Intégrations et CRM

Question 1

HawkOpen s’intègre-t-il à mon CRM, par exemple Pipedrive ?

Accepted Answer

Pas directement : HawkOpen n’a aucune connexion toute faite avec un CRM, Pipedrive compris, ni d’API publique à clés. Avec l’offre Business, il envoie des webhooks signés sur les ouvertures, clics, réponses, rebonds et désinscriptions, que vous pouvez transmettre, par exemple via un Catch Hook de Zapier.

Question 2

Les liens suivis de HawkOpen fonctionnent-ils avec Google Analytics et les paramètres UTM ?

Accepted Answer

Oui, côte à côte. Quand un lien est suivi, HawkOpen compte lui-même le clic puis envoie la personne vers le lien exactement tel que vous l’avez écrit, paramètres UTM compris : Google Analytics voit la visite comme d’habitude. HawkOpen n’ajoute pas de paramètres UTM et ne se connecte pas à Google Analytics.

Question 3

HawkOpen a-t-il un CRM pour Gmail ou Outlook, et est-il gratuit ?

Accepted Answer

HawkOpen a un CRM simple. Il est inclus dans les offres Pro et Business ; avec Free, c’est un module payant avec 21 jours d’essai, puis 3 € par mois ou 30 € par an HT. Il gère entreprises, contacts, opportunités avec étapes et tâches, et affiche l’activité e-mail de chaque contact à côté de vos notes.

Question 4

Que montre une fiche contact dans le CRM de HawkOpen, et y a-t-il un historique d’activité ?

Accepted Answer

Une fiche contact affiche le nom, l’adresse e-mail, l’entreprise, le téléphone, la fonction, l’origine, les étiquettes, vos champs personnalisés et si la personne s’est désinscrite, ainsi qu’un historique, les plus récents d’abord : les modifications de la fiche, les notes de votre équipe et les e-mails envoyés à cette adresse via HawkOpen, avec leurs ouvertures, clics, réponses et rebonds. Le CRM fait partie des offres Pro et Business ; avec Free, c’est un module payant avec 21 jours d’essai.

Pour une entreprise, la liste d’activité reprend aussi ce qui est arrivé à ses contacts, opportunités et tâches : vous voyez toute la relation au même endroit.

L’historique reprend aussi les propositions, liens PDF, vidéos et demandes de signature envoyés à cette adresse. Les ouvertures et les clics apparaissent comme proxy, scanner ou autre, jamais comme une personne ; un e-mail non suivi apparaît comme non suivi et, après un refus du suivi par la personne, ses ouvertures et clics ne sont plus affichés. Vous pouvez aussi lier à un contact ou à une entreprise d’autres e-mails de vos boîtes connectées et des documents.

Question 5

Puis-je importer et exporter les contacts du CRM en fichier CSV, par exemple depuis Gmail ou Outlook ?

Accepted Answer

Oui, par fichiers CSV : l’import avec aperçu prend jusqu’à 5 000 lignes (1 Mo) à la fois, un fichier plus gros passe par le grand import, et l’export de chaque type de fiche est limité par la taille du fichier, pas par un nombre de lignes. Il n’y a pas d’import direct depuis Google Contacts ou Outlook : exportez d’abord vos contacts en CSV depuis ces outils.

À l’import, vous indiquez quelle colonne contient l’adresse e-mail et laquelle contient le nom ; les colonnes entreprise, téléphone, fonction, origine, étiquettes et champs personnalisés sont facultatives. L’import avec aperçu enregistre toutes les lignes ou aucune ; le grand import enregistre le fichier par lots et signale les lignes qu’il n’a pas importées.

Étapes : exportez vos contacts Google Contacts ou Outlook en CSV, ouvrez le CRM dans le tableau de bord HawkOpen, choisissez l’import, associez les colonnes, vérifiez l’aperçu et confirmez. Le CRM fait partie des offres Pro et Business ; avec Free, c’est un module payant avec 21 jours d’essai.

Question 6

Puis-je ajouter des notes, des tâches et des affaires avec des étapes dans le CRM de HawkOpen ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez ajouter des notes à toute fiche, créer des tâches avec une personne, une échéance, un statut et un rappel par e-mail facultatif, et faire avancer les opportunités sur un tableau à travers les étapes d’un pipeline : par défaut piste, qualifiée, proposition, gagnée et perdue.

Une opportunité a aussi une valeur avec devise, un responsable et des liens vers une entreprise et un contact. Une tâche est ouverte, terminée ou annulée et peut viser une entreprise, un contact ou une opportunité. Les notes apparaissent dans la liste d’activité de la fiche.

Un propriétaire ou un administrateur peut renommer les étapes, en ajouter et créer d’autres pipelines ; chaque étape compte comme ouverte, gagnée ou perdue. Une section d’analyse affiche des graphiques, dont une prévision. HawkOpen n’est pas pour autant une plateforme commerciale complète : pas de séquences d’e-mails automatiques. Le CRM fait partie des offres Pro et Business ; avec Free, c’est un module payant avec 21 jours d’essai.

Question 7

Puis-je étiqueter des contacts et enregistrer des listes dans HawkOpen ?

Accepted Answer

Oui. Un propriétaire ou un administrateur gère la liste d’étiquettes de l’espace de travail, les contacts portent des étiquettes (aussi depuis un import CSV) et vous pouvez filtrer la liste des contacts par étiquette. Avec toutes les offres, vous pouvez aussi enregistrer des listes de destinataires pour les campagnes.

Dans le CRM, vous pouvez rechercher des contacts et les trier par nom ou par date. Les listes enregistrées servent aux campagnes : vous choisissez une liste comme destinataires d’une campagne. Ce n’est pas une base d’abonnés à une newsletter avec formulaires d’inscription.

Question 8

Puis-je ajouter des champs personnalisés aux contacts du CRM de HawkOpen ?

Accepted Answer

Oui. Un propriétaire ou un administrateur définit des champs de contact propres à l’espace de travail, de type texte, nombre, date, liste de choix ou oui/non, et chaque contact peut avoir une valeur pour chacun. Les contacts ont aussi des champs intégrés pour le téléphone, la fonction et l’origine.

Un champ devenu inutile peut être archivé. Les champs personnalisés ont chacun leur colonne dans l’export CSV et peuvent être remplis par un import CSV. Pour le reste, écrivez une note sur le contact ; les notes apparaissent dans son historique.

Question 9

Le CRM de HawkOpen détecte-t-il et fusionne-t-il les contacts en double ?

Accepted Answer

Oui. Pour un contact, vous pouvez afficher les doublons possibles et en fusionner deux, en choisissant pour le nom, l’adresse e-mail et l’entreprise la version à garder. Une fusion peut être annulée.

La fusion est une action volontaire : HawkOpen affiche d’abord un aperçu et ne fusionne jamais de lui-même. Chaque contact garde un historique de ses fusions, d’où vous pouvez en annuler une.

Question 10

Comment fonctionne la synchronisation des e-mails dans le CRM de HawkOpen ?

Accepted Answer

Il n’y a pas de synchronisation automatique dans les deux sens, ni avec d’autres CRM ni avec vos contacts de messagerie. Dans HawkOpen, l’historique d’un contact affiche de lui-même les e-mails que votre équipe a envoyés à cette adresse via HawkOpen ; vous liez vous-même d’autres e-mails de vos boîtes connectées et, avec Business, des webhooks peuvent envoyer les événements de suivi à d’autres outils.

Pour importer des contacts, utilisez l’import CSV. Pour tenir à jour un autre CRM, faites passer les webhooks de HawkOpen par un outil d’automatisation comme Zapier ; HawkOpen n’a aucune connexion toute faite avec un CRM.

Question 11

Comment effacer un contact du CRM quand une personne demande la suppression de ses données ?

Accepted Answer

Ouvrez le contact dans le CRM et demandez son effacement ; pour éviter les erreurs, vous confirmez en tapant ERASE CONTACT. Au lieu d’effacer, vous pouvez aussi marquer le contact comme désinscrit.

Les destinataires de vos e-mails suivis ont aussi leur propre page de confidentialité, accessible depuis la mention en fin de chaque e-mail suivi, où ils peuvent demander leurs données de suivi ou leur effacement. Cette réponse décrit ce que fait le produit ; si et comment vous devez répondre à une demande dépend des règles qui vous concernent.

Lorsque des règles exigeant un consentement s’appliquent, le suivi ne peut démarrer qu’une fois ce consentement obtenu. Le lien présent dans le message permet de le retirer par la suite.

Question 12

Le CRM de HawkOpen respecte-t-il le RGPD ?

Accepted Answer

Nous ne faisons pas cette promesse : respecter le RGPD dépend de la façon dont vous collectez et utilisez vos contacts, pas seulement de l’outil. HawkOpen vous donne des outils pour cela : effacer un contact, le marquer comme désinscrit et exporter vos fiches.

Deux éléments à prendre en compte : HawkOpen n’a pas encore publié où ses données sont hébergées, et son évaluation de sécurité indépendante est toujours en cours. Ceci décrit le produit et ne constitue pas un conseil juridique.

Question 13

Puis-je joindre des notes vocales aux contacts du CRM de HawkOpen ?

Accepted Answer

Oui, sous forme de texte. Vous dictez la note avec la dictée de votre propre appareil, et HawkOpen ne reçoit et ne conserve que le texte, jamais un enregistrement. Une note vocale commence comme un brouillon que vous pouvez corriger et, une fois approuvée, apparaît comme une note dans l’historique du contact ou de l’opportunité.

HawkOpen n’accepte pas de fichiers audio et ne transcrit pas lui-même d’enregistrements. Les notes écrites fonctionnent comme avant : elles restent sur la fiche et apparaissent dans son historique, les plus récentes d’abord, pour toute l’équipe qui travaille dans le CRM.

Question 14

Qu’est-ce qu’un CRM et que veut dire l’e-mail dans un CRM ?

Accepted Answer

CRM signifie gestion de la relation client : un seul endroit pour les entreprises, les contacts, les opportunités et les tâches. « E-mail dans le CRM » désigne en général les e-mails rattachés au contact concerné, pour que toute l’équipe voie l’historique.

HawkOpen inclut un CRM simple dans les offres Pro et Business (avec Free, en module payant avec essai), avec entreprises, contacts, opportunités, tâches et notes, et vous pouvez lier à un contact des e-mails de vos boîtes connectées. Ce n’est pas une suite commerciale complète.

Question 15

Un client peut-il réserver un rendez-vous depuis une proposition HawkOpen, ou puis-je ajouter un lien de réservation comme Calendly ?

Accepted Answer

Un lien de proposition offre au client l’action « demander un rendez-vous », qui vous prévient, mais HawkOpen ne se connecte à aucun agenda. Dans un e-mail, vous pouvez ajouter n’importe quel lien de réservation https, par exemple Calendly, et, là où les liens sont suivis, HawkOpen compte ses clics comme pour tout lien.

Les liens de proposition sont un aperçu : ils ne fonctionnent qu’une fois l’analyse externe des fichiers activée, car le serveur n’accepte les fichiers qu’après ce contrôle. La demande de rendez-vous ne réserve pas de créneau ; vous fixez l’heure vous-même avec le client.

Un lien de réservation dans un e-mail garde sa destination exactement telle que vous l’avez écrite : le client arrive sur votre page de réservation. Seuls les liens https sont suivis, et le clic d’un scanner de sécurité est signalé comme tel.

Question 16

HawkOpen est-il sur Google Workspace Marketplace ou Microsoft AppSource ?

Accepted Answer

Non. HawkOpen n’est référencé ni sur Google Workspace Marketplace ni sur Microsoft AppSource et n’a pas de module pour Gmail ni de complément Outlook. Il fonctionne avec une extension de navigateur pour Chrome et Firefox et depuis le tableau de bord HawkOpen.

L’extension fonctionne dans Gmail, Outlook sur le web et Yahoo Mail ; la version Chrome est aussi prévue pour Edge, Brave et Opera, et la version Firefox demande la version 109 ou plus.

À la place de l’extension, vous pouvez connecter une boîte dans le tableau de bord avec votre connexion Google ou Microsoft, ou toute autre boîte en IMAP/SMTP, et envoyer de là des e-mails suivis. Si vous écrivez surtout dans l’application Outlook sur ordinateur, un outil avec complément Outlook sera plus pratique.

Question 17

Comment connecter HawkOpen à Zapier, Make, n8n ou Power Automate ?

Accepted Answer

Par des webhooks, avec l’offre Business. HawkOpen n’a pas d’application toute faite dans Zapier ou Make : vous y créez un déclencheur webhook, comme un Catch Hook de Zapier, et collez son adresse dans HawkOpen.

Étapes : créez le déclencheur webhook dans votre outil d’automatisation et copiez son adresse https ; dans le tableau de bord HawkOpen, ajoutez un webhook avec cette adresse et choisissez les événements, par exemple ouvertures, clics ou réponses ; envoyez un test ; puis construisez la suite dans votre outil. Le principe est le même dans Make, n8n et Power Automate.

Pour Microsoft Teams, il existe une voie plus simple avec Business : collez dans vos réglages l’adresse https d’un flux Teams, par exemple créé avec Power Automate, et HawkOpen y publie ses alertes.

Question 18

Puis-je envoyer les événements HawkOpen vers Google Sheets, Airtable, Notion ou Slack ?

Accepted Answer

Pas directement : HawkOpen n’a pas de connexion intégrée avec ces outils. Avec l’offre Business, vous pouvez envoyer ses webhooks à un outil d’automatisation comme Zapier, Make ou n8n, qui ajoute ensuite une ligne à une feuille, une page Notion ou un message Slack.

Exemple : créez un Catch Hook dans Zapier, ajoutez son adresse comme webhook dans HawkOpen avec les événements réponse et clic, puis une étape Google Sheets qui écrit le destinataire, l’événement et l’heure. Gardez en tête qu’une ouverture est un signal, pas une preuve de lecture, et que chaque événement porte l’étiquette de HawkOpen.

Question 19

HawkOpen propose-t-il une API REST publique et des clés d’API ?

Accepted Answer

Non. HawkOpen n’a pas d’API publique et ne délivre pas de clés d’API. Pour sortir des données, utilisez les webhooks signés de l’offre Business, qui envoient les événements au fil de l’eau, et l’export CSV du CRM.

Les webhooks ne vont que dans un sens, de HawkOpen vers vous : ils ne permettent pas de créer des messages ou des contacts dans HawkOpen. Si votre travail repose sur une API complète, choisissez un outil qui en publie une.

Question 20

Quels événements les webhooks de HawkOpen peuvent-ils envoyer, et une désinscription est-elle signalée ?

Accepted Answer

Dix événements de messages : e-mail envoyé, signal d’ouverture, clic, réponse, rebond, désinscription, rappel à échéance, rapport prêt, alerte déclenchée et refus du suivi par un destinataire, plus cinq événements du CRM sur les entreprises et contacts nouveaux ou modifiés et un import de contacts. Oui, une désinscription est signalée comme contact.unsubscribed. Les webhooks font partie de l’offre Business.

Les noms techniques sont message.sent, message.open_signal, message.click, message.reply, message.bounce, contact.unsubscribed, reminder.due, report.generated, alert.triggered et recipient.tracking_declined, et pour le CRM crm.account.created, crm.account.updated, crm.contact.created, crm.contact.updated et crm.contacts.imported. Pour chaque adresse web, vous choisissez ceux qu’elle reçoit, et un bouton de test envoie une livraison d’exemple.

Une ouverture est appelée signal à dessein : elle peut venir d’une personne, d’un proxy du fournisseur de messagerie ou d’un scanner ; traitez-la comme une estimation. Chaque livraison est signée avec un secret connu de vous et de HawkOpen seulement.

Question 21

Puis-je connecter HawkOpen à Claude, ChatGPT ou d’autres applications d’IA via MCP ?

Accepted Answer

Pas aujourd’hui. HawkOpen n’a pas de connexion MCP ni d’autre lien direct avec des applications d’IA. Pour transmettre ses événements à d’autres outils, il y a les webhooks de l’offre Business.

Si votre outil d’automatisation sait transmettre des données à une application d’IA, vous pouvez y faire passer les webhooks de HawkOpen, par exemple pour résumer des réponses. Les données de suivi concernent vos destinataires : réfléchissez à ce que vous envoyez à un service d’IA tiers.

Question 22

Que contient une livraison de webhook HawkOpen ?

Accepted Answer

Un POST HTTPS avec un corps JSON contenant les champs de l’événement ainsi que id, event et occurred_at. Les en-têtes portent la signature (X-HawkOpen-Signature), l’identifiant de livraison, le nom de l’événement et une heure de création et d’expiration.

La signature est un HMAC SHA-256 calculé avec le secret de votre webhook. Rejetez une livraison après son heure d’expiration, cinq minutes après sa création, et utilisez l’identifiant de livraison pour écarter les doublons : une nouvelle tentative garde le même identifiant.

Question 23

Comment fonctionnent les nouvelles tentatives et les délais des webhooks HawkOpen ?

Accepted Answer

Chaque tentative peut durer jusqu’à 15 secondes, et une livraison a au plus 4 tentatives. HawkOpen ne réessaie qu’après une erreur réseau, une réponse 5xx ou un 429 ; toute autre réponse 4xx arrête la livraison immédiatement.

Les pauses entre les tentatives s’allongent et sont en partie aléatoires, pour que les nouvelles tentatives n’arrivent pas toutes en même temps. Répondez par un statut 2xx dès que vous avez enregistré la livraison et faites le travail lent ensuite ; une nouvelle tentative garde le même identifiant, vous pouvez donc ignorer les doublons.

Question 24

Vers quelles adresses un webhook HawkOpen peut-il pointer, et peut-il s’agir de localhost ou d’une adresse privée ?

Accepted Answer

L’adresse doit utiliser https et le port 443, 8443 ou un port au-dessus de 1024, et mener à un serveur public. Localhost et les réseaux privés ou réservés, comme les adresses 10.x ou 192.168.x, sont refusés.

Cela protège votre réseau interne et les serveurs de HawkOpen. Pour tester sur votre ordinateur, utilisez un service de tunnel qui fournit une adresse https publique, ou le bouton de test du webhook.

Question 25

Zapier peut-il envoyer un e-mail suivi automatique via HawkOpen ?

Accepted Answer

Non. HawkOpen ne le propose pas : ses webhooks ne font qu’envoyer des événements vers l’extérieur, et aucune action ne permet à Zapier ou à un autre outil d’envoyer un e-mail via HawkOpen.

Pour envoyer des e-mails suivis, utilisez l’extension de navigateur, le tableau de bord HawkOpen ou une campagne depuis votre propre boîte (jusqu’à 50 destinataires avec Free et 500 avec Pro et Business). Une copie n’est suivie que si votre entreprise a activé le suivi et que le destinataire y a consenti.