O que é uma campanha de email e como funciona?
Uma campanha de email (ou mailing) é a mesma mensagem enviada a uma lista de pessoas. No HawkOpen, uma campanha envia a cada pessoa uma cópia separada a partir da sua própria caixa, por isso o que cada destinatário faz fica registado à parte.
Como crio e envio uma campanha de email a partir do Gmail ou do Outlook?
Ligue a sua caixa Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP no HawkOpen, abra Campanhas, adicione destinatários (cole-os, use uma lista guardada ou escolha contactos), escreva a mensagem e inicie. Todos os planos incluem campanhas.
Quantos destinatários pode ter uma campanha do HawkOpen?
Até 50 destinatários por campanha no Free e 500 no Pro e no Business; no Business, também até 60 000 destinatários de campanha por mês. Todos os planos incluem campanhas.
Posso enviar emails em massa ou fazer mala direta a partir do Gmail ou do Outlook com o HawkOpen?
Pode enviar um email a muitas pessoas como campanha através da sua conta Gmail ou Outlook, e cada pessoa recebe uma cópia separada. A mala direta é limitada: o HawkOpen pode preencher o nome e a empresa de cada destinatário e o seu nome de remetente, mas nenhuma outra coluna.
Posso importar os destinatários de uma campanha a partir de uma folha de cálculo?
Sim, como lista de endereços: cole linhas com email e nome a partir de uma folha de cálculo ou importe contactos de um ficheiro CSV. O HawkOpen não se liga ao Google Sheets; das colunas da folha guarda apenas o endereço e o nome.
Uma campanha pode anexar um ficheiro diferente para cada destinatário?
Não. As campanhas do HawkOpen não enviam anexos de todo, nem o mesmo ficheiro nem um diferente por pessoa. Entre cópias só podem mudar o nome e a empresa do destinatário.
Como sei qual de vários destinatários abriu o meu email?
Envie a cada pessoa uma cópia separada, a partir do painel do HawkOpen ou como campanha. Cada cópia pode ter rastreio próprio, por isso, dos destinatários que consentiram o rastreio, vê as aberturas e os cliques de cada pessoa. Um único email com vários endereços em Para ou Cc não consegue mostrar quem o abriu.
Como envio o mesmo email a muitas pessoas em separado em vez de usar Bcc?
Escreva os endereços no painel do HawkOpen ou numa campanha. O HawkOpen envia a cada pessoa a sua própria cópia a partir da sua caixa, ninguém vê os endereços dos outros e cada cópia é rastreada em separado se o destinatário o consentiu.
Posso pausar, retomar ou cancelar uma campanha?
Sim. Enquanto a campanha decorre, pode pausá-la, retomá-la mais tarde ou cancelá-la. As cópias que ainda não saíram ficam à espera ou são descartadas; uma cópia que já está a ser entregue ao seu fornecedor de email sai na mesma.
Uma campanha começa assim que é criada, porque não tem hora de envio própria. Pausar trava as cópias que esperam na fila; retomar volta a pô-las em envio. Cancelar elimina todas as cópias por enviar, e uma campanha cancelada não pode ser reiniciada: se mudar de ideias, crie uma nova.
Cada pausa, retoma e cancelamento fica registado no histórico da campanha, com a hora e a pessoa que o fez, para que a equipa veja quem parou um envio e quantas cópias já tinham saído.
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Cada destinatário de uma campanha tem o seu próprio rastreamento?
Sim, quando há rastreio. Uma campanha do HawkOpen não é um email com muitos endereços: cada destinatário recebe uma mensagem separada com o seu próprio link «Não me enviem mensagens» e, se consentiu o rastreio, com a sua própria imagem de rastreamento e os seus próprios links rastreados, por isso aberturas e cliques pertencem a uma só pessoa. Os destinatários sem consentimento registado recebem uma cópia normal.
É isso uma campanha por destinatário: o mesmo texto, mas uma cópia por pessoa com um identificador que só essa cópia tem. Se alguém reencaminhar a sua cópia, as aberturas e cliques do colega continuam a contar para o endereço original, por isso trate-os como um sinal dessa conversa, não como prova de quem leu.
Cada cópia continua a ser só um sinal provável: o Apple Mail Privacy Protection, os proxies de imagens dos fornecedores e os scanners de links geram eventos sem uma pessoa, e o HawkOpen identifica-os. O rastreio só funciona se o proprietário ou um administrador da sua empresa o tiver ligado; dentro disso, pode desligar aberturas e links para toda a campanha antes de começar.
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Que resultados mostra uma campanha do HawkOpen?
A campanha mostra quantas cópias foram enviadas, ignoradas, falharam ou foram canceladas. Cada cópia é uma mensagem própria, por isso por destinatário vê respostas quando o HawkOpen consegue ler a sua caixa, devoluções e cancelamentos e, de quem consentiu o rastreio, aberturas e cliques com a classificação.
Ignorada quer dizer que o HawkOpen não enviou a cópia porque o endereço tinha cancelado as mensagens da sua empresa (também no CRM), já tinha tido uma devolução permanente, o titular pediu ao HawkOpen para apagar os seus dados, o CRM retém o contacto sem base para lhe escrever ou um campo de nome ou empresa não tinha valor nem texto de substituição. Falhada quer dizer que o seu fornecedor de email recusou a cópia.
Leia os números como sinais, não como provas: uma abertura pode vir de um proxy de privacidade e um clique segundos após a entrega costuma ser um scanner. O HawkOpen mostra a classificação e a regra, e uma resposta continua a ser o único sinal seguro de que uma pessoa leu o email.
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Posso agendar uma campanha para mais tarde ou definir uma janela de envio?
Não. Uma campanha não tem hora nem janela de envio: começa assim que é criada. Já os emails individuais podem ser agendados nos planos Pro e Business.
Se a hora é importante, crie a campanha no momento em que quer que comece, por exemplo de manhã no fuso dos destinatários. Pode pausá-la e retomá-la depois, o que retém as cópias que ainda não saíram, mas não existe uma definição que envie só em certas horas.
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Posso enviar um segundo email só a quem clicou ou não abriu?
Não de forma automática. O HawkOpen não cria segmentos pelo comportamento, mas as aberturas e cliques dos destinatários rastreados estão visíveis, por isso pode escolher esses endereços e iniciar uma nova campanha para eles.
Cole os endereços escolhidos numa nova campanha, ou guarde-os numa lista e selecione-a. Cuidado com o «não abriu»: o Apple Mail e muitos sistemas de email de empresas escondem ou simulam aberturas, por isso algumas pessoas que leram o email parecem não o ter aberto, e um clique segundos após a entrega costuma ser um scanner, não interesse. Os destinatários sem consentimento registado não são rastreados, por isso para eles «não abriu» não significa nada.
Os endereços com devolução permanente, que cancelaram as mensagens da sua empresa (também no CRM) ou cujo titular pediu a eliminação também são ignorados automaticamente na nova campanha.
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Uma campanha para de enviar a um destinatário que respondeu?
Não há nada para parar: uma campanha do HawkOpen é um único envio, não uma sequência de vários emails. Não tem passos de seguimento automáticos, por isso uma resposta não ativa nem cancela nenhum email posterior.
As respostas são registadas por destinatário quando o HawkOpen consegue ler a sua caixa, por isso vê quem respondeu antes de voltar a escrever. No plano Business, o Safe Follow-up prepara um rascunho de seguimento para um email de cada vez, pelo menos 24 horas após o envio, e não cria rascunho para quem já respondeu, cancelou a subscrição ou teve devolução. Lê o rascunho e envia-o você.
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Há um limite diário, uma velocidade de envio ou um aquecimento para as campanhas?
Os limites próprios do HawkOpen são os destinatários por campanha (50 no Free, 500 no Pro e no Business), 60 000 por mês no Business e o limite diário de envio do plano; as cópias acima do limite de hoje esperam na fila e saem nos dias seguintes. Não há aquecimento nem definição de velocidade, e aplica-se também o limite diário do seu fornecedor de email.
As cópias entram numa fila e são entregues em pequenos lotes à sua própria caixa Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP. Quando o fornecedor responde «tente mais tarde», o HawkOpen espera e tenta de novo com pausas cada vez maiores, poucas vezes no máximo. Quando recusa uma cópia de vez, fica registada como falhada. Quando não é claro se o fornecedor já a aceitou, o HawkOpen nunca a volta a enviar, para que ninguém receba um duplicado. O limite diário conta o dia em UTC; o mensal, o mês civil no fuso horário das suas definições (UTC se não houver nenhum).
Com uma caixa ou domínio novos, comece com campanhas pequenas para pessoas que o conhecem e aumente devagar ao longo de vários dias; é isso que os serviços de aquecimento automatizam, e o HawkOpen não oferece nenhum.
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Existe um passo de aprovação antes de enviar uma campanha?
Não há um passo de aprovação por um responsável. Em vez disso, o HawkOpen faz duas verificações automáticas: o Deliverability Guardian bloqueia o envio em massa quando há demasiadas devoluções ou recusas recentes, e uma verificação de dados sensíveis pode travar a campanha ou pedir confirmação com um motivo escrito.
Se a sua equipa precisa de uma segunda revisão, envie primeiro um email de teste para si a partir do painel e combinem quem lança as campanhas. Cada pausa, retoma e cancelamento fica registado com a pessoa que o fez.
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Existe um editor visual de emails ou modelos para as campanhas?
Não há um editor de arrastar e largar, mas pode pôr a campanha num esquema de email pronto com as cores, o tipo de letra e o rodapé da sua empresa e alterar os seus blocos, como títulos, texto, botões e imagens. A mensagem em si escreve-a como texto ou HTML e pode guardar modelos com nome, assunto e mensagem: 3 no plano Free, sem limite no Pro e no Business.
As campanhas do HawkOpen devem parecer um email pessoal da sua caixa, por isso uma mensagem curta costuma funcionar melhor. Os esquemas são simples: os blocos sobem ou descem, não se colocam livremente. Se precisa de newsletters de design livre, uma plataforma de newsletters é a ferramenta mais adequada.
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As campanhas incluem um link para cancelar a subscrição e o que vê o destinatário?
Sim, automaticamente. Cada cópia da campanha termina com a linha «Não quer receber mais mensagens desta empresa enviadas através do HawkOpen? Não me enviem mensagens». Além disso, leva um cabeçalho de cancelamento com um clique que o Gmail e outras aplicações de email podem mostrar como botão próprio. Não é possível remover nenhum dos dois.
A linha está na língua do texto do email, uma de sete: inglês, polaco, alemão, espanhol, francês, italiano ou português, e em inglês quando a língua não é clara. A página do link abre na mesma língua e só mostra um botão: abri-la não muda nada, por isso um scanner de segurança que só abre links não consegue cancelar a subscrição de ninguém. Os links de emails antigos continuam a abrir a página de cancelamento anterior, que também pede confirmação.
Depois de um cancelamento confirmado, esse endereço deixa de receber mensagens da sua empresa através do HawkOpen: as campanhas seguintes e os emails individuais ignoram-no automaticamente e vê o cancelamento no histórico do destinatário.
Cancelar a subscrição e desligar o rastreamento são duas decisões separadas do destinatário. O cancelamento põe fim às futuras mensagens da sua empresa; o rastreamento desliga-se com o link «Não rastrear a minha atividade» do aviso de rastreamento, que só as cópias rastreadas têm, e um não substitui o outro. O cabeçalho de cancelamento, por si só, não mostra que todo o processo funciona, por isso envie uma campanha de teste para o seu próprio endereço e experimente o link.
Quando se aplicam regras que exigem consentimento, o rastreio só pode ser ativado depois de esse consentimento ser obtido. O link na mensagem permite retirá-lo mais tarde.
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Posso usar o meu próprio domínio nos links rastreados?
Hoje não. A sua conta não tem uma definição para um domínio de rastreamento próprio: os links rastreados e a imagem de rastreamento apontam para o endereço de rastreamento do HawkOpen. Se prefere links que mostrem só o seu domínio, desligue o rastreamento de links.
Numa cópia com rastreamento de links, que exige que a sua empresa o ligue e que o destinatário tenha consentido o rastreamento de links, cada link https do email é substituído por um redirecionamento do HawkOpen que regista o clique e depois abre o endereço original com os seus parâmetros. Os links que não são https ficam como os escreveu.
Pode desligar o rastreamento de links para toda uma campanha ou um único email e manter o das aberturas; para toda a conta, pode fazê-lo o proprietário ou um administrador da sua empresa. Alguns remetentes fazem isso em emails a frio ou muito formais, porque um redirecionamento por outro domínio é um dos muitos sinais que os filtros de spam avaliam.
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Posso rastrear um email enviado para uma lista de distribuição ou um endereço de grupo?
Só se o próprio endereço da lista tiver um consentimento de rastreio registado, e mesmo assim o resultado diz pouco: para o HawkOpen o endereço da lista é um único destinatário, enquanto o servidor da lista copia a mesma mensagem para todos os membros. Todas as aberturas e cliques ficam nesse único endereço e não se sabe quem fez o quê.
Várias pessoas a abrir também fazem o sinal parecer mais forte do que é, e o scanner de segurança de um membro pode clicar em todos os links por todos. Se precisa de saber quem reagiu, envie a cada pessoa a sua própria cópia: a partir do painel do HawkOpen, que envia cópias separadas quando introduz vários endereços, ou como campanha, que existe em todos os planos.
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Um endereço em Cc ou Bcc que devolve afeta o rastreamento do destinatário principal?
Não. No HawkOpen os emails rastreados seguem para um destinatário por cópia, por isso um aviso de devolução é associado só ao endereço que falhou. As cópias, aberturas e cliques dos outros destinatários não mudam.
A extensão rastreia emails com um único destinatário, e o painel e as campanhas enviam uma cópia separada para cada endereço, por isso Cc e Bcc não se misturam com o rastreamento. Uma devolução permanente trava também os envios futuros para esse endereço; uma devolução temporária, sozinha, não.
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Posso enviar e rastrear uma newsletter a partir do meu próprio Gmail ou Outlook?
Para uma lista pequena, sim: uma campanha envia a cada pessoa uma cópia separada através da sua caixa Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP, até 50 destinatários de cada vez no Free e 500 no Pro e no Business, com a linha «Não me enviem mensagens» em cada cópia. Só são rastreados os leitores com consentimento registado.
O HawkOpen não é uma plataforma de newsletters: não tem formulários de inscrição nem gestão de subscritores, os seus esquemas de email são simples, os únicos campos são o nome e a empresa do destinatário, e os limites diários do seu fornecedor de email continuam a aplicar-se. Para uma newsletter regular para um público grande, um serviço especializado é mais adequado; o HawkOpen não faz rankings dessas ferramentas. As aberturas de newsletters são um sinal especialmente fraco, porque muitos leitores usam o Apple Mail, que carrega as imagens sem uma pessoa.
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