Como rastrear a abertura de emails no Outlook?
No Outlook na web, instale a extensão HawkOpen para Chrome ou Firefox; se usa a aplicação de ambiente de trabalho do Outlook, ligue a sua caixa Microsoft ao HawkOpen e envie a partir do painel do HawkOpen; não existe suplemento para o Outlook. As aberturas só são rastreadas depois de o proprietário da sua empresa ou um administrador ativar o rastreio, e só para os destinatários cujo consentimento para o rastreio de aberturas está registado.
Como recebo uma notificação quando alguém abre o meu email?
O HawkOpen não envia uma notificação por cada abertura isolada. Nos planos Pro e Business define regras de alerta sobre aberturas, como várias aberturas em 30 minutos ou um regresso à mensagem após 7 dias; quando uma dispara, a extensão do navegador mostra uma notificação e, no Business, também pode chegar por email. No Pro e no Business as respostas também notificam. Funciona para emails enviados a partir do Outlook na web, do Gmail, do Yahoo Mail ou do painel; as aberturas por máquinas nunca disparam um alerta.
O rastreio de aberturas funciona se o destinatário ler no telemóvel?
Sim, se a aplicação de email do telemóvel carregar as imagens. O Mail do iPhone com o Mail Privacy Protection carrega-as antecipadamente através dos servidores da Apple, o que o HawkOpen marca como proxy de privacidade, e a aplicação Gmail carrega-as através do proxy da Google. As aberturas a partir de outras aplicações numa rede móvel são classificadas no máximo como atividade humana possível.
Existe uma aplicação HawkOpen para Android ou iPhone?
Não. O HawkOpen não tem aplicação para Android nem para iPhone. Os emails rastreados são enviados a partir de um computador, com a extensão para Chrome ou Firefox ou a partir do painel web, e os resultados veem-se no painel.
Qual é a melhor extensão para rastrear emails no Gmail?
Não existe um ranking independente que possamos indicar, e o HawkOpen não se vai chamar a si próprio o melhor. Compare o que lhe interessa: se as aberturas do Apple Mail, do proxy do Gmail e dos scanners são separadas das pessoas, que caixas e navegadores são suportados, o que inclui o plano gratuito e se os destinatários são informados do rastreio.
Posso rastrear emails enviados a partir do Apple Mail, do Thunderbird ou de outro programa de email?
Não a partir desses programas: o HawkOpen não tem suplemento para o Apple Mail, o Thunderbird ou outros programas de email de computador. Ligue a mesma caixa ao HawkOpen e escreva os emails rastreados no painel do HawkOpen; saem do seu endereço.
O Gmail e o Outlook ligam-se com a sua conta Google ou Microsoft, e o iCloud, o Zoho e a maioria das outras caixas com IMAP e SMTP. Cada destinatário de um email do painel recebe uma cópia separada com o seu próprio rastreador. A extensão do navegador só funciona no webmail (Gmail, Outlook na web e Yahoo Mail), não em programas de computador.
Um email enviado diretamente do Apple Mail ou do Thunderbird não é rastreado, porque o HawkOpen não o vê antes de sair.
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Existe um rastreador de emails gratuito para o Outlook?
Sim, o plano Free do HawkOpen funciona com o Outlook: o rastreio de aberturas não tem limite, os links são rastreados em 10 emails por mês e tem 1 caixa e 7 dias de histórico. No Outlook na web usa a extensão do navegador; com a aplicação de computador envia a partir do painel do HawkOpen.
Cada abertura aparece com uma categoria: quando o Outlook.com carrega a imagem através do servidor de imagens da Microsoft, fica marcada como proxy e não como atividade humana. Como em todos os planos, o rastreio só funciona depois de o proprietário da sua empresa ou um administrador o ativar, e só para os destinatários cujo consentimento está registado. O plano Free acrescenta uma curta linha HawkOpen no rodapé dos emails rastreados e não tem limite de tempo.
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Como ligo o Gmail ou uma conta Google Workspace ao HawkOpen?
Ao adicionar uma caixa no HawkOpen, escolha iniciar sessão com a Google e permita o acesso. Funciona para o Gmail pessoal e para contas Google Workspace; depois o HawkOpen envia os seus emails rastreados através do Gmail a partir do seu endereço.
A Google pede acesso total ao email, porque o HawkOpen envia através do Gmail e, no Pro e no Business, procura respostas; a deteção de respostas lê apenas os cabeçalhos das mensagens não lidas. Numa conta empresarial, o administrador do Google Workspace pode ter de autorizar primeiro a aplicação.
O Google Workspace, por si só, não rastreia aberturas: o registo de email do administrador mostra a entrega, não se a mensagem foi aberta. O HawkOpen está num lançamento controlado, por isso cada ligação a um fornecedor é verificada antes de ser oferecida em produção.
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Como ligo o Outlook, o Microsoft 365 ou o Outlook.com ao HawkOpen?
Ao adicionar uma caixa no HawkOpen, escolha iniciar sessão com a Microsoft e permita o acesso. Funciona para contas de trabalho Microsoft 365 e para endereços Outlook.com e Hotmail; depois o HawkOpen envia os seus emails rastreados através da Microsoft a partir do seu endereço.
O HawkOpen pede à Microsoft autorização para enviar email (SMTP) e ler a caixa por IMAP, que a deteção de respostas usa no Pro e no Business. Numa organização empresarial, o administrador do Microsoft 365 pode ter de aprovar a aplicação e permitir este tipo de envio para a sua caixa.
As aberturas de email do Outlook.com em que a Microsoft carrega a imagem pelo seu servidor de imagens ficam marcadas como proxy, não como atividade humana. Se preferir, também pode ligar a caixa com os dados IMAP e SMTP.
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Existe um rastreador de emails para o Yahoo Mail?
Sim. A extensão HawkOpen para Chrome e Firefox funciona no Yahoo Mail no navegador, e também pode ligar a sua caixa Yahoo por IMAP e SMTP e enviar emails rastreados a partir do painel do HawkOpen.
Para a ligação IMAP e SMTP, o Yahoo pede uma palavra-passe de aplicação, que cria nas definições de segurança da sua conta Yahoo; a palavra-passe normal não funciona. Quando o Yahoo carrega a imagem de rastreio pelo seu próprio proxy, o HawkOpen marca a abertura como proxy (R-OPEN-YAHOO), não como atividade humana.
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Como ligo uma caixa por IMAP e SMTP e preciso de uma palavra-passe de aplicação?
Ao adicionar uma caixa, escolha IMAP/SMTP e introduza os nomes dos servidores, as portas e a palavra-passe do seu fornecedor; o HawkOpen sugere a porta 587 para SMTP e 993 para IMAP. Precisar de uma palavra-passe de aplicação depende do fornecedor: muitos exigem-na quando a verificação em dois passos está ativa.
O HawkOpen envia por SMTP; acrescente também IMAP se quiser a deteção de respostas no Pro e no Business. A palavra-passe é guardada encriptada e, depois de guardar, pode fazer um teste de ligação ao servidor SMTP; o servidor IMAP ainda não é testado.
Só se podem usar servidores de email públicos: um endereço numa rede privada ou local é recusado. O HawkOpen está num lançamento controlado, por isso cada ligação a um fornecedor é verificada antes de ser oferecida em produção.
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Posso ligar caixas iCloud, GMX, web.de, Zoho, Proton ou Fastmail?
A maioria sim, por IMAP e SMTP: o iCloud, o GMX, o web.de, o Zoho e o Fastmail permitem-no, normalmente depois de ativar o IMAP nas definições e criar uma palavra-passe de aplicação. O Proton Mail não pode ser ligado, porque só oferece IMAP através da aplicação Bridge no seu próprio computador, que os servidores do HawkOpen não alcançam.
O HawkOpen liga caixas apenas através da Google, da Microsoft ou de IMAP e SMTP; não usa JMAP, por isso uma caixa Fastmail liga-se com os seus dados IMAP e SMTP. O HawkOpen está num lançamento controlado e cada ligação a um fornecedor é verificada antes de ser oferecida em produção, pelo que um fornecedor pode precisar primeiro de verificações adicionais.
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O HawkOpen funciona com qualquer fornecedor de email?
Do seu lado, o HawkOpen funciona com o Gmail e a Microsoft através do respetivo início de sessão e com qualquer fornecedor que ofereça IMAP e SMTP num servidor público. Do lado do destinatário, funciona com qualquer programa de email que carregue imagens; se as bloquear, os cliques e as respostas continuam a ser registados.
Alguns fornecedores, como o Gmail, o Outlook.com e o Yahoo, carregam as imagens pelo seu próprio proxy, e o Apple Mail pode carregá-las antecipadamente; o HawkOpen marca essas aberturas para não serem classificadas como atividade humana.
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Como desligo uma caixa e retiro o acesso do HawkOpen?
Remova a caixa nas definições de caixas do HawkOpen. O HawkOpen apaga de imediato os dados de acesso ou a palavra-passe guardados dessa caixa e depois pede à Google ou à Microsoft que revoguem o acesso; a partir daí não pode enviar, verificar nem atualizar nada dessa caixa.
Os emails agendados que esperavam sair dessa caixa são cancelados. Por segurança, pode também ver a lista de aplicações ligadas nas definições de segurança da sua conta Google ou Microsoft e remover lá o HawkOpen. Numa caixa IMAP/SMTP, mude a palavra-passe ou apague a palavra-passe de aplicação que criou para o HawkOpen.
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Em que webmail funciona a extensão HawkOpen?
Em três: Gmail, Outlook na web (incluindo o Outlook.com e o Microsoft 365 no navegador) e Yahoo Mail. Qualquer outra caixa liga-se ao HawkOpen e os emails rastreados enviam-se a partir do painel.
A extensão existe para o Chrome e para o Firefox 109 ou posterior; a versão do Chrome destina-se também ao Edge, Brave e Opera. Com a extensão, cada email rastreado vai para um único destinatário.
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Posso ver a atividade de todas as minhas caixas num só lugar?
Sim. Os emails rastreados de todas as caixas que ligar aparecem juntos no seu histórico do HawkOpen, e pode pesquisá-los por assunto ou endereço e filtrá-los por caixa. O Free inclui 1 caixa, o Pro 3 e o Business não tem limite de caixas.
Ao enviar a partir do painel, escolhe de que caixa ligada sai o email. Numa equipa, cada pessoa vê as caixas que ela própria ligou.
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O HawkOpen sincroniza as pastas da minha caixa e mostra a caixa de entrada?
O HawkOpen tem uma vista de caixa de entrada para uma caixa ligada: lista as pastas, mostra uma mensagem quando a abre e atualiza uma pasta quando o pede. Não substitui o seu programa de email, e o email continua no seu fornecedor.
A deteção de respostas do Pro e do Business é independente desta vista: lê apenas os cabeçalhos das mensagens não lidas, não o texto.
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Porque falha a ligação à minha caixa?
Com IMAP/SMTP as causas habituais são um nome de servidor ou uma porta errados, a palavra-passe normal onde o fornecedor exige uma de aplicação, ou o IMAP desativado no fornecedor. Com a Google ou a Microsoft costuma ser um início de sessão não concluído, um acesso revogado depois ou um administrador da empresa que não autorizou a aplicação.
Numa caixa IMAP/SMTP guardada, use o teste de ligação: verifica o servidor de envio (SMTP); o de receção (IMAP) ainda não é testado. O HawkOpen recusa ainda nomes de servidor que não encontra, portas não permitidas e endereços de redes privadas.
O HawkOpen está num lançamento controlado, por isso cada ligação a um fornecedor é verificada antes de ser oferecida em produção; se um fornecedor continuar a falhar, pode ainda não estar verificado. Remover a caixa e voltar a ligá-la inicia uma nova sessão.
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A pesquisa no registo de email do Google Workspace ou o rastreio de mensagens da Microsoft mostram se um email foi aberto?
Não. Estas ferramentas de administração mostram o percurso de uma mensagem: se foi enviada, entregue, atrasada ou devolvida. Não mostram se o destinatário a abriu. O HawkOpen regista aberturas e cliques em separado, cada um com uma categoria.
O HawkOpen também separa os estados de entrega: “aceite” significa que o servidor de envio recebeu a mensagem, não que chegou à caixa de entrada nem que foi lida.
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O HawkOpen dá-me um endereço de email com domínio próprio para o Gmail?
Não. O HawkOpen não vende caixas nem domínios. Liga uma caixa que já tem, através da Google, da Microsoft ou de IMAP e SMTP, incluindo uma com o seu próprio domínio em qualquer fornecedor que ofereça IMAP e SMTP.
Enviar a partir do seu domínio exige também configurar o email do domínio (SPF, DKIM e DMARC) no seu fornecedor; o HawkOpen não os gere.
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