HawkOpen gibt jedem Empfänger eine eigene Kopie, und eine getrackte Kopie hat eine eindeutige, schwer zu erratende Bildadresse. Das Bild ist 1×1 Pixel groß und unsichtbar. Lädt das Mailprogramm des Empfängers es herunter, erfasst HawkOpen eine mögliche Öffnung. Links, die mit https beginnen, werden durch eine kurze HawkOpen-Adresse ersetzt, die den Klick erfasst und dann zur ursprünglichen Seite weiterleitet.
Ein geladenes Bild ist nicht dasselbe wie eine gelesene E-Mail. Apple Mail, Gmail und Sicherheitsfilter von Unternehmen laden oft Bilder oder öffnen Links ohne einen Menschen. HawkOpen gibt jedem Ereignis eine Kategorie, etwa Datenschutz-Proxy, Sicherheitsscanner oder Mensch, und zeigt den Code der zugrunde liegenden Regel.
HawkOpen fügt diese Elemente erst ein, wenn der Inhaber Ihres Unternehmens oder ein Administrator das Tracking einschaltet, und nur in die Kopien von Empfängern, deren Einwilligung erfasst ist, getrennt für Öffnungen und für Links; alle anderen erhalten eine gewöhnliche E-Mail. Jede getrackte E-Mail endet mit dem Hinweis „Diese Nachricht enthält Tracking-Elemente von HawkOpen.“ und dem Link „Meine Aktivität nicht verfolgen“, über den der Empfänger das Tracking durch dieses Unternehmen ablehnen kann.
Wo Vorschriften eine Einwilligung verlangen, darf das Tracking erst beginnen, wenn sie vorliegt. Über den Link in der Nachricht kann der Empfänger die Einwilligung später widerrufen.