Como recebo um lembrete se ninguém responder ao meu email?
Nos planos Pro e Business, defina um lembrete num email enviado e escolha ao fim de quantos dias. Se até lá não tiver sido registada nenhuma resposta, o lembrete aparece no seu painel do HawkOpen; se chegou uma resposta, fecha-se sozinho.
Como lembro alguém com educação de que me deve uma resposta sem parecer indelicado?
Responda na mesma conversa passados alguns dias, seja breve, relembre a única coisa de que precisa e facilite a resposta. No plano Business, o Safe Follow-up do HawkOpen prepara um rascunho curto pelo menos 24 horas depois do primeiro email; edita-o e envia-o você.
Como funciona a deteção de respostas e funciona com Gmail e Outlook?
Nos planos Pro e Business, o HawkOpen verifica cerca de uma vez por minuto a caixa de entrada de cada caixa ligada: caixas IMAP/SMTP e Gmail ou Outlook ligados através de início de sessão. Uma resposta é registada quando vem do endereço para o qual escreveu e pertence à mesma conversa.
O HawkOpen lê apenas quem enviou a mensagem, o assunto e os cabeçalhos das mensagens não lidas da caixa de entrada, nunca o texto da mensagem. Liga uma resposta ao seu email através dos cabeçalhos de conversa que os programas de email acrescentam ao clicar em «Responder». Sem esses cabeçalhos, só aceita a resposta quando é o único email com esse assunto que enviou a essa pessoa.
Quando regista uma resposta, o HawkOpen marca essa mensagem como lida na sua caixa, por isso pode não se destacar como nova; continua a vê-la na caixa e no HawkOpen. As mensagens que não correspondem ficam por ler. O plano Free não tem deteção de respostas.
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As respostas automáticas e de ausência contam como respostas?
Não. Um aviso de falha de entrega (devolução) é registado como devolução, nunca como resposta. As respostas automáticas, como as de ausência ou de férias, são reconhecidas pelos cabeçalhos ou pelo assunto e não contam: o email continua à espera da resposta de uma pessoa.
O HawkOpen verifica primeiro se uma mensagem recebida é um aviso de falha de entrega; se for, regista-a como devolução. Depois verifica se a mensagem foi enviada automaticamente: o cabeçalho Auto-Submitted (RFC 3834), os cabeçalhos mais antigos X-Autoreply e X-Autorespond, uma Precedence de correio em massa ou de lista, um endereço de retorno vazio ou um prefixo de ausência no assunto usado pelos programas de email comuns nos sete idiomas do HawkOpen. Essa mensagem não é registada como resposta e fica por ler na sua caixa de correio.
Um programa de email que não marca as respostas automáticas de nenhuma destas formas pode ainda assim ser registado como resposta, por isso abra uma resposta antes de agir. Uma resposta automática não fecha o lembrete de falta de resposta (planos Pro e Business): ele chega no dia previsto se a pessoa não tiver respondido.
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Porque é que um email aparece como não aberto, embora o destinatário tenha respondido?
Porque uma abertura só é registada quando a cópia leva imagem de rastreio, o que exige o consentimento registado do destinatário, e o programa de email dele a carrega, enquanto muitos bloqueiam imagens. A resposta é o sinal mais forte: quando o HawkOpen a regista, o email aparece como respondido, seja qual for a contagem de aberturas.
Quem lê num programa que não mostra imagens, ou em vista de texto, pode responder sem que seja registada qualquer abertura. O contrário também acontece: o Apple Mail Privacy Protection e outros serviços carregam imagens sem uma pessoa, por isso uma abertura sozinha prova pouco.
Se o email não mostra abertura nem resposta, embora tenha recebido uma resposta, verifique as condições da deteção: plano Pro ou Business, uma caixa ligada e uma resposta do mesmo endereço na mesma conversa que ainda estava por ler quando o HawkOpen verificou a caixa.
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Porque é que uma resposta não foi detetada?
Normalmente por uma destas razões: o seu plano não tem deteção de respostas, a caixa não está ligada, a resposta já tinha sido lida ou movida da caixa de entrada antes de o HawkOpen verificar, ou veio de outro endereço ou numa conversa nova.
Verifique passo a passo: tem o plano Pro ou Business; a caixa de onde saiu o email está ligada e com sessão ativa; a resposta chegou à caixa de entrada e não a uma pasta para onde uma regra a moveu; e ainda estava por ler quando o HawkOpen verificou, o que faz cerca de uma vez por minuto.
O HawkOpen só conta uma resposta do endereço para onde escreveu. Se responder um colega ou a pessoa escrever um email novo em vez de responder, não fica ligado à sua mensagem. A resposta continua na sua caixa; só falta o estado no HawkOpen.
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O que é o Safe Follow-up e que tons e idiomas suporta?
O Safe Follow-up, no plano Business, escreve um rascunho curto de seguimento para um email enviado, no mínimo 24 horas depois do envio. Escolhe um tom profissional, conciso ou caloroso e inglês, polaco, alemão, espanhol ou francês; depois edita o rascunho e envia-o você.
Antes de escrever um rascunho, o HawkOpen verifica que a pessoa não respondeu, não cancelou a subscrição e que o endereço não teve uma devolução recente. Se alguma destas coisas acontecer, ou se ainda não passaram 24 horas, não é criado nenhum rascunho. O rascunho segue regras fixas em vez de adivinhar e não menciona aberturas nem cliques.
O Safe Follow-up nunca envia nada sozinho nem executa uma sequência de emails. Se só quer saber quando fazer o seguimento, os lembretes dos planos Pro e Business fazem isso.
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Quanto tempo devo esperar antes de fazer seguimento a um email?
Na maioria dos emails profissionais, dois a cinco dias úteis é uma primeira espera razoável; num assunto urgente, um ou dois dias. Decida com base na resposta, não nas aberturas: uma abertura é só um indício, a resposta é que esclarece.
Se indicou um prazo, faça o seguimento um ou dois dias antes. Depois de um orçamento ou de uma candidatura, é comum esperar cerca de uma semana. Se o destinatário consentiu o rastreio, este ajuda no tom: um clique no seu link sugere interesse, mas uma abertura ou um clique muito rápidos também podem vir de um scanner de segurança, que o HawkOpen assinala.
Nos planos Pro e Business pode definir um lembrete ao enviar, e o HawkOpen avisa-o ao fim dos dias escolhidos se não tiver sido registada nenhuma resposta.
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Posso definir lembretes de seguimento no Gmail ou no Outlook?
Sim, de forma básica: o Gmail pode sugerir emails a que fazer seguimento e o Outlook permite sinalizar uma mensagem com lembrete. O HawkOpen acrescenta um lembrete que sabe das respostas: nos planos Pro e Business avisa-o ao fim dos dias definidos apenas se não foi registada resposta.
No HawkOpen, marque a opção de lembrete sem resposta ao enviar, ou acrescente um lembrete a um email enviado na página Lembretes. Por omissão são três dias; nas definições pode escolher de 1 a 60 dias.
Se até lá não chegar resposta, o HawkOpen cria uma tarefa nos lembretes do CRM e avisa-o; no Business, também pode seguir para outra ferramenta através de um webhook. Se a resposta chegar antes, não há lembrete. Nunca envia nada ao destinatário. Os lembretes dependem da deteção de respostas, por isso a caixa de onde enviou tem de estar ligada.
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Como e quando fazer seguimento de um orçamento ou proposta sem resposta?
Espere cerca de três a sete dias úteis, ou até um ou dois dias antes da data de validade, e responda na mesma conversa com uma pergunta clara, por exemplo se falta alguma coisa para decidir. Se o cliente consentiu o rastreio, o HawkOpen mostra se o email foi aberto ou um link clicado, o que orienta o tom, mas não prova a leitura.
Facilite a resposta: proponha uma chamada curta em dois horários possíveis, ou um primeiro passo mais pequeno. Se depois de um ou dois seguimentos continuar sem nada, um telefonema costuma resultar melhor do que outro email.
Nos planos Pro e Business, defina um lembrete ao enviar o orçamento para o HawkOpen o avisar quando passarem os dias sem resposta. No Business, o Safe Follow-up pode preparar um rascunho cordial que revê e envia você.
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Quantos emails de seguimento devo enviar antes de desistir e como escrevo o último?
Normalmente bastam dois ou três seguimentos educados, com alguns dias a uma semana de intervalo. O último pode dizer com simpatia que não voltará a escrever sobre isto e deixar a porta aberta, por exemplo: «Se não for o momento certo, diga-me apenas.»
O HawkOpen não escreve nem envia uma série por si. Nos planos Pro e Business, um lembrete diz-lhe quando é altura do passo seguinte se não foi registada resposta; no Business, o Safe Follow-up redige uma mensagem curta que edita e envia você, e não cria rascunho se a pessoa já respondeu ou cancelou a subscrição.
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O HawkOpen pode substituir a minha folha de cálculo de seguimentos?
Em parte. O HawkOpen guarda para cada email enviado o que aconteceu (respostas e, dos destinatários que consentiram o rastreio, aberturas e cliques com a sua classificação) e, nos planos Pro e Business, lembretes para os emails sem resposta. Não tem modelo de folha de cálculo; no Pro e no Business, o CRM exporta contactos e registos para CSV.
Se a sua folha regista sobretudo a quem escreveu, quando e se a pessoa respondeu, a lista de mensagens e a página Lembretes cobrem isso. Se contém fases de venda ou valores, o CRM do Pro e do Business tem contactos, oportunidades com fases como ganha ou perdida, e tarefas.
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Enviar lembretes com demasiada frequência pode fazer com que o meu email seja marcado como spam?
Os lembretes do HawkOpen não podem causar isso: são avisos para si no painel e nunca enviam nada ao destinatário. Os seguimentos que envia você podem prejudicar se forem demasiado frequentes, porque as pessoas incomodadas ignoram-nos ou marcam-nos como spam.
Os filtros de spam têm em conta a reação dos destinatários, por isso alguns seguimentos bem espaçados na mesma conversa são mais seguros do que muitos lembretes curtos. Um lembrete do HawkOpen dispara uma vez por email e fecha-se sozinho quando é registada uma resposta; não é possível defini-lo num email que já tem resposta.
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