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Parce que HawkOpen n’accepte les fichiers qu’après leur analyse antimalware et leur nettoyage par un service externe, et ce service n’est pas encore activé. D’ici là, le suivi des PDF, les propositions, les messages vidéo et la signature sont un aperçu et les envois sont refusés.
Vérifié:
C’est voulu : les fichiers que vous envoyez sont ensuite ouverts par vos destinataires, donc HawkOpen ne conserve pas de fichiers non vérifiés.
Le suivi des ouvertures et des clics dans les e-mails n’en dépend pas et fonctionne sans envoi de fichiers.
Non. Une fois la pièce jointe téléchargée, le fichier est sur l’appareil du destinataire et aucun outil ne peut voir de manière fiable s’il est ouvert. HawkOpen partage plutôt le PDF sous forme de lien suivi ; pour l’instant, c’est un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.
Oui, pour un PDF partagé sous forme de lien HawkOpen, une fois que le destinataire accepte la mesure sur la page du PDF. Pour chaque session, HawkOpen additionne le temps actif sur chaque page. Le temps ne compte que si l’onglet est visible et actif, la page visible au moins à moitié et le lecteur actif dans les 30 dernières secondes.
Non. HawkOpen ne voit pas qui a ouvert un fichier Google Drive ; Google Drive a ses propres informations d’activité, selon le type de compte. HawkOpen suit les PDF que vous partagez sous forme de liens HawkOpen, par destinataire, et c’est pour l’instant un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.
Le suivi de documents consiste à partager un fichier sous forme de lien plutôt qu’en pièce jointe, pour voir quand et combien de temps il est consulté. Dans HawkOpen, vous importez un PDF, donnez accès à chaque destinataire et voyez les sessions de consultation et le temps actif sur chaque page une fois que le destinataire l’accepte sur la page du PDF.
Une pièce jointe est une copie qui vous échappe une fois envoyée : vous ne voyez pas si elle a été ouverte et ne pouvez pas la reprendre. Un lien HawkOpen laisse le fichier chez HawkOpen : vous pouvez couper l’accès d’un destinataire et, s’il l’accepte sur la page du PDF, voir les sessions et le temps par page.
Pas de manière fiable. Un pixel de suivi fonctionne dans le corps de l’e-mail, pas dans un fichier joint, et un PDF qui tente de contacter un serveur à l’ouverture est en général bloqué par les lecteurs PDF ou signalé comme suspect. HawkOpen n’ajoute aucun code de suivi à vos fichiers.
Un lien PDF accepte un fichier PDF jusqu’à 10 Mo. Toutes les pages peuvent être consultées, mais le temps par page n’est enregistré que pour les 500 premières.
Oui, une fois que le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF ; le consentement couvre les documents de votre entreprise jusqu’à ce que le destinataire le retire. Chaque fois que le PDF est ensuite ouvert dans une nouvelle session de navigateur, HawkOpen enregistre une session de consultation distincte : début, dernière activité, durée, adresse IP et navigateur.
Oui, avec l’offre Business : vous pouvez fixer une date d’expiration et un nombre maximal de consultations pour un lien PDF, et les modifier ensuite. Passé la date ou la limite, le lecteur voit une page indiquant que le lien a expiré ou que la limite de consultations est atteinte.
HawkOpen utilise un code à usage unique plutôt qu’un mot de passe. Vous donnez accès à une adresse e-mail précise ; quand cette personne ouvre le lien, HawkOpen lui envoie un code à 8 chiffres, et le document ne s’ouvre qu’après sa saisie.
Non. Le destinataire ouvre le lien dans un navigateur ordinaire, saisit le code à usage unique que HawkOpen lui envoie par e-mail et lit le document. Il n’installe rien et ne crée pas de compte.
Pas par son nom. Pour les visites dont le destinataire a accepté la mesure, la liste des sessions indique quand chaque session de consultation a eu lieu, sa durée, l’adresse IP et le navigateur. Comme l’accès est donné par adresse e-mail et confirmé par un code envoyé à cette adresse, le lecteur avait forcément accès à l’une des boîtes que vous avez choisies.
Pour les liens PDF, HawkOpen ne signale pas le transfert. Un lien PDF transféré sert d’ailleurs peu : le code à usage unique part vers l’adresse qui a l’accès, pas vers la personne qui a reçu le transfert. Les liens de proposition, eux, signalent une consultation comme transférée.
Un lien PDF n’a pas d’option de téléchargement : la visionneuse affiche le document dans le navigateur, et ce qu’un navigateur affiche, il peut en général l’enregistrer. Sur les liens de proposition, le téléchargement est désactivé tant que vous ne l’autorisez pas, et un filigrane est alors activé par défaut.
Sur les liens de proposition, oui : une tentative d’impression dans la visionneuse est enregistrée dans le rapport de la proposition, avec l’indication que le téléchargement était autorisé ou non. Les liens PDF ordinaires n’enregistrent pas l’impression.
Oui, avec l’offre Business. La visionneuse affiche alors sur les pages un texte diagonal discret avec l’identifiant de la session, la date et l’heure et le mot HawkOpen. Le fichier PDF lui-même n’est pas modifié.
Vous pouvez révoquer l’accès d’un destinataire ou supprimer tout le document, et le lien cesse de fonctionner. Vous ne pouvez pas remplacer le fichier derrière un lien existant : importez la nouvelle version et envoyez un nouveau lien.
Avec l’offre Business, oui : activez dans les réglages les alertes e-mail pour les PDF et HawkOpen vous écrit à chaque nouvelle session de consultation dont le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF. Le réglage est désactivé par défaut. Avec les autres offres, vous voyez ces sessions dans le tableau de bord.
Pas aujourd’hui. La visionneuse PDF est une page HawkOpen avec le nom HawkOpen dans l’en-tête, et vous ne pouvez pas la remplacer par votre logo ou vos couleurs.
Les liens PDF et les demandes de signature n’acceptent que des fichiers PDF. Les liens de proposition acceptent aussi des fichiers Word, PowerPoint et OpenDocument et des images, que HawkOpen convertit en PDF.
Les scanners de sécurité et les aperçus de liens ouvrent les liens avant les personnes, et beaucoup d’outils les comptent comme consultations ou clics. HawkOpen signale les clics probables de scanners dans les e-mails au lieu de les compter comme des personnes, et ses pages de PDF, de vidéo et de signature demandent un code à usage unique qu’un scanner ne peut pas saisir.
HawkOpen ne peut pas juger les liens d’une autre entreprise. Les liens de partage de documents sont souvent bloqués par les filtres d’entreprise, car les attaquants les imitent ; vérifiez l’expéditeur et l’adresse réelle du lien avant de saisir quoi que ce soit.
Avec l’offre Business, HawkOpen peut lire le texte d’un PDF, classer le document comme facture, contrat ou proposition par mots-clés et lister les adresses e-mail, dates, montants et références possibles. Il ne lit ni les scans ni l’écriture manuscrite : il n’y a pas d’OCR.
Pas avec HawkOpen. Sa visionneuse PDF n’envoie aucune donnée à Google Analytics ; les consultations et le temps par page, mesurés uniquement avec le consentement du destinataire, n’apparaissent que dans votre tableau de bord HawkOpen.
Non. Vos PDF figurent dans une seule liste avec titre, date de création, expiration, limite de consultations et filigrane ; il n’y a ni dossiers ni étiquettes.
Non. Un lien PDF affiche toujours le fichier importé, et on ne peut pas lui ajouter de nouvelle version. Importez la nouvelle version comme document distinct ; chacun a ses sessions et statistiques par page, que vous pouvez comparer vous-même.
Oui. La visionneuse est une page web qui s’adapte aux écrans étroits : le destinataire lit le document dans le navigateur de son téléphone sans application. Le temps par page est mesuré comme sur un ordinateur, donc lui aussi seulement après l’accord du destinataire sur la page du PDF.
HawkOpen ne partage pas de dossiers, ce problème ne s’y pose donc pas ; dans les services de dossiers, cela dépend en général de la façon dont le dossier a été partagé, consultez leur aide. Dans HawkOpen, chaque PDF a son propre lien, et un document ajouté plus tard a besoin de son propre accès.
Un message vidéo est une courte vidéo que vous importez et envoyez sous forme de lien HawkOpen ; si le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, vous voyez ensuite si et combien elle a été regardée. Les messages vidéo font partie des offres Pro et Business.
Une fois que le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, HawkOpen enregistre pour chaque session la durée de visionnage, la part de la vidéo réellement lue et si elle a été vue jusqu’au bout (au moins 95 %). Avancer rapidement ne compte pas comme regarder.
Les deux partagent un fichier sous forme de lien avec un accès par destinataire et un code à usage unique, et les deux ne mesurent qu’après l’accord du destinataire sur la page. Un lien PDF enregistre le temps par page (toutes les offres ; Business ajoute expiration, limite et filigrane) ; un lien vidéo enregistre la durée, la part regardée et les visionnages complets (Pro et Business).