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Firma electrónica

Qué hace la firma electrónica simple de HawkOpen, qué no es, cuánto cuesta y cómo pedir a alguien que firme.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica son datos en formato electrónico que una persona usa para firmar, como una firma dibujada o un nombre escrito; el Reglamento europeo eIDAS la define en su artículo 3.10. HawkOpen ofrece este tipo básico, la firma simple.

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¿La firma de HawkOpen es avanzada o cualificada?

Ninguna de las dos. HawkOpen solo ofrece una firma electrónica simple; no es avanzada ni cualificada, y HawkOpen no emite certificados cualificados. Para una firma cualificada necesita un prestador cualificado de servicios de confianza.

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¿Hay una herramienta gratuita para firmar un PDF en línea?

El plan Free de HawkOpen incluye 1 solicitud de firma al mes. Quien firma no necesita cuenta; usted necesita una cuenta gratuita de HawkOpen para enviar la solicitud. Por ahora la firma es una vista previa, porque solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado.

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¿Cómo añado una firma electrónica a un PDF o un documento de Word?

HawkOpen no edita archivos PDF ni Word. Envía un PDF a la persona que debe firmar: abre un enlace, confirma el acceso con un código del correo y dibuja su firma o escribe su nombre. Por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.

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¿Cómo pido a alguien una firma por correo electrónico?

En HawkOpen crea una solicitud de firma con el correo de quien debe firmar. HawkOpen le envía un enlace; confirma el acceso con un código de un solo uso, firma o rechaza, y usted recibe un aviso y un informe de evidencias. Por ahora es una vista previa hasta que se active el análisis externo de archivos.

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¿Cuánto cuesta una firma electrónica en HawkOpen?

Las solicitudes de firma forman parte de los planes de HawkOpen: Free incluye 1 al mes, Pro 5 al mes y Business no tiene límite mensual. Por ahora la firma es una vista previa, porque solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado.

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¿Puedo firmar en HawkOpen con el DNI electrónico, Cl@ve o un certificado digital?

No. HawkOpen no se conecta con el DNI electrónico, Cl@ve, servicios públicos de firma ni certificados o tarjetas de firma cualificada. Su firma es simple: quien firma la dibuja o escribe su nombre tras confirmar un código del correo.

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¿Cuál es la mejor aplicación de firma electrónica?

HawkOpen no hace clasificaciones de aplicaciones de firma. Elija primero por el nivel de firma que necesita: para una firma cualificada hace falta un prestador cualificado de servicios de confianza; para una firma simple con informe de evidencias, HawkOpen es una opción, todavía en vista previa.

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¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica simple, avanzada y cualificada?

El Reglamento eIDAS tiene tres niveles. La firma electrónica simple son datos en formato electrónico anejos a otros datos o asociados de manera lógica con ellos, que el firmante utiliza para firmar. La avanzada, además, está vinculada al firmante de manera única y permite identificarlo, se crea con datos que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y detecta cualquier modificación posterior. La cualificada es una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado.

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¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?

«Firma electrónica» es el término jurídico amplio: datos en formato electrónico anejos a lo que se firma o asociados de manera lógica con ello y usados para firmarlo. «Firma digital» suele referirse a la técnica criptográfica de las firmas avanzadas y cualificadas; en Italia, «firma digitale» es el nombre de un tipo de firma cualificada.

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¿Es válida legalmente una firma electrónica?

En la UE no se pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica (artículo 25, apartado 1, de eIDAS). El Reglamento eIDAS garantiza a la firma cualificada un efecto equivalente al de la firma manuscrita; los efectos de las demás firmas dependen de la ley aplicable y de las circunstancias.

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¿Qué nivel de firma electrónica necesito para mi contrato?

Depende del país, del tipo de documento y de la forma que exija la ley. Cuando no se exige una forma especial, a menudo puede usarse una firma simple; cuando la ley exige forma escrita o firma cualificada, compruebe si una forma electrónica puede cumplir ese requisito y cómo.

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¿Sirve una firma electrónica como prueba ante un tribunal?

Un tribunal puede admitir una firma electrónica como prueba; el peso que le dé depende de la ley aplicable y de las circunstancias del caso. El informe de evidencias de HawkOpen ayuda porque registra lo que ocurrió durante la firma.

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¿Basta un nombre escrito o un correo para que cuente como firma?

Un nombre escrito o un nombre al final de un correo puede contar como firma electrónica simple en muchos sistemas jurídicos, pero que le vincule depende del país, del documento y de la forma que exija la ley. En HawkOpen quien firma puede escribir su nombre en lugar de dibujar la firma, tras confirmar un código del correo.

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¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta?

No hace falta cuenta. El firmante abre el enlace del correo de invitación, confirma el acceso con un código de 8 cifras enviado a la misma dirección, lee el PDF, marca la casilla de consentimiento y dibuja una firma o escribe su nombre, o rechaza.

Todo ocurre en el navegador; no se instala nada. Cuando firma o rechaza, recibe un correo, y tras la firma el informe de evidencias está en su panel. El código muestra acceso al buzón, no quién es el firmante.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Cómo pido a alguien una firma por correo electrónico? · No me llegó el código para firmar. ¿Qué hago? · ¿Qué pasa si el firmante se niega a firmar?

No me llegó el código para firmar. ¿Qué hago?

HawkOpen envía el código por correo, no por SMS, a la dirección para la que se creó la solicitud. Revise spam y otras carpetas, espere un minuto y pida un código nuevo en la página; cada código vale 10 minutos.

Tras muchas peticiones en poco tiempo, la página pide esperar hasta 15 minutos. Si el código sigue sin llegar, pida al remitente que revise la dirección de la solicitud; puede borrarla y enviar una nueva a la dirección correcta.

Preguntas relacionadas: ¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta? · ¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada?

¿Cuánto tiempo es válido un enlace para firmar y puede caducar?

Un enlace para firmar funciona como máximo 7 días, y al crear la solicitud puede fijar una fecha de fin anterior. Después el enlace ya no abre y una solicitud caducada no se puede prorrogar: envíe una nueva.

El enlace solo no basta: el firmante también confirma un código de un solo uso enviado por correo.

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Preguntas relacionadas: ¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada? · ¿HawkOpen puede recordar al firmante que firme?

¿Qué pasa si el firmante se niega a firmar?

El firmante puede pulsar «Rechazar firma» y confirmar. La solicitud se cierra para siempre, el rechazo queda registrado con su hora y HawkOpen le envía un correo.

Una solicitud rechazada no se puede reabrir ni editar. Si el documento necesita cambios, corrija el PDF y envíe una solicitud nueva.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada? · ¿Se puede rechazar, impugnar o anular una firma electrónica?

¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada?

Mientras la solicitud espera, puede enviar un recordatorio, que repite la invitación, y puede borrarla en cualquier momento. No se puede editar: para cambiar el documento, el firmante o la fecha de fin, bórrela y cree una nueva.

Borrar elimina la solicitud y su documento de HawkOpen, y el enlace de firma deja de funcionar. Si el documento ya estaba firmado, descargue antes el informe de evidencias.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿HawkOpen puede recordar al firmante que firme? · ¿Cuánto tiempo es válido un enlace para firmar y puede caducar? · ¿Qué pasa si el firmante se niega a firmar?

¿HawkOpen puede recordar al firmante que firme?

Sí, a mano: mientras la solicitud espera la firma, envía un recordatorio desde su panel y HawkOpen vuelve a escribir al firmante. No hay recordatorios automáticos programados para las solicitudes de firma.

El recordatorio está en el mismo idioma que la invitación: el idioma del destinatario elegido al crear la solicitud o, si no, el idioma de su panel, y en inglés si no hay ninguno. Su asunto empieza en ese idioma por «Recordatorio:» (en inglés, «Reminder:»).

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Puedo reenviar, cancelar o editar una solicitud de firma ya enviada? · ¿Cuánto tiempo es válido un enlace para firmar y puede caducar?

¿Puedo enviar un documento a varios firmantes o fijar un orden de firma?

No en una sola solicitud. Una solicitud de firma de HawkOpen tiene exactamente un firmante, así que tampoco hay orden de firma. Para varias personas, cree una solicitud por persona; cada una tiene su propio informe de evidencias.

Las solicitudes separadas no están vinculadas: cada firmante firma su propia copia del PDF y nadie ve las firmas de los demás.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Cómo pido a alguien una firma por correo electrónico? · ¿Puedo reutilizar plantillas de firma o enviar documentos a firmar de forma masiva?

¿Puedo añadir campos como iniciales, fecha o texto para que los rellene el firmante?

No. El firmante lee el PDF y añade una sola firma, dibujada o escrita, para todo el documento; no hay campos de formulario, iniciales por página ni campos de fecha. Rellene el PDF antes de enviarlo.

La fecha y la hora de la firma se registran automáticamente en el informe de evidencias, según el reloj del servidor de HawkOpen.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿El firmante puede dibujar o escribir su firma? · ¿Cómo añado una firma electrónica a un PDF o un documento de Word?

¿El firmante puede dibujar o escribir su firma?

Ambas. El firmante dibuja la firma con el ratón, el dedo o un lápiz en un recuadro de la página, o escribe su nombre. HawkOpen exige un dibujo con suficientes puntos o un nombre escrito de al menos dos caracteres.

No se puede subir una imagen de una firma manuscrita. La firma dibujada o el nombre escrito aparecen en el informe de evidencias.

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Preguntas relacionadas: ¿Basta un nombre escrito o un correo para que cuente como firma? · ¿Se puede firmar en el móvil o la tableta?

¿En qué idiomas se muestra la página de firma?

La página de firma y los correos al firmante (la invitación, el recordatorio y el código de un solo uso) están en inglés, polaco, alemán, español, francés, portugués e italiano. El idioma es el elegido para el destinatario al crear la solicitud o, si no, el idioma del panel del remitente; si no hay ninguno, la página y el correo del código siguen el idioma del navegador del firmante, y la invitación y el recordatorio van en inglés. La frase de consentimiento de la página está en ese mismo idioma.

En todos los idiomas, la frase de consentimiento dice que el firmante acepta formalizar el documento electrónicamente con una firma electrónica simple, que no es cualificada.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta? · ¿Cómo pido a alguien una firma por correo electrónico?

¿Se puede firmar en el móvil o la tableta?

Sí. La página de firma funciona en el navegador del móvil o la tableta, y el recuadro de firma acepta el dedo o un lápiz. No hace falta aplicación.

El firmante también tiene que leer su correo, en ese u otro dispositivo, para obtener el código de un solo uso.

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Preguntas relacionadas: ¿El firmante puede dibujar o escribir su firma? · ¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta?

¿Qué contiene el informe de evidencias (registro de auditoría) de la firma?

El informe incluye el título del documento y su huella SHA-256, el nombre y el correo del firmante, la dirección IP y el navegador, el consentimiento registrado, las horas de creación, aceptación de la invitación por el proveedor de correo, visualización y firma, y la firma dibujada o escrita.

Termina con la firma Ed25519 de HawkOpen sobre el registro y un enlace a la página pública de verificación. Indica que documenta una firma electrónica simple, no cualificada, y que no prueba que el firmante leyera el documento. Las horas proceden del reloj del servidor de HawkOpen; el código confirma el acceso al buzón, no la identidad del firmante.

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Preguntas relacionadas: ¿Cómo puede alguien verificar el informe de evidencias sin cuenta de HawkOpen? · ¿Puedo descargar el PDF firmado y el informe de evidencias, y la firma aparece en el PDF? · ¿Sirve una firma electrónica como prueba ante un tribunal?

¿Puedo descargar el PDF firmado y el informe de evidencias, y la firma aparece en el PDF?

Tras la firma, descarga el informe de evidencias en PDF desde su panel. HawkOpen no estampa la firma en su documento: el PDF original queda sin cambios y la firma aparece en el informe aparte.

Guarde juntos el PDF original y el informe: el informe contiene la huella SHA-256 del original, así puede mostrar que ambos corresponden.

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Preguntas relacionadas: ¿Qué contiene el informe de evidencias (registro de auditoría) de la firma? · ¿Cómo sé que un PDF firmado no se modificó después? · ¿El firmante recibe una copia del documento firmado?

¿El firmante recibe una copia del documento firmado?

No de forma automática. Tras firmar, el firmante ve una página de confirmación y HawkOpen solo le escribe a usted. Si necesita una copia, envíele usted el PDF y el informe de evidencias.

El firmante no tiene una cuenta de HawkOpen donde se guarde el documento, y tras firmar el enlace ya no abre el documento.

Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿Puedo descargar el PDF firmado y el informe de evidencias, y la firma aparece en el PDF? · ¿Cómo firma el firmante y necesita una cuenta?

¿Cómo puede alguien verificar el informe de evidencias sin cuenta de HawkOpen?

El informe contiene un enlace de verificación que cualquiera puede abrir sin cuenta. La página comprueba la firma Ed25519 de HawkOpen sobre el registro y muestra solo la huella SHA-256 del documento, el identificador de la clave y la hora de la firma; no muestra el nombre, el correo ni la dirección IP del firmante.

Un resultado válido solo muestra que el registro no ha cambiado desde que HawkOpen lo firmó con esa clave. No prueba que los hechos ocurrieran como se registraron, quién era el firmante ni que se leyera el documento. HawkOpen publica su clave pública, así que la comprobación también puede hacerse sin la página.

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Preguntas relacionadas: ¿Cómo sé que un PDF firmado no se modificó después? · ¿Qué contiene el informe de evidencias (registro de auditoría) de la firma?

¿Cómo sé que un PDF firmado no se modificó después?

Compare huellas. El informe de evidencias contiene la huella SHA-256 del PDF original; calcule la de su copia con cualquier herramienta SHA-256 (por ejemplo certutil en Windows o shasum en Mac) y compárelas. Si cambió aunque sea un byte, serán distintas.

El propio informe está firmado por HawkOpen con una clave Ed25519, y la página pública de verificación muestra si el registro está intacto. Que las huellas coincidan muestra que el archivo es el registrado; no prueba quién estaba ante el teclado.

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Preguntas relacionadas: ¿Cómo puede alguien verificar el informe de evidencias sin cuenta de HawkOpen? · ¿Puedo descargar el PDF firmado y el informe de evidencias, y la firma aparece en el PDF?

¿El informe de evidencias usa un sello de tiempo cualificado?

No. Las horas del informe proceden del reloj del servidor de HawkOpen en el momento de cada evento. No son un sello de tiempo electrónico cualificado de un prestador de servicios de confianza.

El registro con esas horas está firmado por HawkOpen con una clave Ed25519, así que un cambio posterior del registro se notaría. Si necesita un sello de tiempo cualificado, lo emite un prestador cualificado de servicios de confianza.

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¿HawkOpen verifica la identidad del firmante con DNI, SMS o vídeo?

No. HawkOpen solo comprueba que el firmante puede leer el correo de la dirección de la solicitud, enviándole un código de un solo uso. Eso muestra acceso al buzón, no quién es el firmante ni si puede firmar por una empresa; HawkOpen no comprueba documentos de identidad, teléfonos ni caras.

El informe registra el correo, la dirección IP y el navegador del firmante; son señales, no prueba de identidad. Si necesita una identidad verificada, use una firma cualificada o una verificación de identidad aparte.

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¿Qué datos personales del firmante guarda HawkOpen?

El correo y el nombre del firmante (si los indicó), la dirección IP y el navegador al firmar o rechazar, su consentimiento, la firma dibujada o el nombre escrito y la hora de cada paso. El registro firmado solo guarda un hash del correo, y la página pública de verificación no muestra ninguna dirección.

El informe de evidencias que descarga muestra el nombre y el correo completos. HawkOpen no afirma que su firma electrónica cumpla los requisitos del RGPD para su uso, y la región de alojamiento aún no se ha publicado. Puede borrar una solicitud y su documento desde el panel.

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¿Cuánto tiempo se guardan los documentos firmados y los informes, y caduca una firma?

HawkOpen no ha publicado cuánto tiempo guarda los documentos firmados y los informes de evidencias. Descargue el informe tras la firma y guárdelo con el PDF original, para que sus pruebas no dependan de HawkOpen.

Solo el enlace de firma tiene fecha de fin (como máximo 7 días); limita hasta cuándo se puede firmar, no cuánto vale una firma ya hecha. Qué efecto tiene una firma con el tiempo depende de la ley aplicable y del documento.

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¿En qué se diferencia una solicitud de firma de aceptar una propuesta?

Una solicitud de firma pide a una persona firmar un PDF con firma dibujada o escrita y genera un informe de evidencias. Aceptar una propuesta es un botón en un enlace de propuesta que registra la decisión del cliente como una confirmación firmada por HawkOpen, sin firma dibujada ni escrita.

Use una solicitud de firma cuando haya que firmar el propio documento, y la aceptación de propuesta para registrar un sí a una oferta.

Un enlace de propuesta también puede ofrecer la firma en la propia página de la propuesta, como firma electrónica simple; como en las demás acciones, el cliente confirma antes su dirección con un código de un solo uso, y la confirmación firmada llega por correo al cliente y a usted.

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¿Cómo firmo un documento electrónicamente de forma segura?

Primero compruebe qué firma necesita su documento; depende del país, del tipo de documento y de la forma exigida. Una firma cualificada la ofrece un prestador cualificado de servicios de confianza. Al firmar, use solo un enlace que esperaba, revise el remitente y el documento y guarde el informe de evidencias.

En HawkOpen el firmante confirma un código de un solo uso de su correo, marca el consentimiento y firma en el navegador; HawkOpen registra la huella SHA-256 del documento y firma el registro con una clave Ed25519. Una página de firma nunca necesita sus contraseñas ni datos bancarios.

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¿Una firma electrónica se puede notarizar, escribir o falsificar?

Escrita: sí, escribir el nombre es una de las dos formas de firmar en HawkOpen. Notarizada o apostillada: no a través de HawkOpen; lo hace un notario o una autoridad con sus propias reglas. Falsificada: cualquier firma simple puede imitarse, por eso HawkOpen registra cómo se hizo.

HawkOpen vincula la firma a un código enviado al correo del firmante, registra la dirección IP y el navegador y calcula la huella SHA-256 del documento, de modo que los cambios posteriores del archivo o del registro se notarían. Eso dificulta ocultar una falsificación, pero el código muestra acceso al buzón, no la identidad.

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¿La página de firma es accesible para usuarios de lectores de pantalla?

HawkOpen no ha publicado una declaración de accesibilidad de la página de firma. Quien no pueda dibujar puede escribir su nombre en lugar de trazar la firma.

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Preguntas relacionadas: ¿El firmante puede dibujar o escribir su firma?

¿Puedo firmar como empresa con un sello electrónico o un sello de empresa?

No. HawkOpen recoge la firma electrónica simple de una persona; no ofrece sellos electrónicos de empresa. Un sello electrónico eIDAS, avanzado o cualificado, lo ofrece un prestador de servicios de confianza.

La firma Ed25519 del informe de evidencias es de HawkOpen y protege el registro; no es un sello de su empresa ni un sello cualificado. Por ahora es una vista previa: HawkOpen solo acepta documentos cuando el análisis externo de archivos está activado, y todavía no lo está.

Preguntas relacionadas: ¿La firma de HawkOpen es avanzada o cualificada? · ¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?

¿Puedo reutilizar plantillas de firma o enviar documentos a firmar de forma masiva?

No. Cada solicitud de firma se crea por separado, para un PDF y un firmante; no hay plantillas ni envío masivo para firmas.

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Preguntas relacionadas: ¿Puedo enviar un documento a varios firmantes o fijar un orden de firma?

¿Basta una firma electrónica simple para un contrato de trabajo o de alquiler?

Depende del país, del tipo de contrato y de la forma que exija la ley. Algunos países exigen forma escrita o firma electrónica cualificada para ciertos documentos laborales o de arrendamiento; en esos casos una firma simple como la de HawkOpen puede no bastar.

Por ejemplo, en Alemania una firma electrónica cualificada puede sustituir la forma escrita legal (§ 126a BGB) salvo que una norma excluya la forma electrónica, como hace el § 623 BGB para extinguir una relación laboral. Revise las reglas de su país y contrato y consulte a un abogado si duda. HawkOpen solo ofrece firma simple.

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¿Se puede rechazar, impugnar o anular una firma electrónica?

En HawkOpen el firmante siempre puede rechazar en lugar de firmar. Si la otra parte debe aceptar una firma electrónica, y cómo se puede impugnar, depende del contrato y de la ley aplicable. En la UE no se puede negar efecto jurídico ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica solo por ser electrónica; el peso que tenga depende de la ley y las circunstancias.

Un banco, una aseguradora o una administración pueden fijar sus propios requisitos, como una firma cualificada o un procedimiento propio; entonces use lo que piden. Si una firma se discute, el informe de evidencias muestra lo que registró HawkOpen; consulte el procedimiento con un abogado.

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¿Qué es la ley ESIGN de EE. UU. y la firma de HawkOpen vale en la UE y en EE. UU.?

La ley ESIGN de 2000 es una ley federal de EE. UU. según la cual no se puede negar efecto jurídico a una firma o contrato solo por ser electrónicos; la mayoría de los estados tiene reglas parecidas basadas en la UETA. Eso no hace válido cualquier contrato. HawkOpen describe su firma según el Reglamento eIDAS de la UE como firma electrónica simple y no la ha analizado conforme al derecho estadounidense.

ESIGN también regula el consentimiento del consumidor a los documentos electrónicos y excluye algunos documentos, como los testamentos y ciertas notificaciones. Si una firma de HawkOpen encaja en una operación en EE. UU. debe valorarlo con su abogado.

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¿Puedo rescindir un contrato o un seguro por correo o con firma electrónica?

Depende del país, del tipo de documento y de la forma exigida, y también del propio contrato. Si el contrato o la ley solo piden forma de texto, un correo puede bastar; si exigen forma escrita, compruebe si la forma electrónica puede sustituirla y cómo. Lea primero la cláusula de rescisión.

En Alemania, por ejemplo, la ley distingue la forma de texto (§ 126b BGB), que cumple un correo, de la forma escrita (§ 126 BGB), que puede sustituir una firma electrónica cualificada salvo que una norma lo excluya (§ 126a BGB). La firma de HawkOpen es simple, no cualificada.

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