Czym różni się podpis elektroniczny prosty, zaawansowany i kwalifikowany?
Informacje mają charakter ogólny i dotyczą funkcji HawkOpen (TriStiX S.L.). Nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani oceny zgodności konkretnej kampanii lub dokumentu z przepisami. Klient podejmuje decyzje dotyczące swoich działań i w razie potrzeby korzysta z porady właściwego specjalisty. Nie ogranicza to praw przysługujących mu na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów. Ostatni przegląd: 11 listopada 2026.
Rozporządzenie eIDAS przewiduje trzy poziomy. Prosty podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej dołączone do innych danych lub logicznie z nimi powiązane, których podpisujący używa do podpisania. Podpis zaawansowany jest ponadto jednoznacznie przypisany do podpisującego i pozwala go zidentyfikować, składa się go danymi, których podpisujący może z wysokim poziomem pewności używać pod swoją wyłączną kontrolą, i ujawnia późniejsze zmiany. Podpis kwalifikowany to podpis zaawansowany złożony kwalifikowanym urządzeniem i oparty na kwalifikowanym certyfikacie.
Sprawdzono:
eIDAS definiuje poziomy w art. 3 pkt 10–12, a wymogi podpisu zaawansowanego w art. 26. Zgodnie z art. 25 ust. 2 podpis kwalifikowany ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. To, jakiego poziomu wymaga dokument, zależy od prawa, któremu podlega.
HawkOpen oferuje tylko poziom prosty: podpisujący rysuje podpis albo wpisuje imię i nazwisko po potwierdzeniu kodu z maila, a HawkOpen dodaje raport dowodowy. E-podpis HawkOpen jest wersją poglądową do czasu włączenia zewnętrznego skanera plików.
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, których ktoś używa do podpisania, na przykład narysowany podpis albo wpisane imię i nazwisko; unijne rozporządzenie eIDAS definiuje go w art. 3 pkt 10. HawkOpen oferuje ten podstawowy, prosty rodzaj.
Plan Free w HawkOpen ma miesięczny limit próśb o podpis: 1. Osoba podpisująca nie potrzebuje konta; Ty potrzebujesz darmowego konta HawkOpen, żeby wysłać prośbę. Na razie e-podpis jest wersją poglądową, bo przyjmuje dokumenty dopiero po włączeniu zewnętrznego skanowania plików.
HawkOpen nie edytuje plików PDF ani Word. Wysyła PDF osobie, która ma podpisać: otwiera ona link, potwierdza dostęp kodem z maila i rysuje podpis albo wpisuje imię i nazwisko. Na razie to wersja poglądowa, dopóki nie zostanie włączone zewnętrzne skanowanie plików.
W HawkOpen tworzysz prośbę o podpis z adresem e-mail osoby podpisującej. HawkOpen wysyła jej link; potwierdza ona dostęp jednorazowym kodem, potem podpisuje albo odmawia, a Ty dostajesz powiadomienie i raport dowodowy. Na razie to wersja poglądowa, dopóki nie zostanie włączone zewnętrzne skanowanie plików.
Prośby o podpis są częścią planów HawkOpen: Free obejmuje 1 miesięcznie, Pro 5 miesięcznie, a Business nie ma miesięcznego limitu. Na razie e-podpis jest wersją poglądową, bo przyjmuje dokumenty dopiero po włączeniu zewnętrznego skanowania plików.
Nie. HawkOpen nie łączy się z e-dowodem, profilem zaufanym, mObywatelem, rządowymi usługami podpisu ani kartami do podpisu kwalifikowanego. Jego podpis jest prosty: osoba podpisująca rysuje go albo wpisuje imię i nazwisko po potwierdzeniu kodu z maila.
HawkOpen nie tworzy rankingów aplikacji do e-podpisu. Najpierw wybierz poziom podpisu, którego potrzebujesz: do podpisu kwalifikowanego potrzebny jest kwalifikowany dostawca usług zaufania; do prostego podpisu z raportem dowodowym HawkOpen jest jedną z opcji, na razie w wersji poglądowej.
W UE podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczenia jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną (art. 25 ust. 1 eIDAS). Rozporządzenie eIDAS gwarantuje podpisowi kwalifikowanemu równoważność ze skutkiem podpisu własnoręcznego. Skutki innych podpisów zależą od właściwego prawa i okoliczności.
Sąd może dopuścić podpis elektroniczny jako dowód; to, jaką wagę mu przypisze, zależy od właściwego prawa i okoliczności sprawy. Raport dowodowy HawkOpen pomaga, bo zapisuje przebieg podpisania.
Wpisane imię i nazwisko albo podpis na końcu maila może w wielu systemach prawnych być prostym podpisem elektronicznym, ale to, czy Cię wiąże, zależy od kraju, dokumentu i formy wymaganej przez prawo. W HawkOpen podpisujący może wpisać imię i nazwisko zamiast rysować podpis, po potwierdzeniu kodu z maila.
Konto nie jest potrzebne. Osoba podpisująca otwiera link z maila z zaproszeniem, potwierdza dostęp 8-cyfrowym kodem wysłanym na ten sam adres, czyta PDF, zaznacza zgodę i rysuje podpis albo wpisuje imię i nazwisko, ewentualnie odmawia.
HawkOpen wysyła kod mailem, nie SMS-em, na adres, dla którego utworzono prośbę. Sprawdź spam i inne foldery, odczekaj minutę i poproś na stronie o nowy kod; każdy kod jest ważny 10 minut.
Link do podpisu działa najwyżej 7 dni, a przy tworzeniu prośby możesz ustawić wcześniejszą datę końca. Potem link się nie otwiera, a wygasłej prośby nie da się przedłużyć: wyślij nową.
Osoba może kliknąć „Odmów podpisania” i potwierdzić. Prośba zostaje wtedy zamknięta na stałe, odmowa jest zapisana z godziną, a HawkOpen wysyła Ci maila.
Dopóki prośba czeka, możesz wysłać przypomnienie, które powtarza zaproszenie, a usunąć ją możesz w każdej chwili. Edytować się jej nie da: żeby zmienić dokument, osobę albo datę końca, usuń ją i utwórz nową.
Tak, ręcznie: dopóki prośba czeka na podpis, wysyłasz przypomnienie z panelu, a HawkOpen ponownie pisze do osoby podpisującej. Nie ma automatycznych przypomnień według harmonogramu dla próśb o podpis.
Nie w jednej prośbie. Prośba o podpis w HawkOpen ma dokładnie jedną osobę podpisującą, więc nie ma też kolejności podpisów. Dla kilku osób utwórz osobną prośbę dla każdej; każda dostaje własny raport dowodowy.
Nie. Osoba czyta PDF i składa jeden podpis, rysowany albo wpisany, pod całym dokumentem; nie ma pól formularza, parafek na stronach ani pól daty. Wypełnij PDF przed wysłaniem.
Obie opcje. Osoba rysuje podpis myszą, palcem albo rysikiem w polu na stronie albo wpisuje imię i nazwisko. HawkOpen wymaga rysunku z wystarczającą liczbą punktów albo wpisanego tekstu o długości co najmniej dwóch znaków.
Strona podpisu i maile do osoby podpisującej (zaproszenie, przypomnienie i jednorazowy kod) są po angielsku, polsku, niemiecku, hiszpańsku, francusku, portugalsku i włosku. Język to ten wybrany dla odbiorcy przy tworzeniu prośby, a w przeciwnym razie język panelu nadawcy; gdy żaden nie jest ustawiony, strona i mail z kodem idą za językiem przeglądarki osoby podpisującej, a zaproszenie i przypomnienie są po angielsku. Zdanie o zgodzie na stronie jest w tym samym języku.
Raport zawiera tytuł dokumentu i jego odcisk SHA-256, imię, nazwisko i adres e-mail osoby podpisującej, adres IP i przeglądarkę, zapisaną zgodę, godziny utworzenia prośby, przyjęcia zaproszenia przez dostawcę poczty, obejrzenia i podpisania dokumentu oraz narysowany albo wpisany podpis.
Po podpisaniu pobierasz raport dowodowy jako PDF z panelu. HawkOpen nie nanosi podpisu na Twój dokument: oryginalny PDF pozostaje bez zmian, a podpis widać w osobnym raporcie.
Nie automatycznie. Po podpisaniu osoba widzi stronę z potwierdzeniem, a HawkOpen pisze tylko do Ciebie. Jeśli potrzebuje kopii, wyślij jej PDF i raport dowodowy sam.
Raport zawiera link weryfikacyjny, który każdy otworzy bez konta. Strona sprawdza podpis Ed25519 HawkOpen pod zapisem i pokazuje tylko odcisk SHA-256 dokumentu, identyfikator klucza i godzinę podpisu; nie pokazuje imienia, adresu e-mail ani adresu IP podpisującego.
Porównaj odciski. Raport dowodowy zawiera odcisk SHA-256 oryginalnego PDF; oblicz odcisk swojej kopii dowolnym narzędziem SHA-256 (np. certutil w Windows albo shasum na Macu) i porównaj. Jeśli zmienił się choćby jeden bajt, będą różne.
Nie. Godziny w raporcie pochodzą z zegara serwera HawkOpen w chwili każdego zdarzenia. To nie jest kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu od dostawcy usług zaufania.
Nie. HawkOpen sprawdza tylko, czy osoba może czytać pocztę na adresie z prośby, wysyłając tam jednorazowy kod. To pokazuje dostęp do skrzynki, a nie to, kim jest podpisujący ani czy może podpisywać w imieniu firmy; HawkOpen nie sprawdza dokumentów tożsamości, numerów telefonu ani twarzy.
Adres e-mail i imię i nazwisko osoby podpisującej (jeśli je podałeś), adres IP i przeglądarkę z chwili podpisu albo odmowy, jej zgodę, narysowany podpis albo wpisane imię i nazwisko oraz godzinę każdego kroku. Podpisany zapis zawiera tylko skrót (hash) adresu e-mail, a publiczna strona weryfikacji nie pokazuje adresu wcale.
HawkOpen nie opublikował, jak długo przechowuje podpisane dokumenty i raporty dowodowe. Po podpisaniu pobierz raport i trzymaj go razem z oryginalnym PDF, żeby Twoje dowody nie zależały od HawkOpen.
Prośba o podpis prosi jedną osobę o podpisanie PDF rysowanym albo wpisanym podpisem i daje raport dowodowy. Akceptacja oferty to przycisk w linku do oferty, który zapisuje decyzję klienta jako potwierdzenie podpisane przez HawkOpen, bez rysowanego ani wpisanego podpisu.
Najpierw sprawdź, jakiego podpisu wymaga dokument; zależy to od kraju, rodzaju dokumentu i wymaganej formy. Podpis kwalifikowany daje kwalifikowany dostawca usług zaufania. Przy podpisywaniu korzystaj tylko z oczekiwanego linku, sprawdź nadawcę i dokument i zachowaj raport dowodowy.
Wpisany: tak, wpisanie imienia i nazwiska to jeden z dwóch sposobów podpisu w HawkOpen. Poświadczony notarialnie lub apostille: nie przez HawkOpen; robi to notariusz lub urząd według własnych zasad. Podrobiony: każdy zwykły podpis da się naśladować, dlatego HawkOpen zapisuje, jak go złożono.
Nie. HawkOpen zbiera zwykły podpis elektroniczny od osoby; nie oferuje pieczęci elektronicznych ani pieczątek firmowych. Pieczęć elektroniczną według eIDAS, zaawansowaną lub kwalifikowaną, daje dostawca usług zaufania.
Zależy to od kraju, rodzaju umowy i formy, jakiej wymaga dla niej prawo. Niektóre kraje wymagają dla części dokumentów pracowniczych lub najmu formy pisemnej albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego; wtedy zwykły podpis, taki jak w HawkOpen, może nie wystarczyć.
W HawkOpen osoba zawsze może odmówić zamiast podpisać. To, czy druga strona musi przyjąć podpis elektroniczny i jak można go zakwestionować, zależy od umowy i właściwego prawa. W UE podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutków prawnych ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny; jaką ma wagę, zależy od prawa i okoliczności.
ESIGN Act z 2000 r. to amerykańska ustawa federalna, według której podpisowi lub umowie nie można odmówić skutków prawnych tylko dlatego, że są elektroniczne; większość stanów ma podobne zasady oparte na UETA. Nie czyni to ważną każdej umowy. HawkOpen opisuje swój podpis według unijnego rozporządzenia eIDAS jako zwykły podpis elektroniczny i nie analizował go pod kątem prawa USA.
Zależy to od kraju, rodzaju dokumentu i wymaganej formy, a także od samej umowy. Jeśli umowa albo prawo wymaga tylko formy tekstowej (dokumentowej), mail może wystarczyć; jeśli wymaga formy pisemnej, sprawdź, czy i jak może ją zastąpić forma elektroniczna. Zacznij od zapisu o wypowiedzeniu.
