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Como recebo um lembrete se ninguém responder ao meu email?

Nos planos Pro e Business, defina um lembrete num email enviado e escolha ao fim de quantos dias. Se até lá não tiver sido registada nenhuma resposta, o lembrete aparece no seu painel do HawkOpen; se chegou uma resposta, fecha-se sozinho.

Verificado:

O HawkOpen reconhece uma resposta quando consegue ler a sua caixa e a resposta pertence à mesma conversa; isto funciona com caixas IMAP/SMTP e com o Gmail ou o Outlook ligados através de início de sessão. Com webhooks no plano Business, um lembrete vencido também pode ser enviado para outra ferramenta.

Um email por abrir não quer dizer que não foi lido, e uma abertura não prova que foi. Quando o assunto é importante, um seguimento curto e educado ou um telefonema é mais fiável do que esperar por um sinal. O plano Free não tem lembretes nem deteção de respostas.

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Mais sobre este tema

  • Como funciona a deteção de respostas e funciona com Gmail e Outlook?

    Nos planos Pro e Business, o HawkOpen verifica cerca de uma vez por minuto a caixa de entrada de cada caixa ligada: caixas IMAP/SMTP e Gmail ou Outlook ligados através de início de sessão. Uma resposta é registada quando vem do endereço para o qual escreveu e pertence à mesma conversa.

  • As respostas automáticas e de ausência contam como respostas?

    Não. Um aviso de falha de entrega (devolução) é registado como devolução, nunca como resposta. As respostas automáticas, como as de ausência ou de férias, são reconhecidas pelos cabeçalhos ou pelo assunto e não contam: o email continua à espera da resposta de uma pessoa.

  • Porque é que um email aparece como não aberto, embora o destinatário tenha respondido?

    Porque uma abertura só é registada quando a cópia leva imagem de rastreio, o que exige o consentimento registado do destinatário, e o programa de email dele a carrega, enquanto muitos bloqueiam imagens. A resposta é o sinal mais forte: quando o HawkOpen a regista, o email aparece como respondido, seja qual for a contagem de aberturas.

  • Porque é que uma resposta não foi detetada?

    Normalmente por uma destas razões: o seu plano não tem deteção de respostas, a caixa não está ligada, a resposta já tinha sido lida ou movida da caixa de entrada antes de o HawkOpen verificar, ou veio de outro endereço ou numa conversa nova.

  • O que é o Safe Follow-up e que tons e idiomas suporta?

    O Safe Follow-up, no plano Business, escreve um rascunho curto de seguimento para um email enviado, no mínimo 24 horas depois do envio. Escolhe um tom profissional, conciso ou caloroso e inglês, polaco, alemão, espanhol ou francês; depois edita o rascunho e envia-o você.

  • Quanto tempo devo esperar antes de fazer seguimento a um email?

    Na maioria dos emails profissionais, dois a cinco dias úteis é uma primeira espera razoável; num assunto urgente, um ou dois dias. Decida com base na resposta, não nas aberturas: uma abertura é só um indício, a resposta é que esclarece.

  • Posso definir lembretes de seguimento no Gmail ou no Outlook?

    Sim, de forma básica: o Gmail pode sugerir emails a que fazer seguimento e o Outlook permite sinalizar uma mensagem com lembrete. O HawkOpen acrescenta um lembrete que sabe das respostas: nos planos Pro e Business avisa-o ao fim dos dias definidos apenas se não foi registada resposta.

  • Como e quando fazer seguimento de um orçamento ou proposta sem resposta?

    Espere cerca de três a sete dias úteis, ou até um ou dois dias antes da data de validade, e responda na mesma conversa com uma pergunta clara, por exemplo se falta alguma coisa para decidir. Se o cliente consentiu o rastreio, o HawkOpen mostra se o email foi aberto ou um link clicado, o que orienta o tom, mas não prova a leitura.

  • Quantos emails de seguimento devo enviar antes de desistir e como escrevo o último?

    Normalmente bastam dois ou três seguimentos educados, com alguns dias a uma semana de intervalo. O último pode dizer com simpatia que não voltará a escrever sobre isto e deixar a porta aberta, por exemplo: «Se não for o momento certo, diga-me apenas.»

  • O HawkOpen pode substituir a minha folha de cálculo de seguimentos?

    Em parte. O HawkOpen guarda para cada email enviado o que aconteceu (respostas e, dos destinatários que consentiram o rastreio, aberturas e cliques com a sua classificação) e, nos planos Pro e Business, lembretes para os emails sem resposta. Não tem modelo de folha de cálculo; no Pro e no Business, o CRM exporta contactos e registos para CSV.

  • Enviar lembretes com demasiada frequência pode fazer com que o meu email seja marcado como spam?

    Os lembretes do HawkOpen não podem causar isso: são avisos para si no painel e nunca enviam nada ao destinatário. Os seguimentos que envia você podem prejudicar se forem demasiado frequentes, porque as pessoas incomodadas ignoram-nos ou marcam-nos como spam.

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