HawkOpen może śledzić tylko mail, do którego przed wysyłką dodał własny obrazek śledzący i linki. Dzieje się tak, gdy wysyłasz z Gmaila, Outlooka w przeglądarce albo Yahoo Mail z włączonym i zalogowanym rozszerzeniem, z panelu HawkOpen albo w kampanii. Mail napisany w innej aplikacji, na przykład w aplikacji pocztowej w telefonie, nie ma elementów śledzących, więc HawkOpen go nie widzi.
Śledzenie jest wyłączone w każdej firmie, dopóki jej właściciel lub administrator go nie włączy, dla wszystkich wiadomości albo tylko dla tych wiadomości i kampanii, w których nadawca je włączy. Nawet wtedy HawkOpen śledzi odbiorcę tylko wtedy, gdy zapisana jest zgoda tej osoby dla Twojej firmy, osobno na otwarcia i na linki; bez niej kopia nie ma obrazka śledzącego ani śledzonych linków.
Potem sprawdź: rozszerzenie jest zainstalowane i połączone; masz zaakceptowane aktualne dokumenty umowy (umowę powierzenia przetwarzania danych i Warunki śledzenia wiadomości); przełącznik śledzenia był włączony dla tego maila; mail miał jednego odbiorcę (do kilku osób wysyłaj z panelu albo w kampanii, aby każda dostała osobny mail); śledzenie nie zostało wyłączone w tej wiadomości ani kampanii; odbiorca nie jest wykluczony Twoimi regułami i nie odmówił śledzenia.
Otwarcie zapisuje się tylko wtedy, gdy program pocztowy odbiorcy pobierze obrazki. Niektóre usługi pocztowe pobierają je przez własny serwer pośredniczący; HawkOpen zapisuje też takie otwarcia, ale z oznaczeniem, które to mówi, a nie jako aktywność człowieka.