Comment savoir si quelqu’un a ouvert mon PDF ?
Envoyez le PDF sous forme de lien HawkOpen plutôt qu’en pièce jointe. Une fois que le destinataire l’accepte sur la page du PDF, HawkOpen enregistre chaque session de consultation et le temps actif sur chaque page ; sans ce consentement, vous ne voyez aucune session. Pour l’instant, c’est un aperçu : cela ne fonctionne qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée.
Puis-je savoir si quelqu’un a ouvert la pièce jointe de mon e-mail ?
Non. Une fois la pièce jointe téléchargée, le fichier est sur l’appareil du destinataire et aucun outil ne peut voir de manière fiable s’il est ouvert. HawkOpen partage plutôt le PDF sous forme de lien suivi ; pour l’instant, c’est un aperçu jusqu’à l’activation de l’analyse externe des fichiers.
Puis-je voir sur quelle page de mon PDF quelqu’un a passé le plus de temps ?
Oui, pour un PDF partagé sous forme de lien HawkOpen, une fois que le destinataire accepte la mesure sur la page du PDF. Pour chaque session, HawkOpen additionne le temps actif sur chaque page. Le temps ne compte que si l’onglet est visible et actif, la page visible au moins à moitié et le lecteur actif dans les 30 dernières secondes.
Pourquoi ne puis-je pas encore envoyer de PDF, de vidéo ou de document à signer ?
Parce que HawkOpen n’accepte les fichiers qu’après leur analyse antimalware et leur nettoyage par un service externe, et ce service n’est pas encore activé. D’ici là, le suivi des PDF, les propositions, les messages vidéo et la signature sont un aperçu et les envois sont refusés.
Qu’est-ce que le suivi de documents, et comment HawkOpen le fait-il ?
Le suivi de documents consiste à partager un fichier sous forme de lien plutôt qu’en pièce jointe, pour voir quand et combien de temps il est consulté. Dans HawkOpen, vous importez un PDF, donnez accès à chaque destinataire et voyez les sessions de consultation et le temps actif sur chaque page une fois que le destinataire l’accepte sur la page du PDF.
Le destinataire ouvre le document dans son navigateur après avoir saisi un code à usage unique envoyé à son adresse e-mail. L’accès de chaque destinataire prend fin au plus tard après 7 jours ; avec l’offre Business, vous pouvez aussi fixer une date d’expiration et une limite de consultations pour le lien.
Les sessions et le temps par page ne comptent qu’après que le destinataire a accepté, sur la page du PDF, que votre entreprise voie combien de temps il lit ses documents. Tant qu’il n’a pas répondu, et après un refus, HawkOpen ne mesure rien, ne vous montre aucune session et ne conserve aucune adresse IP.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Faut-il envoyer un PDF en pièce jointe ou sous forme de lien ?
Une pièce jointe est une copie qui vous échappe une fois envoyée : vous ne voyez pas si elle a été ouverte et ne pouvez pas la reprendre. Un lien HawkOpen laisse le fichier chez HawkOpen : vous pouvez couper l’accès d’un destinataire et, s’il l’accepte sur la page du PDF, voir les sessions et le temps par page.
Un lien allège aussi l’e-mail, ce qui aide pour les gros fichiers. Un lien PDF HawkOpen accepte des fichiers jusqu’à 10 Mo ; enregistrez d’abord en PDF les fichiers Word ou autres. La pièce jointe reste préférable si le destinataire a besoin du fichier hors ligne ou ne peut pas ouvrir de liens externes.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Peut-on suivre un PDF téléchargé, ou surveiller une pièce jointe avec un pixel de suivi ?
Pas de manière fiable. Un pixel de suivi fonctionne dans le corps de l’e-mail, pas dans un fichier joint, et un PDF qui tente de contacter un serveur à l’ouverture est en général bloqué par les lecteurs PDF ou signalé comme suspect. HawkOpen n’ajoute aucun code de suivi à vos fichiers.
Ce que fait HawkOpen à la place : le PDF reste chez HawkOpen et le destinataire l’ouvre depuis un lien dans son navigateur, si bien qu’une session de consultation peut être enregistrée une fois que le destinataire l’accepte sur la page du PDF. Si quelqu’un enregistre une copie, ce qu’il en fait échappe à HawkOpen.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Quelle est la taille maximale d’un PDF, et y a-t-il une limite de pages ?
Un lien PDF accepte un fichier PDF jusqu’à 10 Mo. Toutes les pages peuvent être consultées, mais le temps par page n’est enregistré que pour les 500 premières.
Chaque utilisateur peut conserver jusqu’à 100 fichiers PDF et 200 Mo au total. Les liens de proposition, une fonction distincte, acceptent des fichiers jusqu’à 25 Mo et 300 pages.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je voir les visites répétées quand quelqu’un rouvre mon PDF ?
Oui, une fois que le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF ; le consentement couvre les documents de votre entreprise jusqu’à ce que le destinataire le retire. Chaque fois que le PDF est ensuite ouvert dans une nouvelle session de navigateur, HawkOpen enregistre une session de consultation distincte : début, dernière activité, durée, adresse IP et navigateur.
Pour chaque page, vous voyez aussi combien de sessions y ont passé du temps et le temps actif total. Une session est une visite de navigateur, pas une personne : une personne sur deux appareils fait deux sessions, et la liste n’affiche pas de noms.
Les sessions et le temps par page ne comptent qu’après que le destinataire a accepté, sur la page du PDF, que votre entreprise voie combien de temps il lit ses documents. Tant qu’il n’a pas répondu, et après un refus, HawkOpen ne mesure rien, ne vous montre aucune session et ne conserve aucune adresse IP.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Un lien PDF peut-il expirer ou avoir une limite de consultations, et que voit alors le lecteur ?
Oui, avec l’offre Business : vous pouvez fixer une date d’expiration et un nombre maximal de consultations pour un lien PDF, et les modifier ensuite. Passé la date ou la limite, le lecteur voit une page indiquant que le lien a expiré ou que la limite de consultations est atteinte.
Avec toutes les offres, l’accès de chaque destinataire prend fin au plus tard après 7 jours, et vous pouvez le révoquer plus tôt.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je protéger un lien PDF par mot de passe ou exiger un e-mail avant la consultation ?
HawkOpen utilise un code à usage unique plutôt qu’un mot de passe. Vous donnez accès à une adresse e-mail précise ; quand cette personne ouvre le lien, HawkOpen lui envoie un code à 8 chiffres, et le document ne s’ouvre qu’après sa saisie.
Le code est valable 10 minutes et permet 5 essais. Le lecteur ne saisit pas d’adresse : le code part toujours vers celle que vous avez indiquée, si bien qu’une personne qui reçoit le lien transféré ne peut pas l’ouvrir sans accès à cette boîte. HawkOpen n’ajoute pas de mot de passe au fichier PDF lui-même.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Le destinataire a-t-il besoin d’un compte pour voir mon PDF ?
Non. Le destinataire ouvre le lien dans un navigateur ordinaire, saisit le code à usage unique que HawkOpen lui envoie par e-mail et lit le document. Il n’installe rien et ne crée pas de compte.
La visionneuse fonctionne dans le navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je voir quelle personne a ouvert mon PDF, ou pourquoi un lecteur anonyme s’affiche ?
Pas par son nom. Pour les visites dont le destinataire a accepté la mesure, la liste des sessions indique quand chaque session de consultation a eu lieu, sa durée, l’adresse IP et le navigateur. Comme l’accès est donné par adresse e-mail et confirmé par un code envoyé à cette adresse, le lecteur avait forcément accès à l’une des boîtes que vous avez choisies.
Pour distinguer les destinataires, partagez le document avec un seul destinataire à la fois. Même alors, une session montre qu’une personne ayant accès à cette boîte a ouvert le document, pas qui était devant l’écran.
Les sessions et le temps par page ne comptent qu’après que le destinataire a accepté, sur la page du PDF, que votre entreprise voie combien de temps il lit ses documents. Tant qu’il n’a pas répondu, et après un refus, HawkOpen ne mesure rien, ne vous montre aucune session et ne conserve aucune adresse IP.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je voir si le lien de mon PDF a été transféré à quelqu’un d’autre ?
Pour les liens PDF, HawkOpen ne signale pas le transfert. Un lien PDF transféré sert d’ailleurs peu : le code à usage unique part vers l’adresse qui a l’accès, pas vers la personne qui a reçu le transfert. Les liens de proposition, eux, signalent une consultation comme transférée.
Sur un lien de proposition, une consultation compte comme transférée quand quelqu’un confirme une autre adresse e-mail, et comme probablement transférée quand elle vient d’un nouvel appareil et d’un nouveau réseau sans confirmation.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je bloquer le téléchargement d’un PDF partagé, et comment le partager en sécurité ?
Un lien PDF n’a pas d’option de téléchargement : la visionneuse affiche le document dans le navigateur, et ce qu’un navigateur affiche, il peut en général l’enregistrer. Sur les liens de proposition, le téléchargement est désactivé tant que vous ne l’autorisez pas, et un filigrane est alors activé par défaut.
Pour partager un PDF aussi sûrement que HawkOpen le permet : ne donnez accès qu’aux adresses qui en ont besoin (chacune confirme un code à usage unique), fixez avec l’offre Business une date d’expiration, une limite de consultations et un filigrane, et révoquez l’accès ou supprimez le document quand il ne sert plus. Rien n’empêche un lecteur de faire des captures d’écran.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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HawkOpen enregistre-t-il les tentatives d’impression de mon document ?
Sur les liens de proposition, oui : une tentative d’impression dans la visionneuse est enregistrée dans le rapport de la proposition, avec l’indication que le téléchargement était autorisé ou non. Les liens PDF ordinaires n’enregistrent pas l’impression.
Une tentative enregistrée montre que la commande d’impression a été utilisée dans la visionneuse, pas qu’une feuille est sortie d’une imprimante.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je ajouter un filigrane à un PDF partagé ?
Oui, avec l’offre Business. La visionneuse affiche alors sur les pages un texte diagonal discret avec l’identifiant de la session, la date et l’heure et le mot HawkOpen. Le fichier PDF lui-même n’est pas modifié.
Le filigrane aide à rattacher une capture d’écran à une session de consultation ; il n’empêche pas les captures. Vous ne pouvez pas choisir votre propre texte.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
Questions liées: Puis-je bloquer le téléchargement d’un PDF partagé, et comment le partager en sécurité ? · Un lien PDF peut-il expirer ou avoir une limite de consultations, et que voit alors le lecteur ?
Puis-je révoquer un lien PDF après l’envoi, ou remplacer le fichier derrière ?
Vous pouvez révoquer l’accès d’un destinataire ou supprimer tout le document, et le lien cesse de fonctionner. Vous ne pouvez pas remplacer le fichier derrière un lien existant : importez la nouvelle version et envoyez un nouveau lien.
Supprimer un document supprime aussi ses sessions et statistiques : notez d’abord ce dont vous avez besoin. Avec l’offre Business, vous pouvez plutôt faire expirer le lien à la date de votre choix.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Serai-je averti quand quelqu’un consulte mon PDF ?
Avec l’offre Business, oui : activez dans les réglages les alertes e-mail pour les PDF et HawkOpen vous écrit à chaque nouvelle session de consultation dont le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF. Le réglage est désactivé par défaut. Avec les autres offres, vous voyez ces sessions dans le tableau de bord.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je afficher mon propre logo ou ma marque dans la visionneuse PDF ?
Pas aujourd’hui. La visionneuse PDF est une page HawkOpen avec le nom HawkOpen dans l’en-tête, et vous ne pouvez pas la remplacer par votre logo ou vos couleurs.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
Questions liées: Le destinataire a-t-il besoin d’un compte pour voir mon PDF ? · Puis-je ajouter un filigrane à un PDF partagé ?
Quels formats puis-je partager : Word, PowerPoint, OpenDocument ?
Les liens PDF et les demandes de signature n’acceptent que des fichiers PDF. Les liens de proposition acceptent aussi des fichiers Word, PowerPoint et OpenDocument et des images, que HawkOpen convertit en PDF.
Limites : 10 Mo pour un lien PDF ; 25 Mo et 300 pages pour une proposition. Pour partager un fichier Word ou PowerPoint en lien PDF, enregistrez-le d’abord en PDF.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Pourquoi mes consultations de documents et mes clics semblent-ils gonflés ?
Les scanners de sécurité et les aperçus de liens ouvrent les liens avant les personnes, et beaucoup d’outils les comptent comme consultations ou clics. HawkOpen signale les clics probables de scanners dans les e-mails au lieu de les compter comme des personnes, et ses pages de PDF, de vidéo et de signature demandent un code à usage unique qu’un scanner ne peut pas saisir.
Sur un PDF, le temps sur une page ne compte qu’après que le destinataire a accepté la mesure sur la page du PDF, et alors seulement si l’onglet est visible et actif, la page au moins à moitié affichée et quelqu’un actif dans les 30 dernières secondes : un onglet oublié en arrière-plan n’ajoute pas de temps.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Un lien DocSend est-il du phishing, et pourquoi les pare-feu d’entreprise bloquent-ils les liens de documents ?
HawkOpen ne peut pas juger les liens d’une autre entreprise. Les liens de partage de documents sont souvent bloqués par les filtres d’entreprise, car les attaquants les imitent ; vérifiez l’expéditeur et l’adresse réelle du lien avant de saisir quoi que ce soit.
Les liens de documents HawkOpen ne demandent qu’un code à usage unique envoyé à l’e-mail du destinataire ; ils ne demandent jamais de mot de passe. Si un filtre d’entreprise les bloque, le service informatique du destinataire peut vérifier le lien, ou vous pouvez envoyer le fichier en pièce jointe.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Qu’est-ce que l’analyse de documents de HawkOpen, et lit-elle les documents scannés ?
Avec l’offre Business, HawkOpen peut lire le texte d’un PDF, classer le document comme facture, contrat ou proposition par mots-clés et lister les adresses e-mail, dates, montants et références possibles. Il ne lit ni les scans ni l’écriture manuscrite : il n’y a pas d’OCR.
Le résultat est une suggestion selon des règles fixes, pas une lecture par intelligence artificielle ni une analyse juridique, et chaque résultat indique ses limites. Un PDF scanné sans couche texte ne donne presque rien.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je suivre les consultations ou téléchargements d’un PDF dans Google Analytics ?
Pas avec HawkOpen. Sa visionneuse PDF n’envoie aucune donnée à Google Analytics ; les consultations et le temps par page, mesurés uniquement avec le consentement du destinataire, n’apparaissent que dans votre tableau de bord HawkOpen.
Google Analytics peut compter les téléchargements d’un PDF hébergé sur votre propre site, ce qui est une autre configuration. Les liens suivis des e-mails HawkOpen gardent leurs paramètres UTM, donc les visites de votre site restent mesurables là-bas. Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je ranger mes liens PDF dans des dossiers ou avec des étiquettes ?
Non. Vos PDF figurent dans une seule liste avec titre, date de création, expiration, limite de consultations et filigrane ; il n’y a ni dossiers ni étiquettes.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Puis-je comparer les consultations de plusieurs versions d’un document ?
Non. Un lien PDF affiche toujours le fichier importé, et on ne peut pas lui ajouter de nouvelle version. Importez la nouvelle version comme document distinct ; chacun a ses sessions et statistiques par page, que vous pouvez comparer vous-même.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
Questions liées: Puis-je révoquer un lien PDF après l’envoi, ou remplacer le fichier derrière ? · Puis-je voir sur quelle page de mon PDF quelqu’un a passé le plus de temps ?
La visionneuse PDF fonctionne-t-elle sur téléphone ?
Oui. La visionneuse est une page web qui s’adapte aux écrans étroits : le destinataire lit le document dans le navigateur de son téléphone sans application. Le temps par page est mesuré comme sur un ordinateur, donc lui aussi seulement après l’accord du destinataire sur la page du PDF.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Que sont les messages vidéo de HawkOpen, et quelles offres les incluent ?
Un message vidéo est une courte vidéo que vous importez et envoyez sous forme de lien HawkOpen ; si le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, vous voyez ensuite si et combien elle a été regardée. Les messages vidéo font partie des offres Pro et Business.
Vous importez un fichier MP4 ou WebM jusqu’à 50 Mo ; chaque utilisateur peut avoir jusqu’à 20 vidéos. Chaque destinataire reçoit un accès pour sa propre adresse e-mail et le confirme avec un code à usage unique.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Que mesure HawkOpen quand quelqu’un regarde ma vidéo ?
Une fois que le destinataire l’accepte sur la page de la vidéo, HawkOpen enregistre pour chaque session la durée de visionnage, la part de la vidéo réellement lue et si elle a été vue jusqu’au bout (au moins 95 %). Avancer rapidement ne compte pas comme regarder.
Pour chaque vidéo, vous voyez les sessions, la part moyenne regardée et le nombre de visionnages complets. Une session montre que la vidéo a tourné dans un navigateur, pas que quelqu’un a fait attention.
Le visionnage ne compte qu’après que le destinataire a accepté, sur la page de la vidéo, que votre entreprise voie combien de temps il regarde ses documents. Tant qu’il n’a pas répondu, et après un refus, HawkOpen ne mesure rien, ne vous montre aucune session et ne conserve aucune adresse IP.
Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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Quelle différence entre les liens PDF et les liens vidéo dans HawkOpen ?
Les deux partagent un fichier sous forme de lien avec un accès par destinataire et un code à usage unique, et les deux ne mesurent qu’après l’accord du destinataire sur la page. Un lien PDF enregistre le temps par page (toutes les offres ; Business ajoute expiration, limite et filigrane) ; un lien vidéo enregistre la durée, la part regardée et les visionnages complets (Pro et Business).
Limites de taille : PDF jusqu’à 10 Mo ; vidéo MP4 ou WebM jusqu’à 50 Mo. Pour l’instant, c’est un aperçu : HawkOpen n’accepte les fichiers qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, ce qui n’est pas encore le cas.
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