.
Avvertenza: Queste informazioni hanno carattere generale e riguardano le funzionalità di HawkOpen. Non costituiscono una consulenza legale individuale né una valutazione della conformità alla normativa di una specifica campagna o di uno specifico documento. Ogni utente decide autonomamente in merito alle proprie attività e, se necessario, si rivolge a un professionista qualificato. Restano ferme le disposizioni inderogabili di legge a tutela dei tuoi diritti.