Wie tracke ich E-Mail-Öffnungen in Outlook?
In Outlook im Web installieren Sie die HawkOpen-Erweiterung für Chrome oder Firefox; nutzen Sie die Outlook-Desktop-App, verbinden Sie Ihr Microsoft-Postfach mit HawkOpen und senden aus dem HawkOpen-Dashboard; ein Outlook-Add-in gibt es nicht. Öffnungen werden erst getrackt, wenn der Inhaber Ihres Unternehmens oder ein Administrator das Tracking einschaltet, und nur bei Empfängern, deren Einwilligung in das Öffnungs-Tracking erfasst ist.
Wie bekomme ich eine Benachrichtigung, wenn jemand meine E-Mail öffnet?
HawkOpen sendet keine Benachrichtigung für jede einzelne Öffnung. In den Tarifen Pro und Business legen Sie Alarmregeln für Öffnungen fest, etwa mehrere Öffnungen innerhalb von 30 Minuten oder eine Rückkehr zur Nachricht nach 7 Tagen; greift eine, zeigt die Browser-Erweiterung eine Benachrichtigung, bei Business kann sie auch per E-Mail kommen. Antworten melden sich in Pro und Business ebenfalls. Das gilt für E-Mails aus Outlook im Web, Gmail, Yahoo Mail oder dem Dashboard; Maschinenöffnungen lösen nie einen Alarm aus.
Funktioniert Öffnungs-Tracking, wenn der Empfänger auf dem Handy liest?
Ja, wenn die Mail-App des Handys Bilder lädt. Die Mail-App auf dem iPhone lädt sie mit Mail Privacy Protection vorab über Apple-Server, was HawkOpen als Datenschutz-Proxy kennzeichnet, und die Gmail-App lädt sie über den Google-Proxy. Öffnungen aus anderen Mail-Apps im Mobilnetz werden höchstens als mögliche menschliche Aktivität eingestuft.
Gibt es eine HawkOpen-App für Android oder iPhone?
Nein. HawkOpen hat keine App für Android oder iPhone. Getrackte E-Mails senden Sie vom Computer aus, mit der Erweiterung für Chrome oder Firefox oder aus dem Web-Dashboard, und die Ergebnisse sehen Sie im Dashboard.
Welche E-Mail-Tracking-Erweiterung für Gmail ist die beste?
Es gibt keine unabhängige Rangliste, auf die wir verweisen könnten, und HawkOpen nennt sich nicht selbst die beste. Vergleichen Sie, was Ihnen wichtig ist: ob Öffnungen durch Apple Mail, den Gmail-Proxy und Scanner von Menschen getrennt werden, welche Postfächer und Browser unterstützt werden, was der kostenlose Tarif enthält und ob Empfänger über das Tracking informiert werden.
Kann ich E-Mails tracken, die ich aus Apple Mail, Thunderbird oder einem anderen Mailprogramm sende?
Nicht aus diesen Programmen heraus: HawkOpen hat kein Add-on für Apple Mail, Thunderbird oder andere Desktop-Mailprogramme. Verbinden Sie dasselbe Postfach mit HawkOpen und schreiben Sie getrackte E-Mails im HawkOpen-Dashboard; sie gehen von Ihrer Adresse hinaus.
Gmail und Outlook verbinden Sie mit Ihrem Google- oder Microsoft-Login, iCloud, Zoho und die meisten anderen Postfächer über IMAP und SMTP. Jeder Empfänger einer Dashboard-E-Mail bekommt eine eigene Kopie mit eigenem Tracker. Die Browser-Erweiterung funktioniert nur im Webmail (Gmail, Outlook im Web und Yahoo Mail), nicht in Desktop-Programmen.
Eine E-Mail, die Sie direkt aus Apple Mail oder Thunderbird senden, wird nicht getrackt, weil HawkOpen sie vor dem Versand nie sieht.
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Gibt es kostenloses E-Mail-Tracking für Outlook?
Ja, der Free-Tarif von HawkOpen funktioniert mit Outlook: Öffnungs-Tracking ist unbegrenzt, Links werden in 10 E-Mails pro Monat getrackt, und Sie haben 1 Postfach und 7 Tage Verlauf. In Outlook im Web nutzen Sie die Browser-Erweiterung, mit der Outlook-Desktop-App senden Sie aus dem HawkOpen-Dashboard.
Jede Öffnung erscheint mit Kategorie: Lädt Outlook.com das Bild über den Bildserver von Microsoft, wird das als Proxy gekennzeichnet, nicht als menschliche Aktivität. Wie in jedem Tarif funktioniert das Tracking erst, wenn der Inhaber Ihres Unternehmens oder ein Administrator es einschaltet, und nur bei Empfängern, deren Einwilligung erfasst ist. Der Free-Tarif fügt Ihren getrackten E-Mails eine kurze HawkOpen-Zeile in der Fußzeile hinzu und ist zeitlich unbegrenzt.
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Wie verbinde ich Gmail oder ein Google-Workspace-Konto mit HawkOpen?
Wählen Sie beim Hinzufügen eines Postfachs in HawkOpen die Anmeldung mit Google und erlauben Sie den Zugriff. Das funktioniert mit privatem Gmail und mit Google-Workspace-Konten; HawkOpen sendet Ihre getrackten E-Mails dann über Gmail von Ihrer eigenen Adresse.
Google fragt nach vollem Mailzugriff, weil HawkOpen über Gmail sendet und bei Pro und Business nach Antworten sucht; die Antworterkennung liest nur die Kopfzeilen ungelesener Nachrichten. Bei einem Firmenkonto muss der Google-Workspace-Administrator die App eventuell erst zulassen.
Google Workspace selbst trackt keine Öffnungen: Das E-Mail-Protokoll für Administratoren zeigt die Zustellung, nicht, ob eine Nachricht geöffnet wurde. HawkOpen ist im kontrollierten Start, daher wird jede Anbieterverbindung geprüft, bevor sie produktiv angeboten wird.
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Wie verbinde ich Outlook, Microsoft 365 oder Outlook.com mit HawkOpen?
Wählen Sie beim Hinzufügen eines Postfachs in HawkOpen die Anmeldung mit Microsoft und erlauben Sie den Zugriff. Das gilt für Microsoft-365-Geschäftskonten sowie Outlook.com- und Hotmail-Adressen; HawkOpen sendet Ihre getrackten E-Mails dann über Microsoft von Ihrer eigenen Adresse.
HawkOpen bittet Microsoft um die Erlaubnis, Mail zu senden (SMTP) und das Postfach per IMAP zu lesen, das die Antworterkennung bei Pro und Business nutzt. In einem Firmen-Tenant muss Ihr Microsoft-365-Administrator die App eventuell genehmigen und diese Art des Sendens für Ihr Postfach erlauben.
Öffnungen von Outlook.com-Mails, bei denen Microsoft das Bild über seinen Bildserver lädt, werden als Proxy gekennzeichnet, nicht als menschliche Aktivität. Auf Wunsch verbinden Sie das Postfach auch mit seinen IMAP- und SMTP-Daten.
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Gibt es E-Mail-Tracking für Yahoo Mail?
Ja. Die HawkOpen-Erweiterung für Chrome und Firefox funktioniert in Yahoo Mail im Browser, und Sie können Ihr Yahoo-Postfach auch per IMAP und SMTP verbinden und getrackte E-Mails aus dem HawkOpen-Dashboard senden.
Für die IMAP- und SMTP-Verbindung verlangt Yahoo ein App-Passwort, das Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Yahoo-Kontos erstellen; Ihr normales Passwort funktioniert dort nicht. Lädt Yahoo das Tracking-Bild über seinen eigenen Proxy, kennzeichnet HawkOpen die Öffnung als Proxy (R-OPEN-YAHOO), nicht als menschliche Aktivität.
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Wie verbinde ich ein Postfach per IMAP und SMTP, und brauche ich ein App-Passwort?
Wählen Sie beim Hinzufügen eines Postfachs IMAP/SMTP und geben Sie Servernamen, Ports und Passwort Ihres Mailanbieters ein; HawkOpen schlägt Port 587 für SMTP und 993 für IMAP vor. Ob Sie ein App-Passwort brauchen, hängt vom Anbieter ab: Viele verlangen eines, wenn die Zwei-Schritt-Anmeldung aktiv ist.
Über SMTP sendet HawkOpen; fügen Sie auch IMAP hinzu, wenn Sie bei Pro und Business die Antworterkennung möchten. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert, und nach dem Speichern können Sie einen Verbindungstest für den SMTP-Server starten; der IMAP-Server wird noch nicht getestet.
Nur öffentliche Mailserver sind möglich: Eine Adresse in einem privaten oder lokalen Netz wird abgelehnt. HawkOpen ist im kontrollierten Start, daher wird jede Anbieterverbindung geprüft, bevor sie produktiv angeboten wird.
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Kann ich Postfächer von iCloud, GMX, web.de, Zoho, Proton oder Fastmail verbinden?
Die meisten ja, über IMAP und SMTP: iCloud, GMX, web.de, Zoho und Fastmail bieten das an, meist nachdem Sie IMAP in deren Einstellungen eingeschaltet und ein App-Passwort erstellt haben. Proton Mail lässt sich nicht verbinden, weil es IMAP nur über seine Bridge-App auf Ihrem eigenen Computer bietet, die HawkOpens Server nicht erreichen.
HawkOpen verbindet Postfächer nur über Google, Microsoft oder IMAP und SMTP; JMAP wird nicht genutzt, ein Fastmail-Postfach verbinden Sie also mit seinen IMAP- und SMTP-Daten. HawkOpen ist im kontrollierten Start, und jede Anbieterverbindung wird geprüft, bevor sie produktiv angeboten wird; ein Anbieter kann also zuerst zusätzliche Prüfungen brauchen.
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Funktioniert HawkOpen mit jedem E-Mail-Anbieter?
Auf Ihrer Seite funktioniert HawkOpen mit Gmail und Microsoft über deren Anmeldung und mit jedem Anbieter, der IMAP und SMTP auf einem öffentlichen Server anbietet. Beim Empfänger funktioniert es mit jedem Mailprogramm, das Bilder lädt; sind Bilder blockiert, werden Klicks und Antworten trotzdem erfasst.
Manche Anbieter wie Gmail, Outlook.com und Yahoo laden Bilder über einen eigenen Proxy, und Apple Mail lädt sie eventuell vorab; HawkOpen kennzeichnet solche Öffnungen, damit sie nicht als menschliche Aktivität eingestuft werden.
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Wie trenne ich ein Postfach und entziehe HawkOpen den Zugriff?
Entfernen Sie das Postfach in den Postfacheinstellungen von HawkOpen. HawkOpen löscht sofort die gespeicherten Anmeldedaten oder das Passwort dieses Postfachs und bittet dann Google oder Microsoft, den Zugriff zu widerrufen; ab dann kann es für dieses Postfach nichts mehr senden, prüfen oder aktualisieren.
Geplante E-Mails, die noch aus diesem Postfach gesendet werden sollten, werden abgebrochen. Zur Sicherheit können Sie auch die Liste verbundener Apps in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google- oder Microsoft-Kontos prüfen und HawkOpen dort entfernen. Bei einem IMAP/SMTP-Postfach ändern Sie das Passwort oder löschen das App-Passwort, das Sie für HawkOpen angelegt haben.
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In welchem Webmail funktioniert die HawkOpen-Erweiterung?
In drei: Gmail, Outlook im Web (auch Outlook.com und Microsoft 365 im Browser) und Yahoo Mail. Jedes andere Postfach verbinden Sie mit HawkOpen und senden getrackte E-Mails aus dem Dashboard.
Die Erweiterung gibt es für Chrome und für Firefox ab Version 109; die Chrome-Version ist auch für Edge, Brave und Opera gedacht. Mit der Erweiterung geht jede getrackte E-Mail an einen einzigen Empfänger.
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Sehe ich die Aktivität aller meiner Postfächer an einem Ort?
Ja. Getrackte E-Mails aus allen verbundenen Postfächern erscheinen zusammen in Ihrem HawkOpen-Verlauf, durchsuchbar nach Betreff oder Adresse und filterbar nach Postfach. Free umfasst 1 Postfach, Pro 3, und Business hat keine Postfachgrenze.
Beim Senden aus dem Dashboard wählen Sie, aus welchem verbundenen Postfach die E-Mail geht. In einem Team sieht jede Person die Postfächer, die sie selbst verbunden hat.
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Synchronisiert HawkOpen meine Postfachordner und zeigt meinen Posteingang?
HawkOpen hat eine Posteingangsansicht für ein verbundenes Postfach: Sie listet dessen Ordner, zeigt eine Nachricht, wenn Sie sie öffnen, und aktualisiert einen Ordner auf Anfrage. Sie ersetzt Ihr Mailprogramm nicht, und Ihre Mails bleiben bei Ihrem Anbieter.
Die Antworterkennung bei Pro und Business ist von dieser Ansicht getrennt: Sie liest nur die Kopfzeilen ungelesener Nachrichten, nicht deren Text.
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Warum schlägt die Verbindung zu meinem Postfach fehl?
Bei IMAP/SMTP sind die üblichen Ursachen ein falscher Servername oder Port, ein normales Passwort, wo der Anbieter ein App-Passwort verlangt, oder beim Anbieter abgeschaltetes IMAP. Bei Google oder Microsoft ist es meist eine nicht abgeschlossene Anmeldung, ein später widerrufener Zugriff oder ein Firmenadministrator, der die App nicht zugelassen hat.
Nutzen Sie bei einem gespeicherten IMAP/SMTP-Postfach den Verbindungstest: Er prüft den Sendeserver (SMTP); der Empfangsserver (IMAP) wird noch nicht getestet. HawkOpen lehnt außerdem Servernamen ab, die es nicht findet, nicht erlaubte Ports und Adressen in privaten Netzen.
HawkOpen ist im kontrollierten Start, daher wird jede Anbieterverbindung geprüft, bevor sie produktiv angeboten wird; scheitert ein Anbieter weiterhin, ist er vielleicht noch nicht geprüft. Entfernen und erneutes Verbinden startet eine frische Anmeldung.
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Zeigt die E-Mail-Protokollsuche von Google Workspace oder die Nachrichtenablaufverfolgung von Microsoft, ob eine E-Mail geöffnet wurde?
Nein. Diese Administratorwerkzeuge zeigen den Weg einer Nachricht: ob sie gesendet, zugestellt, verzögert oder abgewiesen wurde. Ob der Empfänger sie geöffnet hat, zeigen sie nicht. HawkOpen erfasst Öffnungen und Klicks gesondert, jeweils mit Kategorie.
Auch HawkOpen trennt Zustellstatus: „angenommen“ heißt, dass der sendende Server die Nachricht übernommen hat, nicht dass sie im Posteingang ankam oder gelesen wurde.
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Kann ich über HawkOpen eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain für Gmail bekommen?
Nein. HawkOpen verkauft keine Postfächer oder Domains. Sie verbinden ein vorhandenes Postfach über Google, Microsoft oder IMAP und SMTP, auch eines mit eigener Domain bei einem Anbieter, der IMAP und SMTP bietet.
Für den Versand von der eigenen Domain müssen außerdem deren E-Mail-Einstellungen (SPF, DKIM und DMARC) beim Anbieter eingerichtet sein; HawkOpen verwaltet sie nicht.
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