¿Sirve una firma electrónica como prueba ante un tribunal?

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Más sobre este tema

• ¿Qué es una firma electrónica?

  Una firma electrónica son datos en formato electrónico que una persona usa para firmar, como una firma dibujada o un nombre escrito; el Reglamento europeo eIDAS la define en su artículo 3.10. HawkOpen ofrece este tipo básico, la firma simple.

• ¿La firma de HawkOpen es avanzada o cualificada?

  Ninguna de las dos. HawkOpen solo ofrece una firma electrónica simple; no es avanzada ni cualificada, y HawkOpen no emite certificados cualificados. Para una firma cualificada necesita un prestador cualificado de servicios de confianza.

• ¿Hay una herramienta gratuita para firmar un PDF en línea?

  El plan Free de HawkOpen incluye 1 solicitud de firma al mes. Quien firma no necesita cuenta; usted necesita una cuenta gratuita de HawkOpen para enviar la solicitud. Por ahora la firma es una vista previa, porque solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado.

• ¿Cómo añado una firma electrónica a un PDF o un documento de Word?

  HawkOpen no edita archivos PDF ni Word. Envía un PDF a la persona que debe firmar: abre un enlace, confirma el acceso con un código del correo y dibuja su firma o escribe su nombre. Por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.

• ¿Cómo pido a alguien una firma por correo electrónico?

  En HawkOpen crea una solicitud de firma con el correo de quien debe firmar. HawkOpen le envía un enlace; confirma el acceso con un código de un solo uso, firma o rechaza, y usted recibe un aviso y un informe de evidencias. Por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.

• ¿Cuánto cuesta una firma electrónica en HawkOpen?

  Las solicitudes de firma forman parte de los planes de HawkOpen: Free incluye 1 al mes, Pro 5 al mes y Business no tiene límite mensual. Por ahora la firma es una vista previa, porque solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado.

• ¿Puedo firmar en HawkOpen con el DNI electrónico, Cl@ve o un certificado digital?

  No. HawkOpen no se conecta con el DNI electrónico, Cl@ve, servicios públicos de firma ni certificados o tarjetas de firma cualificada. Su firma es simple: quien firma la dibuja o escribe su nombre tras confirmar un código del correo.

• ¿Cuál es la mejor aplicación de firma electrónica?

  HawkOpen no hace clasificaciones de aplicaciones de firma. Elija primero por el nivel de firma que necesita: para una firma cualificada hace falta un prestador cualificado de servicios de confianza; para una firma simple con informe de evidencias, HawkOpen es una opción, todavía en vista previa.

• ¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica simple, avanzada y cualificada?

  El Reglamento eIDAS tiene tres niveles. La firma electrónica simple son datos en formato electrónico anejos a otros datos o asociados de manera lógica con ellos, que el firmante utiliza para firmar. La avanzada, además, está vinculada al firmante de manera única y permite identificarlo, se crea con datos que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y detecta cualquier modificación posterior. La cualificada es una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado.

• ¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?

  «Firma electrónica» es el término jurídico amplio: datos en formato electrónico anejos a lo que se firma o asociados de manera lógica con ello y usados para firmarlo. «Firma digital» suele referirse a la técnica criptográfica de las firmas avanzadas y cualificadas; en Italia, «firma digitale» es el nombre de un tipo de firma cualificada.

• ¿Qué nivel de firma electrónica necesito para mi contrato?

  Depende del país, del tipo de documento y de la forma que exija la ley. Cuando no se exige una forma especial, a menudo puede usarse una firma simple; cuando la ley exige forma escrita o firma cualificada, compruebe si una forma electrónica puede cumplir ese requisito y cómo.

• ¿Basta un nombre escrito o un correo para que cuente como firma?

  Un nombre escrito o un nombre al final de un correo puede contar como firma electrónica simple en muchos sistemas jurídicos, pero que le vincule depende del país, del documento y de la forma que exija la ley. En HawkOpen quien firma puede escribir su nombre en lugar de dibujar la firma, tras confirmar un código del correo.

• ¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta?

  No hace falta cuenta. El firmante abre el enlace del correo de invitación, confirma el acceso con un código de 8 cifras enviado a la misma dirección, lee el PDF, marca la casilla de consentimiento y dibuja una firma o escribe su nombre, o rechaza.

• No me llegó el código para firmar. ¿Qué hago?

  HawkOpen envía el código por correo, no por SMS, a la dirección para la que se creó la solicitud. Revise spam y otras carpetas, espere un minuto y pida un código nuevo en la página; cada código vale 10 minutos.

• ¿Cuánto tiempo es válido un enlace para firmar y puede caducar?

  Un enlace para firmar funciona como máximo 7 días, y al crear la solicitud puede fijar una fecha de fin anterior. Después el enlace ya no abre y una solicitud caducada no se puede prorrogar: envíe una nueva.

• ¿Qué pasa si el firmante se niega a firmar?

  El firmante puede pulsar «Rechazar firma» y confirmar. La solicitud se cierra para siempre, el rechazo queda registrado con su hora y HawkOpen le envía un correo.

• ¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada?

  Mientras la solicitud espera, puede enviar un recordatorio, que repite la invitación, y puede borrarla en cualquier momento. No se puede editar: para cambiar el documento, el firmante o la fecha de fin, bórrela y cree una nueva.

• ¿HawkOpen puede recordar al firmante que firme?

  Sí, a mano: mientras la solicitud espera la firma, envía un recordatorio desde su panel y HawkOpen vuelve a escribir al firmante. No hay recordatorios automáticos programados para las solicitudes de firma.

• ¿Puedo enviar un documento a varios firmantes o fijar un orden de firma?

  No en una sola solicitud. Una solicitud de firma de HawkOpen tiene exactamente un firmante, así que tampoco hay orden de firma. Para varias personas, cree una solicitud por persona; cada una tiene su propio informe de evidencias.

• ¿Puedo añadir campos como iniciales, fecha o texto para que los rellene el firmante?

  No. El firmante lee el PDF y añade una sola firma, dibujada o escrita, para todo el documento; no hay campos de formulario, iniciales por página ni campos de fecha. Rellene el PDF antes de enviarlo.

• ¿El firmante puede dibujar o escribir su firma?

  Ambas. El firmante dibuja la firma con el ratón, el dedo o un lápiz en un recuadro de la página, o escribe su nombre. HawkOpen exige un dibujo con suficientes puntos o un nombre escrito de al menos dos caracteres.

• ¿En qué idiomas se muestra la página de firma?

  La página de firma y los correos al firmante (la invitación, el recordatorio y el código de un solo uso) están en inglés, polaco, alemán, español, francés, portugués e italiano. El idioma es el elegido para el destinatario al crear la solicitud o, si no, el idioma del panel del remitente; si no hay ninguno, la página y el correo del código siguen el idioma del navegador del firmante, y la invitación y el recordatorio van en inglés. La frase de consentimiento de la página está en ese mismo idioma.

• ¿Se puede firmar en el móvil o la tableta?

  Sí. La página de firma funciona en el navegador del móvil o la tableta, y el recuadro de firma acepta el dedo o un lápiz. No hace falta aplicación.

• ¿Qué contiene el informe de evidencias (registro de auditoría) de la firma?

  El informe incluye el título del documento y su huella SHA-256, el nombre y el correo del firmante, la dirección IP y el navegador, el consentimiento registrado, las horas de creación, aceptación de la invitación por el proveedor de correo, visualización y firma, y la firma dibujada o escrita.

• ¿Puedo descargar el PDF firmado y el informe de evidencias, y la firma aparece en el PDF?

  Tras la firma, descarga el informe de evidencias en PDF desde su panel. HawkOpen no estampa la firma en su documento: el PDF original queda sin cambios y la firma aparece en el informe aparte.

• ¿El firmante recibe una copia del documento firmado?

  No de forma automática. Tras firmar, el firmante ve una página de confirmación y HawkOpen solo le escribe a usted. Si necesita una copia, envíele usted el PDF y el informe de evidencias.

• ¿Cómo puede alguien verificar el informe de evidencias sin cuenta de HawkOpen?

  El informe contiene un enlace de verificación que cualquiera puede abrir sin cuenta. La página comprueba la firma Ed25519 de HawkOpen sobre el registro y muestra solo la huella SHA-256 del documento, el identificador de la clave y la hora de la firma; no muestra el nombre, el correo ni la dirección IP del firmante.

• ¿Cómo sé que un PDF firmado no se modificó después?

  Compare huellas. El informe de evidencias contiene la huella SHA-256 del PDF original; calcule la de su copia con cualquier herramienta SHA-256 (por ejemplo certutil en Windows o shasum en Mac) y compárelas. Si cambió aunque sea un byte, serán distintas.

• ¿El informe de evidencias usa un sello de tiempo cualificado?

  No. Las horas del informe proceden del reloj del servidor de HawkOpen en el momento de cada evento. No son un sello de tiempo electrónico cualificado de un prestador de servicios de confianza.

• ¿HawkOpen verifica la identidad del firmante con DNI, SMS o vídeo?

  No. HawkOpen solo comprueba que el firmante puede leer el correo de la dirección de la solicitud, enviándole un código de un solo uso. Eso muestra acceso al buzón, no quién es el firmante ni si puede firmar por una empresa; HawkOpen no comprueba documentos de identidad, teléfonos ni caras.

• ¿Qué datos personales del firmante guarda HawkOpen?

  El correo y el nombre del firmante (si los indicó), la dirección IP y el navegador al firmar o rechazar, su consentimiento, la firma dibujada o el nombre escrito y la hora de cada paso. El registro firmado solo guarda un hash del correo, y la página pública de verificación no muestra ninguna dirección.

• ¿Cuánto tiempo se guardan los documentos firmados y los informes, y caduca una firma?

  HawkOpen no ha publicado cuánto tiempo guarda los documentos firmados y los informes de evidencias. Descargue el informe tras la firma y guárdelo con el PDF original, para que sus pruebas no dependan de HawkOpen.

• ¿En qué se diferencia una solicitud de firma de aceptar una propuesta?

  Una solicitud de firma pide a una persona firmar un PDF con firma dibujada o escrita y genera un informe de evidencias. Aceptar una propuesta es un botón en un enlace de propuesta que registra la decisión del cliente como una confirmación firmada por HawkOpen, sin firma dibujada ni escrita.

• ¿Cómo firmo un documento electrónicamente de forma segura?

  Primero compruebe qué firma necesita su documento; depende del país, del tipo de documento y de la forma exigida. Una firma cualificada la ofrece un prestador cualificado de servicios de confianza. Al firmar, use solo un enlace que esperaba, revise el remitente y el documento y guarde el informe de evidencias.

• ¿Una firma electrónica se puede notarizar, escribir o falsificar?

  Escrita: sí, escribir el nombre es una de las dos formas de firmar en HawkOpen. Notarizada o apostillada: no a través de HawkOpen; lo hace un notario o una autoridad con sus propias reglas. Falsificada: cualquier firma simple puede imitarse, por eso HawkOpen registra cómo se hizo.

• ¿La página de firma es accesible para usuarios de lectores de pantalla?

  HawkOpen no ha publicado una declaración de accesibilidad de la página de firma. Quien no pueda dibujar puede escribir su nombre en lugar de trazar la firma.

• ¿Puedo firmar como empresa con un sello electrónico o un sello de empresa?

  No. HawkOpen recoge la firma electrónica simple de una persona; no ofrece sellos electrónicos de empresa. Un sello electrónico eIDAS, avanzado o cualificado, lo ofrece un prestador de servicios de confianza.

• ¿Puedo reutilizar plantillas de firma o enviar documentos a firmar de forma masiva?

  No. Cada solicitud de firma se crea por separado, para un PDF y un firmante; no hay plantillas ni envío masivo para firmas.

• ¿Basta una firma electrónica simple para un contrato de trabajo o de alquiler?

  Depende del país, del tipo de contrato y de la forma que exija la ley. Algunos países exigen forma escrita o firma electrónica cualificada para ciertos documentos laborales o de arrendamiento; en esos casos una firma simple como la de HawkOpen puede no bastar.

• ¿Se puede rechazar, impugnar o anular una firma electrónica?

  En HawkOpen el firmante siempre puede rechazar en lugar de firmar. Si la otra parte debe aceptar una firma electrónica, y cómo se puede impugnar, depende del contrato y de la ley aplicable. En la UE no se puede negar efecto jurídico ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica solo por ser electrónica; el peso que tenga depende de la ley y las circunstancias.

• ¿Qué es la ley ESIGN de EE. UU. y la firma de HawkOpen vale en la UE y en EE. UU.?

  La ley ESIGN de 2000 es una ley federal de EE. UU. según la cual no se puede negar efecto jurídico a una firma o contrato solo por ser electrónicos; la mayoría de los estados tiene reglas parecidas basadas en la UETA. Eso no hace válido cualquier contrato. HawkOpen describe su firma según el Reglamento eIDAS de la UE como firma electrónica simple y no la ha analizado conforme al derecho estadounidense.

• ¿Puedo rescindir un contrato o un seguro por correo o con firma electrónica?

  Depende del país, del tipo de documento y de la forma exigida, y también del propio contrato. Si el contrato o la ley solo piden forma de texto, un correo puede bastar; si exigen forma escrita, compruebe si la forma electrónica puede sustituirla y cómo. Lea primero la cláusula de rescisión.

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