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Como lembro alguém com educação de que me deve uma resposta sem parecer indelicado?

Responda na mesma conversa passados alguns dias, seja breve, relembre a única coisa de que precisa e facilite a resposta. No plano Business, o Safe Follow-up do HawkOpen prepara um rascunho curto pelo menos 24 horas depois do primeiro email; edita-o e envia-o você.

Verificado:

Conselhos que funcionam em quase todo o lado: parta do princípio de que a pessoa está ocupada e não a ignorá-lo; não diga que o rastreio mostrou uma abertura; faça uma pergunta clara com resposta sim ou não, ou proponha dois horários; e pare depois de dois ou três seguimentos educados.

O Safe Follow-up oferece um tom profissional, conciso ou caloroso e não cria rascunho se a pessoa já respondeu, cancelou a subscrição ou o endereço foi devolvido. Nunca envia nada sozinho. No plano Pro pode usar lembretes, que lhe dizem quando é altura de voltar a escrever.

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Mais sobre este tema

  • Como funciona a deteção de respostas e funciona com Gmail e Outlook?

    Nos planos Pro e Business, o HawkOpen verifica cerca de uma vez por minuto a caixa de entrada de cada caixa ligada: caixas IMAP/SMTP e Gmail ou Outlook ligados através de início de sessão. Uma resposta é registada quando vem do endereço para o qual escreveu e pertence à mesma conversa.

  • As respostas automáticas e de ausência contam como respostas?

    Não. Um aviso de falha de entrega (devolução) é registado como devolução, nunca como resposta. As respostas automáticas, como as de ausência ou de férias, são reconhecidas pelos cabeçalhos ou pelo assunto e não contam: o email continua à espera da resposta de uma pessoa.

  • Porque é que um email aparece como não aberto, embora o destinatário tenha respondido?

    Porque uma abertura só é registada quando a cópia leva imagem de rastreio, o que exige o consentimento registado do destinatário, e o programa de email dele a carrega, enquanto muitos bloqueiam imagens. A resposta é o sinal mais forte: quando o HawkOpen a regista, o email aparece como respondido, seja qual for a contagem de aberturas.

  • Porque é que uma resposta não foi detetada?

    Normalmente por uma destas razões: o seu plano não tem deteção de respostas, a caixa não está ligada, a resposta já tinha sido lida ou movida da caixa de entrada antes de o HawkOpen verificar, ou veio de outro endereço ou numa conversa nova.

  • O que é o Safe Follow-up e que tons e idiomas suporta?

    O Safe Follow-up, no plano Business, escreve um rascunho curto de seguimento para um email enviado, no mínimo 24 horas depois do envio. Escolhe um tom profissional, conciso ou caloroso e inglês, polaco, alemão, espanhol ou francês; depois edita o rascunho e envia-o você.

  • Quanto tempo devo esperar antes de fazer seguimento a um email?

    Na maioria dos emails profissionais, dois a cinco dias úteis é uma primeira espera razoável; num assunto urgente, um ou dois dias. Decida com base na resposta, não nas aberturas: uma abertura é só um indício, a resposta é que esclarece.

  • Posso definir lembretes de seguimento no Gmail ou no Outlook?

    Sim, de forma básica: o Gmail pode sugerir emails a que fazer seguimento e o Outlook permite sinalizar uma mensagem com lembrete. O HawkOpen acrescenta um lembrete que sabe das respostas: nos planos Pro e Business avisa-o ao fim dos dias definidos apenas se não foi registada resposta.

  • Como e quando fazer seguimento de um orçamento ou proposta sem resposta?

    Espere cerca de três a sete dias úteis, ou até um ou dois dias antes da data de validade, e responda na mesma conversa com uma pergunta clara, por exemplo se falta alguma coisa para decidir. Se o cliente consentiu o rastreio, o HawkOpen mostra se o email foi aberto ou um link clicado, o que orienta o tom, mas não prova a leitura.

  • Quantos emails de seguimento devo enviar antes de desistir e como escrevo o último?

    Normalmente bastam dois ou três seguimentos educados, com alguns dias a uma semana de intervalo. O último pode dizer com simpatia que não voltará a escrever sobre isto e deixar a porta aberta, por exemplo: «Se não for o momento certo, diga-me apenas.»

  • O HawkOpen pode substituir a minha folha de cálculo de seguimentos?

    Em parte. O HawkOpen guarda para cada email enviado o que aconteceu (respostas e, dos destinatários que consentiram o rastreio, aberturas e cliques com a sua classificação) e, nos planos Pro e Business, lembretes para os emails sem resposta. Não tem modelo de folha de cálculo; no Pro e no Business, o CRM exporta contactos e registos para CSV.

  • Enviar lembretes com demasiada frequência pode fazer com que o meu email seja marcado como spam?

    Os lembretes do HawkOpen não podem causar isso: são avisos para si no painel e nunca enviam nada ao destinatário. Os seguimentos que envia você podem prejudicar se forem demasiado frequentes, porque as pessoas incomodadas ignoram-nos ou marcam-nos como spam.

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