Che cos’è una campagna email e come funziona?
Una campagna email (o mailing) è lo stesso messaggio inviato a un elenco di persone. In HawkOpen una campagna invia a ogni persona una copia separata dalla tua casella, così ciò che fa ogni destinatario viene registrato a parte.
Come creo e invio una campagna email da Gmail o Outlook?
Collega in HawkOpen la tua casella Gmail, Outlook o IMAP/SMTP, apri Campagne, aggiungi i destinatari (incollali, usa una lista salvata o scegli dei contatti), scrivi il messaggio e avvia. Le campagne ci sono in ogni piano.
Quanti destinatari può avere una campagna di HawkOpen?
Fino a 50 destinatari per campagna con Free e 500 con Pro e Business; con Business anche fino a 60.000 destinatari di campagna al mese. Le campagne ci sono in ogni piano.
Posso inviare email di massa o fare una stampa unione da Gmail o Outlook con HawkOpen?
Puoi inviare un’email a molte persone come campagna tramite il tuo account Gmail o Outlook, e ognuna riceve una copia separata. La stampa unione è limitata: HawkOpen può inserire il nome e l’azienda di ogni destinatario e il tuo nome di mittente, ma nessun’altra colonna.
Posso importare i destinatari di una campagna da un foglio di calcolo?
Sì, come elenco di indirizzi: incolla righe con email e nome da un foglio di calcolo o importa contatti da un file CSV. HawkOpen non si collega a Fogli Google; delle colonne del foglio conserva solo l’indirizzo e il nome.
Una campagna può allegare un file diverso per ogni destinatario?
No. Le campagne di HawkOpen non inviano allegati, né lo stesso file né uno diverso per persona. Tra una copia e l’altra possono cambiare solo il nome e l’azienda del destinatario.
Come vedo quale di più destinatari ha aperto la mia email?
Invia a ogni persona una copia separata, dalla dashboard di HawkOpen o come campagna. Ogni copia può essere tracciata a sé, così per i destinatari che hanno acconsentito al tracciamento vedi aperture e clic per persona. Un’unica email con più indirizzi in A o Cc non può mostrare chi l’ha aperta.
Come invio la stessa email a molte persone separatamente invece di usare Ccn?
Inserisci gli indirizzi nella dashboard di HawkOpen o in una campagna. HawkOpen invia a ogni persona la sua copia dalla tua casella: nessuno vede gli indirizzi degli altri e ogni copia è tracciata a parte se il destinatario ha acconsentito.
Posso mettere in pausa, riprendere o annullare una campagna?
Sì. Mentre una campagna è in corso puoi metterla in pausa, riprenderla più tardi o annullarla. Le copie non ancora partite restano in attesa o vengono scartate; una copia già in consegna al tuo provider di posta parte comunque.
Una campagna parte appena la crei, perché non ha un orario di invio proprio. La pausa blocca le copie in attesa nella coda; la ripresa le rimette in invio. L’annullamento elimina tutte le copie non inviate e una campagna annullata non si può riavviare: se cambi idea, creane una nuova.
Ogni pausa, ripresa e annullamento viene registrato nella cronologia della campagna con l’orario e la persona che l’ha fatto, così il team vede chi ha fermato un invio e quante copie erano già partite.
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Ogni destinatario di una campagna ha un tracciamento proprio?
Sì, dove il tracciamento si applica. Una campagna HawkOpen non è un’unica email con tanti indirizzi: ogni destinatario riceve un messaggio separato con il proprio link «Non inviatemi messaggi» e, se ha acconsentito al tracciamento, con la propria immagine di tracciamento e i propri link tracciati, quindi aperture e clic appartengono a una sola persona. I destinatari senza consenso registrato ricevono una copia normale.
È questo una campagna per destinatario: lo stesso testo, ma una copia per persona con un identificativo che ha solo quella copia. Se qualcuno inoltra la sua copia, aperture e clic del collega contano comunque per l’indirizzo originale: considerali un segnale di quella conversazione, non una prova di chi ha letto.
Ogni copia resta solo un segnale probabile: Apple Mail Privacy Protection, i proxy di immagini dei provider e gli scanner di link generano eventi senza una persona, e HawkOpen li etichetta. Il tracciamento funziona solo se il titolare o un amministratore della tua azienda lo ha attivato; entro questi limiti puoi disattivare aperture e link per tutta la campagna prima di avviarla.
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Quali risultati mostra una campagna HawkOpen?
La campagna mostra quante copie sono state inviate, saltate, fallite o annullate. Ogni copia è un messaggio a sé, quindi per ogni destinatario vedi risposte quando HawkOpen può leggere la tua casella, rimbalzi e disiscrizioni e, per chi ha acconsentito al tracciamento, aperture e clic con la classificazione.
Saltata significa che HawkOpen non ha inviato la copia perché l’indirizzo si era disiscritto dai messaggi della tua azienda (anche nel CRM), aveva già avuto un rimbalzo permanente, il titolare ha chiesto a HawkOpen di cancellare i suoi dati, il CRM trattiene il contatto senza una base per scrivergli o un campo nome o azienda non aveva né valore né testo sostitutivo. Fallita significa che il tuo provider di posta ha rifiutato la copia.
Leggi i numeri come segnali, non come prove: un’apertura può arrivare da un proxy per la privacy e un clic pochi secondi dopo la consegna di solito è uno scanner. HawkOpen mostra l’etichetta e la regola, e una risposta resta l’unico segno certo che una persona ha letto l’email.
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Posso programmare una campagna per dopo o impostare una fascia di invio?
No. Una campagna non ha orario né fascia di invio: parte appena la crei. Le singole email invece si possono programmare con i piani Pro e Business.
Se l’orario conta, crea la campagna nel momento in cui deve partire, per esempio la mattina dei destinatari. Puoi metterla in pausa e riprenderla in seguito, cosa che trattiene le copie non ancora partite, ma non c’è un’impostazione che invii solo in certe ore.
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Posso inviare una seconda email solo a chi ha cliccato o non ha aperto?
Non in automatico. HawkOpen non crea segmenti in base al comportamento, ma aperture e clic dei destinatari tracciati sono visibili, quindi puoi scegliere tu quegli indirizzi e avviare una nuova campagna per loro.
Incolla gli indirizzi scelti in una nuova campagna, oppure salvali in una lista e selezionala. Attenzione al «non ha aperto»: Apple Mail e molti sistemi di posta aziendali nascondono o simulano le aperture, quindi alcune persone che hanno letto l’email sembreranno non averla aperta, e un clic pochi secondi dopo la consegna di solito è uno scanner, non interesse. I destinatari senza consenso registrato non sono tracciati affatto, quindi per loro «non ha aperto» non significa nulla.
Gli indirizzi con rimbalzo permanente, disiscritti dai messaggi della tua azienda (anche nel CRM) o il cui titolare ha chiesto la cancellazione vengono saltati in automatico anche nella nuova campagna.
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Una campagna si ferma per un destinatario che ha risposto?
Non c’è nulla da fermare: una campagna HawkOpen è un unico invio, non una sequenza di più email. Non ha passaggi di follow-up automatici, quindi una risposta non attiva né annulla alcuna email successiva.
Le risposte vengono registrate per destinatario quando HawkOpen può leggere la tua casella, così vedi chi ha risposto prima di riscrivere. Con il piano Business, Safe Follow-up prepara una bozza di sollecito per un’email alla volta, almeno 24 ore dopo l’invio, e non la crea per chi ha già risposto, si è disiscritto o ha avuto un rimbalzo. La bozza la leggi e la invii tu.
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C’è un limite giornaliero, una velocità di invio o un riscaldamento per le campagne?
I limiti propri di HawkOpen sono i destinatari per campagna (50 con Free, 500 con Pro e Business), 60.000 al mese con Business e il limite di invio giornaliero del piano; le copie oltre il limite di oggi restano in coda e partono nei giorni successivi. Non c’è riscaldamento né impostazione della velocità, e vale anche il limite giornaliero del tuo provider di posta.
Le copie entrano in una coda e vengono consegnate a piccoli gruppi alla tua casella Gmail, Outlook o IMAP/SMTP. Se il provider risponde «riprova più tardi», HawkOpen aspetta e riprova con pause sempre più lunghe, al massimo poche volte. Se rifiuta una copia in modo definitivo, viene registrata come fallita. Se non è chiaro se il provider l’abbia già accettata, HawkOpen non la rinvia mai, così nessuno riceve un doppione. Il limite giornaliero conta il giorno in UTC; quello mensile, il mese di calendario nel fuso orario delle tue impostazioni (UTC se non è impostato).
Con una casella o un dominio nuovi, inizia con campagne piccole verso persone che ti conoscono e cresci lentamente nell’arco di alcuni giorni; è ciò che automatizzano i servizi di riscaldamento, e HawkOpen non ne offre.
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C’è un passaggio di approvazione prima di inviare una campagna?
Non c’è un passaggio di approvazione da parte di un responsabile. HawkOpen fa invece due controlli automatici: il Deliverability Guardian blocca l’invio massivo quando rimbalzi o rifiuti recenti sono troppi, e un controllo dei dati sensibili può fermare la campagna o chiederti di confermare con una motivazione scritta.
Se il team ha bisogno di un secondo controllo, invia prima a te stesso un’email di prova dalla dashboard e stabilite chi avvia le campagne. Ogni pausa, ripresa e annullamento viene registrato con la persona che l’ha fatto.
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C’è un editor visuale o dei modelli per le campagne?
Non c’è un editor drag and drop, ma puoi inserire la campagna in un layout di email pronto con i colori, il carattere e il piè di pagina della tua azienda e modificarne i blocchi, come titoli, testo, pulsanti e immagini. Il messaggio vero e proprio lo scrivi come testo o HTML e puoi salvare modelli con nome, oggetto e messaggio: 3 con il piano Free, senza limiti con Pro e Business.
Le campagne HawkOpen devono sembrare un’email personale dalla tua casella, quindi un messaggio breve di solito funziona meglio. I layout sono semplici: i blocchi si spostano su o giù, non si posizionano liberamente. Se ti servono newsletter con un’impaginazione libera, una piattaforma di newsletter è lo strumento giusto.
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Le campagne includono un link di disiscrizione e cosa vede il destinatario?
Sì, in automatico. Ogni copia della campagna termina con la riga «Non desidera ricevere altri messaggi di questa azienda inviati tramite HawkOpen? Non inviatemi messaggi», e porta un’intestazione di disiscrizione con un clic che Gmail e altri programmi di posta possono mostrare come pulsante proprio. Non puoi rimuovere né l’uno né l’altro.
La riga è nella lingua del testo dell’email, una di sette: inglese, polacco, tedesco, spagnolo, francese, italiano o portoghese, e in inglese quando la lingua non è chiara. La pagina del link si apre nella stessa lingua e mostra solo un pulsante: aprirla non cambia nulla, quindi uno scanner di sicurezza che si limita ad aprire i link non può disiscrivere nessuno. I link delle email più vecchie aprono ancora la pagina di disiscrizione precedente, che chiede anch’essa una conferma.
Dopo una disiscrizione confermata, quell’indirizzo non riceve più messaggi della tua azienda tramite HawkOpen: le campagne successive e le singole email lo saltano in automatico e vedi la disiscrizione nella cronologia del destinatario.
Disiscriversi e disattivare il tracciamento sono due decisioni separate del destinatario. La disiscrizione ferma i futuri messaggi della tua azienda; il tracciamento si disattiva con il link «Non tracciare la mia attività» dell’avviso di tracciamento, che hanno solo le copie tracciate, e l’una non sostituisce l’altra. L’intestazione di disiscrizione da sola non dimostra che tutto il processo funzioni: invia una campagna di prova al tuo indirizzo e prova il link.
Quando si applicano norme che richiedono il consenso, il tracciamento può essere attivato solo dopo averlo ottenuto. Il link nel messaggio consente di revocare il consenso in seguito.
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Posso usare un mio dominio per i link tracciati?
Oggi no. Il tuo account non ha un’impostazione per un dominio di tracciamento proprio: i link tracciati e l’immagine di tracciamento puntano all’indirizzo di tracciamento di HawkOpen. Se preferisci link che mostrino solo il tuo dominio, disattiva il tracciamento dei link.
In una copia con tracciamento dei link, che richiede l’attivazione da parte della tua azienda e il consenso del destinatario al tracciamento dei link, ogni link https dell’email viene sostituito da un reindirizzamento di HawkOpen che registra il clic e poi apre l’indirizzo originale con i suoi parametri. I link non https restano come li hai scritti.
Puoi disattivare il tracciamento dei link per un’intera campagna o una singola email, mantenendo quello delle aperture; per tutto l’account può farlo il titolare o un amministratore della tua azienda. Alcuni mittenti lo fanno per email a freddo o molto formali, perché un reindirizzamento tramite un altro dominio è uno dei tanti segnali che i filtri antispam valutano.
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Posso tracciare un’email inviata a una mailing list o a un indirizzo di gruppo?
Solo se l’indirizzo della lista stesso ha un consenso al tracciamento registrato, e anche allora il risultato dice poco: per HawkOpen l’indirizzo della lista è un solo destinatario, mentre il server della lista copia lo stesso messaggio a tutti i membri. Tutte le aperture e i clic finiscono su quell’unico indirizzo e non si sa chi abbia fatto cosa.
Più persone che aprono fanno anche sembrare il segnale più forte di quanto sia, e lo scanner di sicurezza di un solo membro può cliccare tutti i link per tutti. Se devi sapere chi ha reagito, invia a ciascuno la propria copia: dalla dashboard di HawkOpen, che invia copie separate quando inserisci più indirizzi, o come campagna, presente in ogni piano.
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Un indirizzo in Cc o Ccn che rimbalza influisce sul tracciamento del destinatario principale?
No. In HawkOpen le email tracciate vanno a un destinatario per copia, quindi un avviso di rimbalzo viene associato solo all’indirizzo che non ha funzionato. Copie, aperture e clic degli altri destinatari non cambiano.
L’estensione traccia email con un solo destinatario, e dashboard e campagne inviano una copia separata a ogni indirizzo, quindi Cc e Ccn non si mescolano al tracciamento. Un rimbalzo permanente blocca anche gli invii futuri a quel solo indirizzo; un rimbalzo temporaneo, da solo, no.
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Posso inviare e tracciare una newsletter dal mio Gmail o Outlook?
Per una lista piccola sì: una campagna invia a ogni persona una copia separata tramite la tua casella Gmail, Outlook o IMAP/SMTP, fino a 50 destinatari alla volta con Free e 500 con Pro e Business, con la riga «Non inviatemi messaggi» in ogni copia. Sono tracciati solo i lettori con un consenso registrato.
HawkOpen non è una piattaforma di newsletter: non ha moduli di iscrizione né gestione degli iscritti, i suoi layout di email sono semplici, gli unici campi sono il nome e l’azienda del destinatario, e i limiti giornalieri del tuo provider restano validi. Per una newsletter regolare a un pubblico ampio è più adatto un servizio specializzato; HawkOpen non stila classifiche di questi strumenti. Le aperture delle newsletter sono un segnale particolarmente debole, perché molti lettori usano Apple Mail, che carica le immagini senza una persona.
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