Quel niveau de signature électronique faut-il pour mon contrat ?

Questions liées

• Une signature électronique est-elle juridiquement valable ?Signature électronique
• Quelle différence entre signature électronique simple, avancée et qualifiée ?Signature électronique
• Puis-je signer dans HawkOpen avec une identité numérique nationale ou un certificat officiel ?Signature électronique

Plus sur ce thème

• Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

  Une signature électronique, ce sont des données sous forme électronique qu’une personne utilise pour signer, comme une signature dessinée ou un nom tapé ; le règlement européen eIDAS la définit à l’article 3, point 10. HawkOpen propose ce type de base, la signature simple.

• La signature HawkOpen est-elle avancée ou qualifiée ?

  Ni l’une ni l’autre. HawkOpen ne propose qu’une signature électronique simple ; elle n’est ni avancée ni qualifiée, et HawkOpen ne délivre pas de certificats qualifiés. Pour une signature qualifiée, il faut un prestataire de services de confiance qualifié.

• Existe-t-il un outil gratuit pour signer un PDF en ligne ?

  L’offre Free de HawkOpen inclut 1 demande de signature par mois. Le signataire n’a pas besoin de compte ; vous avez besoin d’un compte HawkOpen gratuit pour envoyer la demande. Pour l’instant, la signature est un aperçu, car elle n’accepte les documents qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée.

• Comment ajouter une signature électronique à un PDF ou un document Word ?

  HawkOpen ne modifie pas les fichiers PDF ou Word. Il envoie un PDF à la personne qui doit signer : elle ouvre un lien, confirme l’accès avec un code reçu par e-mail et dessine une signature ou tape son nom. Pour l’instant, c’est un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.

• Comment demander une signature à quelqu’un par e-mail ?

  Dans HawkOpen, vous créez une demande de signature avec l’adresse e-mail du signataire. HawkOpen lui envoie un lien ; il confirme l’accès avec un code à usage unique, signe ou refuse, et vous êtes prévenu et recevez un rapport de preuves. Pour l’instant, c’est un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.

• Combien coûte une signature électronique avec HawkOpen ?

  Les demandes de signature font partie des offres HawkOpen : Free en inclut 1 par mois, Pro 5 par mois, et Business n’a pas de limite mensuelle. Pour l’instant, la signature est un aperçu, car elle n’accepte les documents qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée.

• Quelle est la meilleure application de signature électronique ?

  HawkOpen ne classe pas les applications de signature. Choisissez d’abord selon le niveau de signature nécessaire : pour une signature qualifiée, il faut un prestataire de services de confiance qualifié ; pour une signature simple avec rapport de preuves, HawkOpen est une option, encore en aperçu.

• Quelle différence entre signature électronique et signature numérique ?

  « Signature électronique » est le terme juridique large : des données sous forme électronique jointes à ce qui est signé ou associées logiquement à ce contenu, et utilisées pour le signer. « Signature numérique » désigne en général la technique cryptographique des signatures avancées et qualifiées ; en Italie, la « firma digitale » est un type de signature qualifiée.

• Une signature électronique fait-elle preuve devant un tribunal ?

  Un tribunal peut admettre une signature électronique comme preuve ; le poids qu’il lui accorde dépend du droit applicable et des circonstances de l’affaire. Le rapport de preuves HawkOpen aide en consignant ce qui s’est passé lors de la signature.

• Un nom tapé ou un e-mail suffisent-ils comme signature ?

  Un nom tapé ou un nom en fin d’e-mail peut valoir signature électronique simple dans de nombreux systèmes juridiques, mais savoir s’il vous engage dépend du pays, du document et de la forme exigée par la loi. Dans HawkOpen, le signataire peut taper son nom au lieu de dessiner sa signature, après avoir confirmé un code reçu par e-mail.

• Comment se passe la signature pour le signataire, et doit-il avoir un compte ?

  Aucun compte n’est nécessaire. Le signataire ouvre le lien de l’e-mail d’invitation, confirme l’accès avec un code à 8 chiffres envoyé à la même adresse, lit le PDF, coche la case de consentement et dessine une signature ou saisit son nom, ou refuse.

• Le code de signature n’est pas arrivé. Que faire ?

  HawkOpen envoie le code par e-mail, pas par SMS, à l’adresse pour laquelle la demande a été créée. Vérifiez les spams et les autres dossiers, attendez une minute et demandez un nouveau code sur la page ; chaque code est valable 10 minutes.

• Combien de temps un lien de signature reste-t-il valable, et peut-il expirer ?

  Un lien de signature fonctionne au plus 7 jours, et vous pouvez fixer une date de fin plus proche en créant la demande. Ensuite le lien ne s’ouvre plus, et une demande expirée ne peut pas être prolongée : envoyez-en une nouvelle.

• Que se passe-t-il si le signataire refuse de signer ?

  Le signataire peut cliquer sur « Refuser de signer » et confirmer. La demande est alors close définitivement, le refus est enregistré avec son heure et HawkOpen vous envoie un e-mail.

• Puis-je renvoyer, annuler ou modifier une demande de signature déjà envoyée ?

  Tant que la demande est en attente, vous pouvez envoyer un rappel, qui répète l’invitation, et vous pouvez la supprimer à tout moment. Elle ne se modifie pas : pour changer le document, le signataire ou la date de fin, supprimez-la et créez-en une nouvelle.

• HawkOpen peut-il rappeler au signataire de signer ?

  Oui, manuellement : tant que la demande attend une signature, vous envoyez un rappel depuis votre tableau de bord et HawkOpen écrit de nouveau au signataire. Il n’y a pas de rappels automatiques programmés pour les demandes de signature.

• Puis-je envoyer un document à plusieurs signataires ou fixer un ordre de signature ?

  Pas dans une seule demande. Une demande de signature HawkOpen a exactement un signataire, il n’y a donc pas non plus d’ordre de signature. Pour plusieurs personnes, créez une demande par personne ; chacune a son propre rapport de preuve.

• Puis-je ajouter des champs comme des initiales, une date ou du texte à remplir ?

  Non. Le signataire lit le PDF et ajoute une seule signature, dessinée ou saisie, pour tout le document ; il n’y a ni champs de formulaire, ni initiales par page, ni champs de date. Remplissez le PDF avant de l’envoyer.

• Le signataire peut-il dessiner ou saisir sa signature ?

  Les deux. Le signataire dessine sa signature à la souris, au doigt ou au stylet dans un cadre de la page, ou saisit son nom. HawkOpen exige un dessin comportant assez de points ou un nom saisi d’au moins deux caractères.

• Dans quelles langues la page de signature est-elle affichée ?

  La page de signature et les e-mails au signataire (l’invitation, le rappel et le code à usage unique) existent en anglais, polonais, allemand, espagnol, français, portugais et italien. La langue est celle choisie pour le destinataire à la création de la demande, sinon la langue du tableau de bord de l’expéditeur ; si aucune n’est définie, la page et l’e-mail du code suivent la langue du navigateur du signataire, et l’invitation et le rappel sont en anglais. La phrase de consentement de la page est dans cette même langue.

• Peut-on signer sur téléphone ou tablette ?

  Oui. La page de signature fonctionne dans le navigateur d’un téléphone ou d’une tablette, et le cadre de signature accepte le doigt ou un stylet. Aucune application n’est nécessaire.

• Que contient le rapport de preuve (piste d’audit) de la signature ?

  Le rapport indique le titre du document et son empreinte SHA-256, le nom et l’adresse e-mail du signataire, l’adresse IP et le navigateur, le consentement enregistré, les heures de création, d’acceptation de l’invitation par le fournisseur de messagerie, de consultation et de signature, ainsi que la signature dessinée ou saisie.

• Puis-je télécharger le PDF signé et le rapport de preuve, et la signature est-elle apposée sur le PDF ?

  Après la signature, vous téléchargez le rapport de preuve en PDF depuis votre tableau de bord. HawkOpen n’appose pas la signature sur votre document : le PDF original reste inchangé, et la signature figure dans le rapport séparé.

• Le signataire reçoit-il une copie du document signé ?

  Pas automatiquement. Après la signature, le signataire voit une page de confirmation, et HawkOpen n’écrit qu’à vous. S’il a besoin d’une copie, envoyez-lui vous-même le PDF et le rapport de preuve.

• Comment vérifier le rapport de preuve sans compte HawkOpen ?

  Le rapport contient un lien de vérification que chacun peut ouvrir sans compte. La page vérifie la signature Ed25519 de HawkOpen sur l’enregistrement et affiche seulement l’empreinte SHA-256 du document, l’identifiant de la clé et l’heure de signature ; elle n’affiche ni le nom, ni l’adresse e-mail, ni l’adresse IP du signataire.

• Comment savoir qu’un PDF signé n’a pas été modifié ensuite ?

  Comparez les empreintes. Le rapport de preuve contient l’empreinte SHA-256 du PDF original ; calculez celle de votre copie avec un outil SHA-256 (par exemple certutil sous Windows ou shasum sur Mac) et comparez. Si un seul octet a changé, elles diffèrent.

• Le rapport de preuve utilise-t-il un horodatage qualifié ?

  Non. Les heures du rapport viennent de l’horloge du serveur de HawkOpen au moment de chaque événement. Ce n’est pas un horodatage électronique qualifié d’un prestataire de services de confiance.

• HawkOpen vérifie-t-il l’identité du signataire par pièce d’identité, SMS ou vidéo ?

  Non. HawkOpen vérifie seulement que le signataire peut lire les e-mails de l’adresse de la demande, en y envoyant un code à usage unique. Cela montre l’accès à la boîte, pas l’identité du signataire ni son droit de signer pour une entreprise ; HawkOpen ne vérifie ni pièces d’identité, ni numéros de téléphone, ni visages.

• Quelles données personnelles du signataire HawkOpen conserve-t-il ?

  L’adresse e-mail et le nom du signataire (si vous l’avez saisi), l’adresse IP et le navigateur au moment de signer ou de refuser, son consentement, la signature dessinée ou le nom saisi, et l’heure de chaque étape. L’enregistrement signé ne garde qu’une empreinte (hash) de l’adresse e-mail, et la page publique de vérification n’affiche aucune adresse.

• Combien de temps les documents signés et les rapports sont-ils conservés, et une signature expire-t-elle ?

  HawkOpen n’a pas publié la durée de conservation des documents signés et des rapports de preuve. Téléchargez le rapport après la signature et gardez-le avec le PDF original, pour que vos preuves ne dépendent pas de HawkOpen.

• Quelle différence entre une demande de signature et l’acceptation d’une proposition ?

  Une demande de signature demande à une personne de signer un PDF par une signature dessinée ou saisie et produit un rapport de preuve. Accepter une proposition, c’est un bouton sur un lien de proposition qui enregistre la décision du client sous forme de confirmation signée par HawkOpen, sans signature dessinée ni saisie.

• Comment signer un document électroniquement en toute sécurité ?

  Vérifiez d’abord quelle signature votre document exige ; cela dépend du pays, du type de document et de la forme requise. Une signature qualifiée s’obtient auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié. Pour signer, n’utilisez qu’un lien attendu, vérifiez l’expéditeur et le document, et gardez le rapport de preuve.

• Une signature électronique peut-elle être notariée, saisie au clavier ou falsifiée ?

  Saisie : oui, saisir son nom est l’une des deux façons de signer dans HawkOpen. Notariée ou apostillée : pas via HawkOpen ; c’est le rôle d’un notaire ou d’une autorité selon ses propres règles. Falsifiée : toute signature simple peut être imitée, c’est pourquoi HawkOpen enregistre comment elle a été faite.

• La page de signature est-elle accessible aux utilisateurs de lecteurs d’écran ?

  HawkOpen n’a pas publié de déclaration d’accessibilité pour la page de signature. Un signataire qui ne peut pas dessiner peut saisir son nom à la place.

• Puis-je signer au nom d’une entreprise avec un cachet électronique ou un tampon ?

  Non. HawkOpen recueille la signature électronique simple d’une personne ; il ne propose ni cachets électroniques ni tampons d’entreprise. Un cachet électronique eIDAS, avancé ou qualifié, est fourni par un prestataire de services de confiance.

• Puis-je réutiliser des modèles de signature ou envoyer des documents à signer en masse ?

  Non. Chaque demande de signature se crée séparément, pour un PDF et un signataire ; il n’y a ni modèles ni envoi en masse pour les signatures.

• Une signature électronique simple suffit-elle pour un contrat de travail ou de location ?

  Cela dépend du pays, du type de contrat et de la forme exigée par la loi. Certains pays exigent l’écrit ou une signature électronique qualifiée pour certains documents de travail ou de location ; une signature simple comme celle de HawkOpen peut alors ne pas suffire.

• Peut-on refuser, contester ou annuler une signature électronique ?

  Dans HawkOpen, le signataire peut toujours refuser au lieu de signer. Qu’une autre partie doive accepter une signature électronique, et la façon de la contester, dépendent du contrat et du droit applicable. Dans l’UE, on ne peut refuser à une signature électronique un effet juridique ou sa recevabilité comme preuve au seul motif qu’elle est électronique ; son poids dépend du droit et des circonstances.

• Qu’est-ce que l’ESIGN Act américain, et la signature HawkOpen vaut-elle dans l’UE et aux États-Unis ?

  L’ESIGN Act de 2000 est une loi fédérale américaine selon laquelle une signature ou un contrat ne peut être privé d’effet juridique au seul motif qu’il est électronique ; la plupart des États ont des règles proches fondées sur l’UETA. Cela ne rend pas tout contrat valable. HawkOpen décrit sa signature selon le règlement européen eIDAS comme une signature électronique simple et ne l’a pas analysée au regard du droit américain.

• Puis-je résilier un contrat ou une assurance par e-mail ou avec une signature électronique ?

  Cela dépend du pays, du type de document et de la forme exigée, ainsi que du contrat lui-même. Si le contrat ou la loi ne demande qu’un écrit sur support durable, un e-mail peut suffire ; s’ils exigent la forme écrite, vérifiez si et comment la forme électronique peut la remplacer. Lisez d’abord la clause de résiliation.

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