Porque é que os meus emails vão para o spam?

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• Quantos emails posso enviar por dia a partir do Gmail ou do Outlook com o HawkOpen?

  O limite diário é definido pelo seu fornecedor de email, não pelo HawkOpen, porque o HawkOpen envia através da sua própria conta Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP. Os limites próprios do HawkOpen para campanhas são 50 destinatários por campanha no Free e 500 no Pro e no Business, mais 60 000 por mês no plano Business.

• O HawkOpen cumpre os requisitos do Gmail e do Yahoo para envios em massa?

  Em parte. Cada email termina com o link «Não me enviem mensagens», os emails de campanha levam ainda um cabeçalho de cancelamento com um clique que aponta para ele, e saem da sua própria caixa. A autenticação do domínio (SPF, DKIM, DMARC) é configurada por si no DNS do domínio; o HawkOpen não a verifica.

• O que é uma devolução de email (bounce) e qual a diferença entre hard bounce e soft bounce?

  Uma devolução é uma mensagem que o servidor de destino envia de volta porque não conseguiu entregar o seu email. O hard bounce é definitivo (o endereço ou o domínio não existe); o soft bounce é temporário (caixa cheia, servidor ocupado). Depois de um hard bounce, o HawkOpen deixa de enviar para esse endereço.

• Como verifico o SPF, o DKIM e o DMARC do meu domínio, e o HawkOpen verifica-os?

  O HawkOpen não os verifica: não lê registos DNS. Pode verificá-los com uma ferramenta de consulta DNS e nos cabeçalhos de um email que envie a si próprio.

• Como configuro o DKIM do meu domínio no Google Workspace ou no Microsoft 365?

  O DKIM ativa-se na consola de administração do seu fornecedor de email, que lhe dá uma chave para publicar no DNS do domínio. O HawkOpen envia pela sua própria caixa, por isso usa a assinatura DKIM do fornecedor e não tem definição DKIM própria.

• O que significa a devolução «550 5.7.515» da Microsoft?

  A Microsoft recusou o email porque o seu domínio de envio não passou na autenticação exigida (SPF, DKIM e DMARC). O HawkOpen regista-o como devolução permanente e deixa de enviar para esse endereço.

• O HawkOpen monitoriza as queixas de spam e a taxa de spam do Gmail?

  Não. O HawkOpen não recebe queixas de spam nem lê o Google Postmaster Tools. Regista cancelamentos de subscrição, devoluções e rejeições; a sua taxa de spam no Gmail só se vê no Postmaster Tools.

• O que é o Deliverability Guardian do HawkOpen?

  É uma verificação do plano Business sobre o que aconteceu aos seus emails nos últimos 30 dias: aceites, rejeitados, adiados e devolvidos. Dá uma pontuação com os motivos e pausa os envios em massa quando as devoluções ou rejeições são demasiado altas.

• O HawkOpen envia os meus emails pelos seus próprios servidores ou por um IP dedicado?

  Nenhum dos dois. O HawkOpen entrega cada email ao servidor SMTP da caixa que ligou (Gmail, Outlook ou o seu fornecedor IMAP/SMTP), por isso sai do seu fornecedor. Não há IP de envio do HawkOpen nem IP dedicado.

• Existe uma lista de supressão para endereços que cancelaram ou foram devolvidos?

  Sim. Um endereço com devolução permanente é bloqueado de imediato, um com devoluções temporárias repetidas é posto de lado, e os endereços que cancelaram ou pediram ao HawkOpen para apagar os seus dados são ignorados. As campanhas nunca lhes enviam cópia.

• Devo rastrear aberturas e cliques em emails a frio?

  As aberturas são um sinal fraco em qualquer contacto, por isso muitos remetentes desligam o seu rastreamento e mantêm cliques e respostas; no HawkOpen pode fazê-lo por campanha. Além disso, o HawkOpen só rastreia os destinatários cujo consentimento está registado para a sua empresa, por isso quem não consentiu recebe um email normal. Os termos do HawkOpen não permitem envios em massa não solicitados.

• Porque é que o meu email não é enviado ou fica preso na caixa de saída?

  Normalmente a causa está na aplicação de email ou na caixa: sem ligação, palavra-passe errada ou sessão expirada, anexo demasiado grande ou limite de envio atingido. Nos emails enviados pelo HawkOpen, cada destinatário mostra o seu estado: em fila, aceite, adiado ou rejeitado.

• Um rastreador de email consegue dizer-me se o meu email foi para o spam?

  Não. Um email classificado como spam não gera devolução: para o remetente parece aceite. Um rastreador só vê que não houve abertura nem clique, e isso também pode significar imagens bloqueadas ou que simplesmente ainda não foi lido.

• Porque é que os meus emails rastreados vão para o separador Promoções do Gmail?

  O Gmail decide o separador pela mensagem inteira: muitas ligações e imagens, um aspeto de marketing e o padrão de envio levam-na para Promoções. O rastreamento por si só não decide, mas uma imagem de rastreamento e ligações redirecionadas somam-se a isso.

• O que significa o erro «Message blocked» ou um envio rejeitado?

  Um servidor de email recusou o seu email, o do seu fornecedor ou o do destinatário. O texto e o código do erro dizem porquê: os códigos que começam por 5 são definitivos e os que começam por 4 são temporários. O HawkOpen mostra o resultado por destinatário.

• Porque é que os meus emails ainda vão para o spam se o SPF, o DKIM e o DMARC estão configurados?

  A autenticação só prova que o email vem mesmo do seu domínio. Chegar à caixa de entrada depende sobretudo da reputação: a quem escreve, como as pessoas reagem, quanto envia e como é a mensagem.

• Devo desligar o rastreamento de cliques em ligações visíveis para proteger a entregabilidade?

  Pode ajudar: quando uma ligação mostra um endereço mas passa por outro, os filtros podem desconfiar. No HawkOpen pode desligar só o rastreamento de ligações numa campanha ou mensagem, e o proprietário da sua empresa ou um administrador pode fazê-lo para toda a conta; o de aberturas mantém-se.

• Que taxa de devolução de emails é aceitável?

  O mais baixa possível: com uma lista limpa de pessoas que conhece, as devoluções permanentes ficam bem abaixo de 1%. O Deliverability Guardian do HawkOpen marca 1% de devoluções permanentes como elevado, 2% como alto e pausa os envios em massa aos 5%.

• Que métricas de email deve acompanhar uma pequena empresa?

  Comece pelas respostas, pelos cliques feitos por pessoas, pelas devoluções e pelos cancelamentos. Use a taxa de abertura apenas como indício, porque as funções de privacidade e os scanners carregam emails sem uma pessoa.

• Como melhoro a taxa de abertura dos meus emails?

  Escreva um assunto claro e concreto, envie para pessoas que o esperam, com uma frequência sensata e com um nome reconhecível. Meça o efeito nas respostas e nos cliques, porque o Apple Mail Privacy Protection e os scanners distorcem a taxa de abertura.

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