HawkOpen donne à chaque destinataire sa propre copie, et une copie suivie a une adresse d’image unique et difficile à deviner. L’image fait 1×1 pixel et reste invisible. Quand l’application de messagerie du destinataire la télécharge, HawkOpen enregistre une ouverture possible. Les liens qui commencent par https sont remplacés par une courte adresse HawkOpen qui enregistre le clic puis mène le lecteur à la page d’origine.
Une image chargée n’est pas un e-mail lu. Apple Mail, Gmail et les filtres de sécurité des entreprises chargent souvent les images ou ouvrent les liens sans intervention humaine. HawkOpen attribue à chaque événement une catégorie, par exemple proxy de confidentialité, scanner de sécurité ou humain, et affiche le code de la règle qui l’explique.
HawkOpen n’ajoute ces éléments qu’une fois le suivi activé par le propriétaire de votre entreprise ou un administrateur, et seulement dans les copies des destinataires dont le consentement est enregistré, séparément pour les ouvertures et pour les liens ; les autres reçoivent un e-mail ordinaire. Chaque e-mail suivi se termine par la mention « Ce message contient des éléments de suivi HawkOpen. » et le lien « Ne pas suivre mon activité », où le destinataire peut refuser le suivi par cette entreprise.
Lorsque des règles exigeant un consentement s’appliquent, le suivi ne peut démarrer qu’une fois ce consentement obtenu. Le lien présent dans le message permet de le retirer par la suite.