Narzędzie do śledzenia umieszcza w mailu mały niewidoczny obrazek albo linki przechodzące przez przekierowanie. Gdy program pocztowy pobierze obrazek albo klikniesz link, narzędzie to zapisuje.
Jeśli mail wysłano ze śledzeniem HawkOpen, kończy się informacją „Ta wiadomość zawiera elementy śledzące HawkOpen.” i linkiem „Nie śledź mojej aktywności”, którym odmawiasz śledzenia firmie tego nadawcy. HawkOpen śledzi Cię tylko wtedy, gdy zapisana jest Twoja zgoda dla tej firmy, a pobranie obrazka ocenia najwyżej jako prawdopodobną aktywność człowieka, nigdy jako dowód przeczytania.
Żeby obrazki śledzące nie zgłaszały otwarć, wyłącz automatyczne pobieranie obrazków w programie pocztowym.
Jeśli zastosowanie mają przepisy wymagające zgody, śledzenie wolno uruchomić dopiero po jej uzyskaniu. Link w wiadomości umożliwia późniejsze wycofanie zgody.