É intencional: os ficheiros que envia são depois abertos pelos seus destinatários, por isso o HawkOpen não guarda ficheiros que ninguém verificou.
O rastreio de aberturas e cliques em emails não depende disto e funciona sem envio de ficheiros.
Porque é que ainda não posso enviar um PDF, um vídeo ou um documento para assinar?
Porque o HawkOpen só aceita ficheiros depois de um serviço externo os analisar em busca de malware e os limpar, e esse serviço ainda não está ativado. Até lá, o rastreio de PDF, as propostas, as mensagens de vídeo e a assinatura são uma pré-visualização e os envios são recusados.
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- Posso saber se alguém abriu o anexo do meu email?
Não. Depois de descarregado, o anexo está no dispositivo do destinatário e nenhuma ferramenta consegue ver com fiabilidade se é aberto. Em vez disso, o HawkOpen partilha o PDF como link com rastreio; por agora é uma pré-visualização até a análise externa de ficheiros ser ativada.
- Posso ver em que página do meu PDF alguém passou mais tempo?
Sim, num PDF partilhado como link do HawkOpen, quando o destinatário aceita a medição na página do PDF. Em cada sessão, o HawkOpen soma o tempo ativo em cada página. O tempo só conta quando o separador está visível e em foco, a página está pelo menos meio visível e o leitor esteve ativo nos últimos 30 segundos.
- O HawkOpen mostra quem viu um documento partilhado no Google Drive?
Não. O HawkOpen não consegue ver quem abriu um ficheiro do Google Drive; o Google Drive tem as suas próprias informações de atividade, que dependem do tipo de conta. O HawkOpen rastreia os PDF que partilha como links do HawkOpen, por destinatário, e por agora é uma pré-visualização até a análise externa de ficheiros ser ativada.
- O que é o rastreio de documentos e como o faz o HawkOpen?
Rastrear documentos é partilhar um ficheiro como link em vez de anexo, para ver quando e durante quanto tempo é consultado. No HawkOpen carrega um PDF, dá acesso a cada destinatário e vê as sessões de visualização e o tempo ativo em cada página quando o destinatário aceita na página do PDF.
- Devo enviar o PDF como anexo ou como link?
Um anexo é uma cópia que, depois de enviada, sai do seu controlo: não vê se foi aberta nem a pode retirar. Um link do HawkOpen mantém o ficheiro no HawkOpen, por isso pode terminar o acesso de um destinatário e, se o destinatário aceitar na página do PDF, ver as sessões e o tempo por página.
- É possível rastrear um PDF descarregado ou vigiar um anexo com um pixel de rastreio?
Não de forma fiável. Um pixel de rastreio funciona no corpo do email, não dentro de um ficheiro anexo, e um PDF que tenta contactar um servidor ao abrir é normalmente bloqueado pelos leitores de PDF ou marcado como suspeito. O HawkOpen não acrescenta código de rastreio aos seus ficheiros.
- Qual é o tamanho máximo de um PDF e há limite de páginas?
Um link de PDF aceita um ficheiro PDF até 10 MB. Podem ver-se todas as páginas, mas o tempo por página só é registado nas primeiras 500.
- Consigo ver as visitas repetidas quando alguém volta a abrir o meu PDF?
Sim, depois de o destinatário aceitar a medição na página do PDF; o consentimento abrange os documentos da sua empresa até o destinatário o retirar. Sempre que o PDF é depois aberto numa nova sessão do navegador, o HawkOpen regista uma sessão de visualização separada: quando começou, quando esteve ativa pela última vez, quanto durou, o endereço IP e o navegador.
- Um link de PDF pode expirar ou ter um limite de visualizações, e o que vê então o leitor?
Sim, no plano Business: pode definir uma data de expiração e um número máximo de visualizações para um link de PDF e alterá-los depois. Passada a data ou o limite, o leitor vê uma página a dizer que o link expirou ou que o limite foi atingido.
- Posso proteger um link de PDF com palavra-passe ou exigir um email antes de o ver?
O HawkOpen usa um código de utilização única em vez de uma palavra-passe. Dá acesso a um endereço de email concreto; quando essa pessoa abre o link, o HawkOpen envia-lhe um código de 8 dígitos e o documento só abre depois de o introduzir.
- O destinatário precisa de conta para ver o meu PDF?
Não. O destinatário abre o link num navegador normal, introduz o código de utilização única que o HawkOpen lhe envia por email e lê o documento. Não instala nada nem cria conta.
- Consigo ver que pessoa abriu o meu PDF, ou porque aparece um leitor anónimo?
Não pelo nome. Para as visitas cuja medição o destinatário aceitou, a lista de sessões mostra quando foi cada sessão de visualização, quanto durou, o endereço IP e o navegador. Como o acesso é dado por endereço de email e confirmado com um código enviado para lá, o leitor teve de ter acesso a uma das caixas de correio que escolheu.
- Consigo ver se o link do meu PDF foi reencaminhado a outra pessoa?
Nos links de PDF, o HawkOpen não assinala o reencaminhamento. Um link de PDF reencaminhado serve de pouco: o código de utilização única vai para o endereço com acesso, não para quem recebeu o reencaminhamento. Os links de proposta assinalam uma visualização como reencaminhada.
- Posso bloquear a transferência de um PDF partilhado e como o partilho com segurança?
Um link de PDF não tem opção de transferência: o visualizador mostra o documento no navegador, e o que um navegador mostra normalmente também o consegue guardar. Nos links de proposta, a transferência está desativada a menos que a permita, e enquanto está desativada há por omissão uma marca de água.
- O HawkOpen regista quando alguém tenta imprimir o meu documento?
Nos links de proposta, sim: uma tentativa de impressão no visualizador fica no relatório da proposta, com a indicação de se a transferência era permitida. Os links de PDF normais não registam a impressão.
- Posso acrescentar uma marca de água a um PDF partilhado?
Sim, no plano Business. O visualizador mostra então sobre as páginas um texto diagonal ténue com o identificador da sessão, a data e a hora e a palavra HawkOpen. O ficheiro PDF em si não muda.
- Posso revogar um link de PDF depois de enviado ou substituir o ficheiro?
Pode revogar o acesso de um destinatário ou apagar todo o documento, e o link deixa de funcionar. Não pode trocar o ficheiro de um link existente: carregue a nova versão e envie um novo link.
- Vou ser avisado quando alguém vir o meu PDF?
No plano Business, sim: ative nas definições os avisos por email de PDF e o HawkOpen escreve-lhe a cada nova sessão de visualização cuja medição o destinatário aceitou na página do PDF. A definição vem desativada. Nos outros planos vê essas sessões no painel.
- Posso mostrar o meu logótipo ou marca no visualizador de PDF?
Hoje não. O visualizador de PDF é uma página do HawkOpen com o nome HawkOpen no cabeçalho, e não pode ser substituído pelo seu logótipo ou cores.
- Que formatos posso partilhar: Word, PowerPoint, OpenDocument?
Os links de PDF e os pedidos de assinatura só aceitam ficheiros PDF. Os links de proposta aceitam também ficheiros Word, PowerPoint e OpenDocument e imagens, que o HawkOpen converte em PDF.
- Porque é que as visualizações do documento e os cliques parecem inflacionados?
Os analisadores de segurança e as pré-visualizações de links abrem os links antes das pessoas, e muitas ferramentas contam isso como visualizações ou cliques. O HawkOpen assinala os cliques prováveis de analisadores nos emails em vez de os contar como pessoas, e as suas páginas de PDF, vídeo e assinatura pedem um código de utilização única que um analisador não consegue introduzir.
- Um link do DocSend é phishing e porque é que as firewalls das empresas bloqueiam links de documentos?
O HawkOpen não pode avaliar os links de outra empresa. Os links de partilha de documentos são muitas vezes bloqueados pelos filtros das empresas, porque os atacantes os imitam; verifique o remetente e o endereço real do link antes de introduzir algo.
- O que é a análise de documentos do HawkOpen e lê documentos digitalizados?
No plano Business, o HawkOpen consegue ler o texto de um PDF, classificar o documento como fatura, contrato ou proposta por palavras-chave e listar possíveis emails, datas, montantes e números de referência. Não lê digitalizações nem letra manuscrita: não há OCR.
- Posso acompanhar visualizações ou transferências de PDF no Google Analytics?
Não com o HawkOpen. O seu visualizador de PDF não envia dados ao Google Analytics; as visualizações e o tempo por página, medidos só com o consentimento do destinatário, só aparecem no seu painel HawkOpen.
- Posso organizar os links de PDF em pastas ou com etiquetas?
Não. Os seus PDF aparecem numa única lista com título, data de criação, expiração, limite de visualizações e marca de água; não há pastas nem etiquetas.
- Posso comparar as visualizações de várias versões de um documento?
Não. Um link de PDF mostra sempre o ficheiro carregado e não se lhe pode juntar uma versão nova. Carregue a nova versão como documento separado; cada um tem as suas sessões e estatísticas por página, que pode comparar.
- O visualizador de PDF funciona no telemóvel?
Sim. O visualizador é uma página web que se adapta a ecrãs estreitos, por isso o destinatário lê o documento no navegador do telemóvel sem aplicação. O tempo por página é medido como num computador, ou seja, também só depois de o destinatário aceitar na página do PDF.
- Porque é que os destinatários não veem os ficheiros que juntei depois a uma pasta partilhada?
O HawkOpen não partilha pastas, por isso isto não acontece no HawkOpen; nos serviços de pastas costuma depender de como a pasta foi partilhada, consulte a ajuda desse serviço. No HawkOpen cada PDF tem o seu link, e um documento juntado depois precisa de acesso próprio.
- O que são as mensagens de vídeo do HawkOpen e que planos as incluem?
Uma mensagem de vídeo é um vídeo curto que carrega e envia como link do HawkOpen; se o destinatário aceitar na página do vídeo, depois vê se e quanto foi visto. As mensagens de vídeo fazem parte dos planos Pro e Business.
- O que mede o HawkOpen quando alguém vê o meu vídeo?
Quando o destinatário aceita na página do vídeo, o HawkOpen regista em cada sessão o tempo de visualização, a parte do vídeo realmente reproduzida e se foi visto até ao fim (pelo menos 95 %). Avançar não conta como ver.
- Qual é a diferença entre links de PDF e de vídeo no HawkOpen?
Ambos partilham um ficheiro como link com acesso por destinatário e código de utilização única, e ambos só medem depois de o destinatário aceitar na página. Um link de PDF regista o tempo por página (todos os planos; o Business junta expiração, limite e marca de água); um de vídeo regista tempo, parte vista e visualizações completas (Pro e Business).