Es intencionado: los archivos que sube los abren después sus destinatarios, así que HawkOpen no guarda archivos que nadie haya revisado.
El seguimiento de aperturas y clics en correos no depende de ello y funciona sin subir archivos.
¿Por qué aún no puedo subir un PDF, un vídeo o un documento para firmar?
Porque HawkOpen solo acepta archivos después de que un servicio externo los analice en busca de malware y los limpie, y ese servicio aún no está activado. Hasta entonces, el seguimiento de PDF, las propuestas, los mensajes de vídeo y la firma son una vista previa y las subidas se rechazan.
Revisado:
Preguntas relacionadas
Más sobre este tema
- ¿Puedo saber si alguien abrió el archivo adjunto de mi correo?
No. Una vez descargado el adjunto, el archivo está en el dispositivo del destinatario y ninguna herramienta puede ver con fiabilidad si se abre. En su lugar, HawkOpen comparte el PDF como enlace con seguimiento; por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.
- ¿Puedo ver en qué página de mi PDF pasó alguien más tiempo?
Sí, en un PDF compartido como enlace de HawkOpen, cuando el destinatario acepta la medición en la página del PDF. En cada sesión HawkOpen suma el tiempo activo en cada página. El tiempo solo cuenta si la pestaña está visible y en primer plano, la página se ve al menos a la mitad y el lector estuvo activo en los últimos 30 segundos.
- ¿Puede HawkOpen mostrar quién vio un documento compartido en Google Drive?
No. HawkOpen no puede ver quién abrió un archivo de Google Drive; Google Drive tiene su propia información de actividad, que depende del tipo de cuenta. HawkOpen sigue los PDF que comparte como enlaces de HawkOpen, por destinatario, y por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.
- ¿Qué es el seguimiento de documentos y cómo lo hace HawkOpen?
El seguimiento de documentos consiste en compartir un archivo como enlace en lugar de adjunto, para ver cuándo y cuánto tiempo se consulta. En HawkOpen sube un PDF, da acceso a cada destinatario y ve las sesiones de visualización y el tiempo activo en cada página cuando el destinatario lo acepta en la página del PDF.
- ¿Envío el PDF como adjunto o como enlace?
Un adjunto es una copia que, una vez enviada, sale de su control: no puede ver si se abrió ni retirarla. Un enlace de HawkOpen deja el archivo en HawkOpen, así que puede cortar el acceso de un destinatario y, si el destinatario lo acepta en la página del PDF, ver las sesiones y el tiempo por página.
- ¿Se puede rastrear un PDF descargado o vigilar un adjunto con un píxel de seguimiento?
No de forma fiable. Un píxel de seguimiento funciona en el cuerpo del correo, no dentro de un archivo adjunto, y un PDF que intenta contactar con un servidor al abrirse suele quedar bloqueado por el lector de PDF o marcado como sospechoso. HawkOpen no añade código de seguimiento a sus archivos.
- ¿Cuál es el tamaño máximo de un PDF y hay límite de páginas?
Un enlace de PDF admite un archivo PDF de hasta 10 MB. Se pueden ver todas las páginas, pero el tiempo por página solo se registra en las 500 primeras.
- ¿Veo las visitas repetidas cuando alguien vuelve a abrir mi PDF?
Sí, cuando el destinatario ha aceptado la medición en la página del PDF; el consentimiento cubre los documentos de su empresa hasta que el destinatario lo retire. Cada vez que el PDF se abre después en una nueva sesión del navegador, HawkOpen registra una sesión de visualización aparte: cuándo empezó, cuándo estuvo activa por última vez, cuánto duró, la dirección IP y el navegador.
- ¿Puede un enlace de PDF caducar o tener un límite de visualizaciones, y qué ve entonces el lector?
Sí, en el plan Business: puede fijar una fecha de caducidad y un número máximo de visualizaciones para un enlace de PDF y cambiarlos después. Pasada la fecha o el límite, el lector ve una página que dice que el enlace caducó o que se alcanzó el límite.
- ¿Puedo proteger un enlace de PDF con contraseña o pedir un correo antes de verlo?
HawkOpen usa un código de un solo uso en lugar de una contraseña. Usted da acceso a una dirección de correo concreta; cuando esa persona abre el enlace, HawkOpen le envía un código de 8 cifras y el documento solo se abre tras introducirlo.
- ¿El destinatario necesita una cuenta para ver mi PDF?
No. El destinatario abre el enlace en un navegador normal, introduce el código de un solo uso que HawkOpen le envía por correo y lee el documento. No instala nada ni crea una cuenta.
- ¿Puedo ver qué persona abrió mi PDF, o por qué aparece un lector anónimo?
No por nombre. Para las visitas cuya medición aceptó el destinatario, la lista de sesiones muestra cuándo fue cada sesión de visualización, cuánto duró, la dirección IP y el navegador. Como el acceso se da por dirección de correo y se confirma con un código enviado a ella, el lector tuvo que tener acceso a uno de los buzones que usted eligió.
- ¿Puedo ver si el enlace de mi PDF se reenvió a otra persona?
En los enlaces de PDF, HawkOpen no marca el reenvío. Un enlace de PDF reenviado sirve de poco: el código de un solo uso va a la dirección con acceso, no a quien recibió el reenvío. Los enlaces de propuesta sí marcan una visualización como reenviada.
- ¿Puedo bloquear la descarga de un PDF compartido y cómo lo comparto de forma segura?
Un enlace de PDF no tiene un interruptor de descarga: el visor muestra el documento en el navegador, y lo que un navegador muestra normalmente también puede guardarlo. En los enlaces de propuesta, la descarga está desactivada salvo que la permita, y mientras lo está se activa por defecto una marca de agua.
- ¿HawkOpen registra cuando alguien intenta imprimir mi documento?
En los enlaces de propuesta, sí: un intento de impresión en el visor queda en el informe de la propuesta, junto con si la descarga estaba permitida. Los enlaces de PDF normales no registran la impresión.
- ¿Puedo añadir una marca de agua a un PDF compartido?
Sí, en el plan Business. El visor muestra entonces sobre las páginas un texto diagonal tenue con el identificador de la sesión, la fecha y la hora y la palabra HawkOpen. El archivo PDF en sí no cambia.
- ¿Puedo revocar un enlace de PDF tras enviarlo o cambiar el archivo que contiene?
Puede revocar el acceso de un destinatario o borrar todo el documento, y el enlace deja de funcionar. No puede cambiar el archivo de un enlace existente: suba la nueva versión y envíe un enlace nuevo.
- ¿Me avisarán cuando alguien vea mi PDF?
En el plan Business, sí: active en los ajustes los avisos por correo de PDF y HawkOpen le escribirá con cada nueva sesión de visualización cuya medición el destinatario aceptó en la página del PDF. El ajuste viene desactivado. En los demás planes ve esas sesiones en el panel.
- ¿Puedo mostrar mi propio logo o marca en el visor de PDF?
Hoy no. El visor de PDF es una página de HawkOpen con el nombre HawkOpen en la cabecera, y no se puede sustituir por su logo ni sus colores.
- ¿Qué formatos puedo compartir: Word, PowerPoint, OpenDocument?
Los enlaces de PDF y las solicitudes de firma solo admiten archivos PDF. Los enlaces de propuesta admiten también archivos de Word, PowerPoint y OpenDocument e imágenes, que HawkOpen convierte a PDF.
- ¿Por qué mis visualizaciones de documentos y clics parecen inflados?
Los escáneres de seguridad y las vistas previas de enlaces abren los enlaces antes que las personas, y muchas herramientas lo cuentan como visualizaciones o clics. HawkOpen marca los clics probables de escáneres en los correos en lugar de contarlos como personas, y sus páginas de PDF, vídeo y firma piden un código de un solo uso que un escáner no puede introducir.
- ¿Un enlace de DocSend es phishing y por qué los cortafuegos de empresa bloquean enlaces a documentos?
HawkOpen no puede juzgar los enlaces de otra empresa. Los enlaces para compartir documentos se bloquean a menudo en los filtros de empresa porque los atacantes los imitan; compruebe el remitente y la dirección real del enlace antes de introducir nada.
- ¿Qué es el análisis de documentos de HawkOpen y lee documentos escaneados?
En el plan Business, HawkOpen puede leer el texto de un PDF, clasificar el documento como factura, contrato o propuesta por palabras clave y listar posibles correos, fechas, importes y números de referencia. No lee escaneos ni escritura a mano: no hay OCR.
- ¿Puedo seguir las visualizaciones o descargas de un PDF en Google Analytics?
No con HawkOpen. Su visor de PDF no envía datos a Google Analytics; las visualizaciones y el tiempo por página, medidos solo con el consentimiento del destinatario, solo aparecen en su panel de HawkOpen.
- ¿Puedo organizar los enlaces de PDF en carpetas o con etiquetas?
No. Sus PDF aparecen en una sola lista con título, fecha de creación, caducidad, límite de visualizaciones y marca de agua; no hay carpetas ni etiquetas.
- ¿Puedo comparar las visualizaciones de distintas versiones de un documento?
No. Un enlace de PDF siempre muestra el archivo subido y no se le puede añadir una versión nueva. Suba la nueva versión como documento aparte; cada uno tiene sus sesiones y estadísticas por página, que puede comparar usted.
- ¿El visor de PDF funciona en el móvil?
Sí. El visor es una página web que se adapta a pantallas estrechas, así que el destinatario lee el documento en el navegador del móvil sin aplicación. El tiempo por página se mide igual que en un ordenador, es decir, también solo después de que el destinatario lo acepte en la página del PDF.
- ¿Por qué los destinatarios no ven los archivos que añadí después a una carpeta compartida?
HawkOpen no comparte carpetas, así que esto no ocurre en HawkOpen; en los servicios de carpetas suele depender de cómo se compartió la carpeta, consulte su ayuda. En HawkOpen cada PDF tiene su propio enlace, y un documento añadido después necesita su propio acceso.
- ¿Qué son los mensajes de vídeo de HawkOpen y qué planes los incluyen?
Un mensaje de vídeo es un vídeo corto que sube y envía como enlace de HawkOpen; si el destinatario lo acepta en la página del vídeo, después ve si se vio y cuánto. Los mensajes de vídeo forman parte de los planes Pro y Business.
- ¿Qué mide HawkOpen cuando alguien ve mi vídeo?
Cuando el destinatario lo acepta en la página del vídeo, HawkOpen registra en cada sesión el tiempo de reproducción, qué parte del vídeo se reprodujo de verdad y si se vio hasta el final (al menos el 95 %). Saltar hacia delante no cuenta como ver.
- ¿En qué se diferencian los enlaces de PDF y de vídeo en HawkOpen?
Ambos comparten un archivo como enlace con acceso por destinatario y código de un solo uso, y ambos miden solo después de que el destinatario lo acepte en la página. Un enlace de PDF registra el tiempo por página (todos los planes; Business añade caducidad, límite y marca de agua); uno de vídeo registra tiempo de reproducción, parte vista y visualizaciones completas (Pro y Business).