È voluto: i file che carichi vengono poi aperti dai tuoi destinatari, quindi HawkOpen non conserva file che nessuno ha controllato.
Il tracciamento di aperture e clic nelle email non dipende da questo e funziona senza caricare file.
Perché non posso ancora caricare un PDF, un video o un documento da firmare?
Perché HawkOpen accetta file solo dopo che un servizio esterno li ha controllati per malware e ripuliti, e quel servizio non è ancora attivo. Fino ad allora, tracciamento PDF, offerte, messaggi video e firma sono un’anteprima e i caricamenti vengono rifiutati.
Verificato:
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- Posso sapere se qualcuno ha aperto l’allegato della mia email?
No. Una volta scaricato, l’allegato è sul dispositivo del destinatario e nessuno strumento può vedere in modo affidabile se viene aperto. HawkOpen condivide invece il PDF come link tracciato; per ora è un’anteprima finché non viene attivata l’analisi esterna dei file.
- Posso vedere su quale pagina del mio PDF qualcuno ha passato più tempo?
Sì, per un PDF condiviso come link HawkOpen, quando il destinatario accetta la misurazione nella pagina del PDF. Per ogni sessione HawkOpen somma il tempo attivo su ogni pagina. Il tempo conta solo se la scheda è visibile e in primo piano, la pagina è visibile almeno per metà e il lettore è stato attivo negli ultimi 30 secondi.
- HawkOpen può mostrare chi ha visto un documento condiviso su Google Drive?
No. HawkOpen non vede chi ha aperto un file di Google Drive; Google Drive ha le proprie informazioni sull’attività, che dipendono dal tipo di account. HawkOpen traccia i PDF che condividi come link HawkOpen, per destinatario, e per ora è un’anteprima finché non viene attivata l’analisi esterna dei file.
- Cos’è il tracciamento dei documenti e come lo fa HawkOpen?
Tracciare un documento significa condividere un file come link invece che come allegato, per vedere quando e per quanto tempo viene consultato. In HawkOpen carichi un PDF, dai accesso a ogni destinatario e vedi le sessioni di visualizzazione e il tempo attivo su ogni pagina quando il destinatario accetta nella pagina del PDF.
- Meglio inviare un PDF come allegato o come link?
Un allegato è una copia che, una volta inviata, sfugge al tuo controllo: non vedi se è stata aperta e non puoi ritirarla. Un link HawkOpen lascia il file su HawkOpen, così puoi chiudere l’accesso di un destinatario e, se il destinatario accetta nella pagina del PDF, vedere le sessioni e il tempo per pagina.
- Si può tracciare un PDF scaricato o controllare un allegato con un pixel di tracciamento?
Non in modo affidabile. Un pixel di tracciamento funziona nel corpo dell’email, non dentro un file allegato, e un PDF che all’apertura cerca di contattare un server viene di solito bloccato dai lettori PDF o segnalato come sospetto. HawkOpen non aggiunge codice di tracciamento ai tuoi file.
- Qual è la dimensione massima di un PDF e c’è un limite di pagine?
Un link PDF accetta un file PDF fino a 10 MB. Si possono vedere tutte le pagine, ma il tempo per pagina viene registrato solo per le prime 500.
- Posso vedere le visite ripetute quando qualcuno riapre il mio PDF?
Sì, dopo che il destinatario ha accettato la misurazione nella pagina del PDF; il consenso copre i documenti della tua azienda finché il destinatario non lo revoca. Ogni volta che il PDF viene poi aperto in una nuova sessione del browser, HawkOpen registra una sessione di visualizzazione separata: inizio, ultima attività, durata, indirizzo IP e browser.
- Un link PDF può scadere o avere un limite di visualizzazioni, e cosa vede poi chi lo apre?
Sì, con il piano Business: puoi impostare una data di scadenza e un numero massimo di visualizzazioni per un link PDF e modificarli in seguito. Dopo la data o il limite, chi apre il link vede una pagina che dice che il link è scaduto o che il limite è stato raggiunto.
- Posso proteggere un link PDF con una password o chiedere un’email prima della visione?
HawkOpen usa un codice monouso invece di una password. Dai accesso a un indirizzo email preciso; quando quella persona apre il link, HawkOpen le invia un codice di 8 cifre e il documento si apre solo dopo averlo inserito.
- Il destinatario ha bisogno di un account per vedere il mio PDF?
No. Il destinatario apre il link in un normale browser, inserisce il codice monouso che HawkOpen gli invia via email e legge il documento. Non installa nulla e non crea un account.
- Posso vedere quale persona ha aperto il mio PDF, o perché compare un lettore anonimo?
Non per nome. Per le visite di cui il destinatario ha accettato la misurazione, l’elenco delle sessioni mostra quando è avvenuta ogni sessione di visualizzazione, quanto è durata, l’indirizzo IP e il browser. Poiché l’accesso è dato per indirizzo email e confermato con un codice inviato lì, chi ha letto doveva avere accesso a una delle caselle che hai scelto.
- Posso vedere se il link del mio PDF è stato inoltrato a qualcun altro?
Per i link PDF, HawkOpen non segnala l’inoltro. Un link PDF inoltrato serve comunque a poco: il codice monouso va all’indirizzo che ha l’accesso, non a chi ha ricevuto l’inoltro. I link delle proposte invece segnalano una visualizzazione come inoltrata.
- Posso bloccare il download di un PDF condiviso, e come lo condivido in sicurezza?
Un link PDF non ha un’opzione per il download: il visualizzatore mostra il documento nel browser, e ciò che un browser mostra di solito può anche salvarlo. Nei link delle proposte il download è disattivato finché non lo consenti, e intanto è attiva per impostazione una filigrana.
- HawkOpen registra quando qualcuno prova a stampare il mio documento?
Nei link delle proposte sì: un tentativo di stampa nel visualizzatore viene registrato nel report della proposta, insieme all’indicazione se il download era consentito. I normali link PDF non registrano la stampa.
- Posso aggiungere una filigrana a un PDF condiviso?
Sì, con il piano Business. Il visualizzatore mostra allora sulle pagine un testo diagonale tenue con l’identificativo della sessione, la data e l’ora e la parola HawkOpen. Il file PDF in sé non cambia.
- Posso revocare un link PDF dopo l’invio o sostituire il file collegato?
Puoi revocare l’accesso di un destinatario o eliminare l’intero documento, e il link smette di funzionare. Non puoi sostituire il file dietro un link esistente: carica la nuova versione e invia un nuovo link.
- Riceverò un avviso quando qualcuno guarda il mio PDF?
Con il piano Business sì: attiva nelle impostazioni gli avvisi email per i PDF e HawkOpen ti scrive a ogni nuova sessione di visualizzazione di cui il destinatario ha accettato la misurazione nella pagina del PDF. L’impostazione è disattivata di default. Con gli altri piani vedi queste sessioni nella dashboard.
- Posso mostrare il mio logo o il mio marchio nel visualizzatore PDF?
Oggi no. Il visualizzatore PDF è una pagina di HawkOpen con il nome HawkOpen nell’intestazione, e non puoi sostituirlo con il tuo logo o i tuoi colori.
- Quali formati posso condividere: Word, PowerPoint, OpenDocument?
I link PDF e le richieste di firma accettano solo file PDF. I link delle proposte accettano anche file Word, PowerPoint e OpenDocument e immagini, che HawkOpen converte in PDF.
- Perché le visualizzazioni del documento e i clic sembrano gonfiati?
Gli scanner di sicurezza e le anteprime dei link aprono i link prima delle persone, e molti strumenti li contano come visualizzazioni o clic. HawkOpen segnala i probabili clic degli scanner nelle email invece di contarli come persone, e le sue pagine di PDF, video e firma chiedono un codice monouso che uno scanner non può inserire.
- Un link DocSend è phishing, e perché i firewall aziendali bloccano i link ai documenti?
HawkOpen non può giudicare i link di un’altra azienda. I link di condivisione dei documenti vengono spesso bloccati dai filtri aziendali perché gli aggressori li imitano; controlla il mittente e l’indirizzo reale del link prima di inserire qualsiasi cosa.
- Cos’è l’analisi dei documenti di HawkOpen, e legge i documenti scansionati?
Con il piano Business, HawkOpen può leggere il testo di un PDF, classificare il documento come fattura, contratto o proposta in base a parole chiave ed elencare possibili email, date, importi e numeri di riferimento. Non legge scansioni né scrittura a mano: non c’è OCR.
- Posso tracciare visualizzazioni o download di PDF in Google Analytics?
Non con HawkOpen. Il suo visualizzatore PDF non invia dati a Google Analytics; visualizzazioni e tempo per pagina, misurati solo con il consenso del destinatario, compaiono solo nella tua dashboard HawkOpen.
- Posso organizzare i link PDF in cartelle o con etichette?
No. I tuoi PDF compaiono in un unico elenco con titolo, data di creazione, scadenza, limite di visualizzazioni e filigrana; non ci sono cartelle né etichette.
- Posso confrontare le visualizzazioni di diverse versioni di un documento?
No. Un link PDF mostra sempre il file caricato e non puoi aggiungergli una nuova versione. Carica la nuova versione come documento separato; ognuno ha le sue sessioni e statistiche per pagina, che puoi confrontare tu.
- Il visualizzatore PDF funziona sul telefono?
Sì. Il visualizzatore è una pagina web che si adatta agli schermi stretti, quindi il destinatario legge il documento nel browser del telefono senza app. Il tempo per pagina si misura come su un computer, quindi anche qui solo dopo che il destinatario ha accettato nella pagina del PDF.
- Perché i destinatari non vedono i file aggiunti dopo a una cartella condivisa?
HawkOpen non condivide cartelle, quindi il problema lì non si pone; nei servizi di cartelle di solito dipende da come è stata condivisa la cartella, consulta il loro aiuto. In HawkOpen ogni PDF ha il suo link, e un documento aggiunto dopo ha bisogno di un proprio accesso.
- Cosa sono i messaggi video di HawkOpen e quali piani li includono?
Un messaggio video è un breve video che carichi e invii come link HawkOpen; se il destinatario accetta nella pagina del video, poi vedi se e quanto è stato guardato. I messaggi video fanno parte dei piani Pro e Business.
- Cosa misura HawkOpen quando qualcuno guarda il mio video?
Quando il destinatario accetta nella pagina del video, HawkOpen registra per ogni sessione il tempo di visione, la parte del video effettivamente riprodotta e se è stato guardato fino alla fine (almeno il 95%). Andare avanti veloce non conta come guardare.
- Che differenza c’è tra link PDF e link video in HawkOpen?
Entrambi condividono un file come link con accesso per destinatario e codice monouso, ed entrambi misurano solo dopo che il destinatario ha accettato nella pagina. Un link PDF registra il tempo per pagina (tutti i piani; Business aggiunge scadenza, limite e filigrana); un link video registra tempo di visione, quota guardata e visioni complete (Pro e Business).