HawkOpen può tracciare solo un’email in cui ha inserito, prima dell’invio, la propria immagine di tracciamento e i propri link. Succede quando invii da Gmail, da Outlook sul web o da Yahoo Mail con l’estensione attiva e collegata, dalla dashboard di HawkOpen o in una campagna. Un’email scritta in un’altra app, per esempio l’app di posta del telefono, non contiene elementi di tracciamento e HawkOpen non la vede.
Il tracciamento è spento in ogni azienda finché il titolare o un amministratore non lo attiva, per tutti i messaggi o solo per i messaggi e le campagne in cui il mittente lo attiva. Anche allora HawkOpen traccia un destinatario solo se è registrato un consenso di quella persona verso la tua azienda, separatamente per aperture e per link; senza consenso la copia non ha immagine di tracciamento né link tracciati.
Poi controlla: l’estensione è installata e collegata; hai accettato i documenti contrattuali in vigore (l’accordo sul trattamento dei dati e le Condizioni di tracciamento dei messaggi); l’interruttore del tracciamento era attivo per quell’email; l’email aveva un solo destinatario (per più persone invia dalla dashboard o con una campagna, così ognuna riceve un’email separata); il tracciamento non è stato spento per quel messaggio o quella campagna; il destinatario non è escluso dalle tue regole e non ha rifiutato il tracciamento.
Un’apertura viene registrata solo quando il programma di posta del destinatario carica le immagini. Alcuni servizi di posta le caricano tramite un proprio proxy; HawkOpen registra anche queste aperture, con un’etichetta che lo indica, e non come attività umana.