Una firma elettronica vale come prova in tribunale?

Domande correlate

• La firma elettronica ha valore legale?Firma elettronica
• Un’email può essere usata come prova in tribunale?Tracciamento delle email e diritto UE

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• Cos’è una firma elettronica?

  Una firma elettronica sono dati in forma elettronica che una persona usa per firmare, come una firma disegnata o un nome digitato; il Regolamento europeo eIDAS la definisce all’articolo 3, punto 10. HawkOpen offre questo tipo di base, la firma semplice.

• La firma di HawkOpen è avanzata o qualificata?

  Né l’una né l’altra. HawkOpen offre solo una firma elettronica semplice; non è avanzata né qualificata, e HawkOpen non rilascia certificati qualificati. Per una firma qualificata serve un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

• Esiste uno strumento gratuito per firmare un PDF online?

  Il piano Free di HawkOpen include 1 richiesta di firma al mese. Chi firma non ha bisogno di un account; a te serve un account HawkOpen gratuito per inviare la richiesta. Per ora la firma è un’anteprima, perché accetta documenti solo quando l’analisi esterna dei file è attiva.

• Come aggiungo una firma elettronica a un PDF o a un documento Word?

  HawkOpen non modifica file PDF o Word. Invia un PDF alla persona che deve firmare: apre un link, conferma l’accesso con un codice dell’email e disegna la firma o digita il nome. Per ora è un’anteprima finché non viene attivata l’analisi esterna dei file.

• Come chiedo a qualcuno una firma via email?

  In HawkOpen crei una richiesta di firma con l’indirizzo email di chi deve firmare. HawkOpen le invia un link; conferma l’accesso con un codice monouso, firma o rifiuta, e tu ricevi un avviso e un rapporto di evidenze. Per ora è un’anteprima finché non viene attivata l’analisi esterna dei file.

• Quanto costa una firma elettronica con HawkOpen?

  Le richieste di firma fanno parte dei piani HawkOpen: Free ne include 1 al mese, Pro 5 al mese e Business non ha limiti mensili. Per ora la firma è un’anteprima, perché accetta documenti solo quando l’analisi esterna dei file è attiva.

• Posso firmare in HawkOpen con CIE, SPID o una firma digitale?

  No. HawkOpen non si collega a CIE, SPID, servizi pubblici di firma né a dispositivi di firma qualificata. La sua firma è semplice: chi firma la disegna o digita il nome dopo aver confermato un codice dell’email.

• Qual è la migliore app di firma elettronica?

  HawkOpen non fa classifiche delle app di firma. Scegli prima in base al livello di firma che ti serve: per una firma qualificata serve un prestatore di servizi fiduciari qualificato; per una firma semplice con rapporto di evidenze, HawkOpen è un’opzione, ancora in anteprima.

• Che differenza c’è tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata?

  Il Regolamento eIDAS prevede tre livelli. La firma elettronica semplice sono dati in forma elettronica acclusi oppure connessi logicamente ad altri dati e utilizzati dal firmatario per firmare. Quella avanzata, inoltre, è connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo, è creata con dati che il firmatario può utilizzare, con un elevato livello di sicurezza, sotto il proprio esclusivo controllo, e rivela modifiche successive. Quella qualificata è una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato.

• Che differenza c’è tra firma elettronica e firma digitale?

  «Firma elettronica» è il termine giuridico ampio: dati in forma elettronica acclusi a ciò che si firma o connessi logicamente a esso e usati per firmarlo. «Firma digitale» indica di solito la tecnica crittografica delle firme avanzate e qualificate; in Italia la «firma digitale» è un tipo di firma qualificata.

• Quale livello di firma elettronica serve per il mio contratto?

  Dipende dal paese, dal tipo di documento e dalla forma richiesta dalla legge. Se non è richiesta una forma particolare, spesso si può usare una firma semplice; se la legge richiede la forma scritta o una firma qualificata, verifica se e come una forma elettronica possa soddisfare tale requisito.

• Un nome digitato o un’email bastano come firma?

  Un nome digitato o un nome in fondo a un’email può valere come firma elettronica semplice in molti ordinamenti, ma se ti vincoli dipende dal paese, dal documento e dalla forma richiesta dalla legge. In HawkOpen chi firma può digitare il nome invece di disegnare la firma, dopo aver confermato un codice dell’email.

• Come funziona la firma per il firmatario, e deve avere un account?

  Non serve un account. Il firmatario apre il link dell’email di invito, conferma l’accesso con un codice di 8 cifre inviato allo stesso indirizzo, legge il PDF, spunta la casella del consenso e disegna una firma o digita il proprio nome, oppure rifiuta.

• Il codice per firmare non è arrivato. Cosa faccio?

  HawkOpen invia il codice via email, non via SMS, all’indirizzo per cui è stata creata la richiesta. Controlla lo spam e le altre cartelle, aspetta un minuto e chiedi un nuovo codice sulla pagina; ogni codice vale 10 minuti.

• Per quanto tempo è valido un link di firma, e può scadere?

  Un link di firma funziona al massimo 7 giorni, e quando crei la richiesta puoi impostare una data di fine più vicina. Dopo il link non si apre più e una richiesta scaduta non si può prorogare: inviane una nuova.

• Cosa succede se il firmatario rifiuta di firmare?

  Il firmatario può premere «Rifiuta di firmare» e confermare. La richiesta si chiude definitivamente, il rifiuto viene registrato con l’ora e HawkOpen ti invia un’email.

• Posso reinviare, annullare o modificare una richiesta di firma già inviata?

  Finché la richiesta è in attesa puoi inviare un promemoria, che ripete l’invito, e puoi eliminarla in qualsiasi momento. Non si può modificare: per cambiare documento, firmatario o data di fine, eliminala e creane una nuova.

• HawkOpen può ricordare al firmatario di firmare?

  Sì, a mano: finché la richiesta attende la firma, invii un promemoria dalla dashboard e HawkOpen scrive di nuovo al firmatario. Non ci sono promemoria automatici programmati per le richieste di firma.

• Posso inviare un documento a più firmatari o stabilire un ordine di firma?

  Non in un’unica richiesta. Una richiesta di firma HawkOpen ha esattamente un firmatario, quindi non c’è nemmeno un ordine di firma. Per più persone crea una richiesta per ciascuna; ognuna ha il proprio report di prova.

• Posso aggiungere campi come iniziali, data o testo da compilare?

  No. Il firmatario legge il PDF e aggiunge un’unica firma, disegnata o digitata, per tutto il documento; non ci sono campi modulo, iniziali per pagina né campi data. Compila il PDF prima di inviarlo.

• Il firmatario può disegnare o digitare la firma?

  Entrambe. Il firmatario disegna la firma con mouse, dito o penna in un riquadro della pagina, oppure digita il nome. HawkOpen richiede un disegno con abbastanza punti o un nome digitato di almeno due caratteri.

• In quali lingue è disponibile la pagina di firma?

  La pagina di firma e le email al firmatario (l’invito, il promemoria e il codice monouso) sono in inglese, polacco, tedesco, spagnolo, francese, portoghese e italiano. La lingua è quella scelta per il destinatario alla creazione della richiesta, altrimenti la lingua della dashboard del mittente; se nessuna è impostata, la pagina e l’email del codice seguono la lingua del browser del firmatario, mentre l’invito e il promemoria sono in inglese. La frase sul consenso nella pagina è nella stessa lingua.

• Si può firmare su telefono o tablet?

  Sì. La pagina di firma funziona nel browser di telefono o tablet, e il riquadro della firma accetta il dito o una penna. Non serve un’app.

• Cosa contiene il report di prova (audit trail) della firma?

  Il report contiene il titolo del documento e la sua impronta SHA-256, nome ed email del firmatario, indirizzo IP e browser, il consenso registrato, gli orari di creazione, accettazione dell’invito da parte del provider di posta, visualizzazione e firma, e la firma disegnata o digitata.

• Posso scaricare il PDF firmato e il report di prova, e la firma compare sul PDF?

  Dopo la firma scarichi il report di prova in PDF dalla dashboard. HawkOpen non appone la firma sul tuo documento: il PDF originale resta invariato e la firma compare nel report separato.

• Il firmatario riceve una copia del documento firmato?

  Non automaticamente. Dopo la firma il firmatario vede una pagina di conferma, e HawkOpen scrive solo a te. Se gli serve una copia, inviagli tu il PDF e il report di prova.

• Come si può verificare il report di prova senza un account HawkOpen?

  Il report contiene un link di verifica che chiunque può aprire senza account. La pagina controlla la firma Ed25519 di HawkOpen sul registro e mostra solo l’impronta SHA-256 del documento, l’identificativo della chiave e l’ora della firma; non mostra nome, email o indirizzo IP del firmatario.

• Come so che un PDF firmato non è stato modificato dopo?

  Confronta le impronte. Il report di prova contiene l’impronta SHA-256 del PDF originale; calcola quella della tua copia con uno strumento SHA-256 (per esempio certutil su Windows o shasum su Mac) e confrontale. Se è cambiato anche un solo byte, saranno diverse.

• Il report di prova usa una marca temporale qualificata?

  No. Gli orari del report provengono dall’orologio del server di HawkOpen al momento di ogni evento. Non sono una validazione temporale elettronica qualificata di un prestatore di servizi fiduciari.

• HawkOpen verifica l’identità del firmatario con documento, SMS o video?

  No. HawkOpen controlla solo che il firmatario possa leggere le email dell’indirizzo della richiesta, inviandogli un codice monouso. Questo dimostra l’accesso alla casella, non chi sia il firmatario né se possa firmare per un’azienda; HawkOpen non verifica documenti d’identità, numeri di telefono o volti.

• Quali dati personali del firmatario conserva HawkOpen?

  Email e nome del firmatario (se li hai inseriti), indirizzo IP e browser al momento della firma o del rifiuto, il suo consenso, la firma disegnata o il nome digitato e l’ora di ogni passaggio. Il registro firmato conserva solo un hash dell’email, e la pagina pubblica di verifica non mostra alcun indirizzo.

• Per quanto tempo si conservano documenti firmati e report, e una firma scade?

  HawkOpen non ha pubblicato per quanto tempo conserva documenti firmati e report di prova. Scarica il report dopo la firma e conservalo con il PDF originale, così le tue prove non dipendono da HawkOpen.

• Che differenza c’è tra una richiesta di firma e l’accettazione di una proposta?

  Una richiesta di firma chiede a una persona di firmare un PDF con firma disegnata o digitata e produce un report di prova. Accettare una proposta è un pulsante in un link di proposta che registra la decisione del cliente come conferma firmata da HawkOpen, senza firma disegnata o digitata.

• Come firmo un documento elettronicamente in modo sicuro?

  Prima verifica quale firma richiede il documento; dipende dal paese, dal tipo di documento e dalla forma richiesta. Una firma qualificata si ottiene da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. Quando firmi, usa solo un link che aspettavi, controlla mittente e documento e conserva il report di prova.

• Una firma elettronica può essere autenticata dal notaio, digitata o falsificata?

  Digitata: sì, digitare il nome è uno dei due modi di firmare in HawkOpen. Autenticata dal notaio o apostillata: non tramite HawkOpen; lo fa un notaio o un’autorità secondo le proprie regole. Falsificata: qualsiasi firma semplice si può imitare, per questo HawkOpen registra come è stata apposta.

• La pagina di firma è accessibile a chi usa lettori di schermo?

  HawkOpen non ha pubblicato una dichiarazione di accessibilità per la pagina di firma. Chi non può disegnare può digitare il proprio nome al posto della firma.

• Posso firmare come azienda con un sigillo elettronico o un timbro?

  No. HawkOpen raccoglie la firma elettronica semplice di una persona; non offre sigilli elettronici né timbri aziendali. Un sigillo elettronico eIDAS, avanzato o qualificato, lo fornisce un prestatore di servizi fiduciari.

• Posso riutilizzare modelli di firma o inviare documenti da firmare in blocco?

  No. Ogni richiesta di firma si crea a sé, per un PDF e un firmatario; non ci sono modelli né invii in blocco per le firme.

• Basta una firma elettronica semplice per un contratto di lavoro o di locazione?

  Dipende dal paese, dal tipo di contratto e dalla forma richiesta dalla legge. Alcuni paesi richiedono la forma scritta o la firma elettronica qualificata per certi documenti di lavoro o di locazione; in quei casi una firma semplice come quella di HawkOpen può non bastare.

• Si può rifiutare, contestare o annullare una firma elettronica?

  In HawkOpen il firmatario può sempre rifiutare invece di firmare. Se una controparte debba accettare una firma elettronica, e come la si possa contestare, dipende dal contratto e dalla legge applicabile. Nell’UE non si possono negare effetti giuridici né l’ammissibilità come prova a una firma elettronica solo perché elettronica; il peso che ha dipende dalla legge e dalle circostanze.

• Cos’è l’ESIGN Act statunitense, e la firma di HawkOpen vale nell’UE e negli USA?

  L’ESIGN Act del 2000 è una legge federale statunitense per cui a una firma o a un contratto non si possono negare effetti giuridici solo perché elettronici; la maggior parte degli Stati ha regole simili basate sull’UETA. Questo non rende valido ogni contratto. HawkOpen descrive la sua firma secondo il regolamento UE eIDAS come firma elettronica semplice e non l’ha analizzata rispetto al diritto statunitense.

• Posso disdire un contratto o un’assicurazione via email o con firma elettronica?

  Dipende dal paese, dal tipo di documento e dalla forma richiesta, oltre che dal contratto stesso. Se il contratto o la legge chiedono solo la forma testuale, un’email può bastare; se richiedono la forma scritta, verifica se e come la forma elettronica può sostituirla. Leggi prima la clausola di recesso.

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